Löpande bokföring
Enligt 5 kap. 11 § BFL ska ett företag upprätta en beskrivning över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge en överblick över systemet. Denna beskrivning enligt i BFL benämns systemdokumentation.
Systemdokumentationen behövs för att det i ett bokföringssystem ska vara möjligt att utan svårighet följa en affärshändelse från verifikation, via presentationen i registreringsordning och systematisk ordning, till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt, samt för att förstå bokföringen och hur bokföringsposterna har behandlats. Det är både företaget självt och externa granskare, t.ex. en externrevisor eller skatterevisor, som ska kunna förstå och överblicka systemet. Systemdokumentationen omfattar alla beskrivningar, instruktioner och annan dokumentation som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt.
Bokföringssystem kan vara såväl manuella som datorbaserade. Ett datorbaserat bokföringssystem kan t.ex. bestå av program för löpande bokföring, lagerbokföring, leverantörsreskontra, löneredovisning samt kassaregister. Ett manuellt bokföringssystem kan t.ex. bestå av presentation i registreringsordning och systematisk ordning, leverantörsfakturajournal samt kundfakturajournal eller bara en enkel kolumndagbok. Det kan ingå både manuella och datorbaserade delar i ett och samma bokföringssystem.
Kravet på systemdokumentation gäller samtliga bokföringssystem oavsett om de är datorbaserade eller manuella, men för de enklaste systemen finns vissa undantag, som regleras i BFNAR 2013:2 punkt 9.2 andra stycket. Företag som har enkla bokföringssystem, där den överblick som systemdokumentationen ska ge framgår direkt av bokföringen, behöver inte särskilt upprätta en överblick över bokföringssystemet enligt BFN.
Utformningen av systemdokumentationen kan variera. I ett system som är lätt att överblicka behöver dokumentationen inte bli särskilt omfattande. Delar av den kan t.ex. redan finnas i bokföringsprogrammens manualer eller skapas automatiskt i programmen. I ett avancerat system behövs det ofta omfattande systemdokumentation.
Systemdokumentationen är räkenskapsinformation och ska därmed arkiveras enligt bestämmelserna i BFL. Om någon del av systemdokumentationen ändras ska även den ersatta versionen sparas så att det under hela arkiveringstiden är möjligt att följa och förstå bokföringen vid varje tidpunkt.
Enligt punkt 9.2 i BFNAR 2013:2 framgår vad en systemdokumentation ska innehålla. Den ska innehålla
kontoplan
beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas, om detta inte framgår av kontoplanen,
samlingsplan och
arkivplan.
Systemdokumentationen ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 9.6 innehålla en beskrivning av hur verifikationer identifieras om
flera verifikationsnummerserier används (exempelvis olika nummerserier för kundfakturor och leverantörsfakturor),
identifieringen görs på annat sätt än numeriskt (dvs. bokstäver eller symboler vilket är väldigt ovanligt), eller
det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå hur verifikationerna identifieras.
Systemdokumentationen ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 9.7 innehålla en beskrivning av verifieringskedjor om
olika identifieringstecken används för samma affärshändelse i olika delar av bokföringssystemet,
verifieringskedjorna byggts upp på olika sätt för olika bokföringsposter eller i olika delar av bokföringssystemet,
hänvisningar och identifieringstecken inte klart framgår av räkenskapsinformationen, eller
det av något annat skäl behövs för att det ska gå att följa verifieringskedjor.
Systemdokumentationen ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 9.9 även innehålla en beskrivning av behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna om
det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto eller belopp i en bokföringspost,
det förekommer behandlingsregler som skapar nya bokföringsposter, eller
det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna.
Systemdokumentationen ska även innehålla en beskrivning av behandlingsregler om det behövs för att förstå hur uppgifter i en verifikation eller uppgifter i en bokföringspost har tagits fram.
I BFNAR 2013:2 punkt 9.11 kräver BFN att systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av informationsflöden om
bokföringssystemet består av flera datorbaserade delar, eller
det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå informationsflödena.
Beskrivningen ska enligt BFN omfatta alla flöden som berör bokföringssystemet inklusive de delar som skapar eller bearbetar bokföringsposter. Om bokföringsposterna följer skilda behandlingsvägar ska det framgå vilken typ av bokföringspost som följer respektive väg.
I företag som lagrar räkenskapsinformation på maskinläsbart medium ska systemdokumentationen enligt BFNAR 2013:2 punkt 9.12 innehålla en beskrivning av hur räkenskapsinformationen kan omvandlas till vanlig läsbar form eller mikroskrift. Ett exempel är ett order-/faktureringssystem som lagrar informationen till fakturor. Här ska det framgå hur företaget tar fram fakturainformationen (som inte behöver vara kopior av själva fakturorna).