Balans fördjupning 2022

ESEF-rapportering – slutsatser och lärdomar inför framtiden

(2022-10-28)

ESEF-rapportering är ett område som kommer att uppdateras och utvecklas över tid. I den här artikeln drar FAR:s Strategigrupp Redovisning slutsatser från året som gått och blickar framåt kring vad som är nästa steg och vilka förberedelser som behövs inför årsredovisningen 2022. Under första året med ESEF har det för många bolag varit tydligt att ESEF-rapporteringen inte varit fullt integrerad i årsredovisningsprocessen för finansiell rapportering och det är därför viktigt att se över processen inför kommande år.

I och med att ESEF-regelverket infördes blev det för svenska bolag, noterade på en reglerad marknad inom EU, obligatoriskt att märka upp koncernens primära räkningar för räkenskapsår som inleds den 1 januari 2021 eller senare. Det vill säga resultaträkning, rapport över totalresultat, balansräkning, rapport över kassaflöden samt rapport över förändringar i eget kapital. En framgångsfaktor vid implementeringen av ESEF har varit att etablera en bra dialog och iterativ process mellan upprättare, systemleverantörer, revisorer och rådgivare. Generellt har de bolag som påbörjade processen kring ESEF-rapporteringen i ett tidigt skede upplevt en smidigare implementering, och bättre kunnat integrera ESEF-rapporteringen i koncernens befintliga system och process för finansiell rapportering, än de som påbörjade den sent. De allra flesta bolag har offentliggjort sina årsredovisningar i enlighet med ESEF-regelverket enligt tidplan. I samband med uppmärkningen av räkningarna har även ett fåtal bolag sett över sina räkningar och hittat områden eller årsredovisningsrader som har kunnat justerats eller benämnas annorlunda. Det har i slutändan medfört en förbättring av de finansiella rapporterna.

I den här artikeln behandlar vi vad vi har lärt oss under året, vad som är viktigt att tänka på avseende uppmärkning av räkningarna framåt samt för tekniska valideringar. Vi blickar även framåt kring nästa steg och vilka förberedelser som krävs inför årsredovisningen 2022 inklusive introducering av blocktaggning för upplysningar.

Vad har vi lärt oss?

Uppmärkning av tidigare år före årsbokslutet

Genom uppmärkning av 2020 års räkningar som förberedelse inför årsredovisningen 2021 kunde bolagen i tid hantera frågeställningar kring val av element och genomföra granskningar av valda element. Den tidiga uppmärkningen var viktig för processen, eftersom det förekom många frågeställningar och det fanns då I ett större utrymme för att hinna hantera dessa, innan den slutliga uppmärkningen av årsredovisningen 2021. Uppmärkningen av tidigare års räkningar medförde även att teknisk validering kunde genomföras före bokslutet. Därmed ökade möjligheten att tidigt hantera valideringsvarningar och det reducerade risken för tidsbrist under slutet av årsredovisningsprocessen.

Bolagsspecifika element (extensions)

Uppmärkning av de primära räkningarna har krävt god kunskap om de underliggande posterna eller delposterna för att kunna hitta det element som har den snävaste redovisningsbetydelsen i taxonomin. Trots att det i taxonomin finns ett stort antal element har de flesta bolag ändå behövt skapa bolagsspecifika element (så kallade ”extensions”). I de fall de primära räkningarna följer benämningar och de uppställningar som anges i IAS 1 (Illustrative presentation of financial statements) har det varit enklare att hitta lämpliga element i den befintliga taxonomin. Antalet extensions har då också av förklarliga skäl varit färre. För bolag som haft branschspecifika uppställningar eller uppställningar enligt svensk praxis (som till viss del följer uppställningsformen enligt svenska årsredovisningslagen) har ofta krävts ett större inslag av bedömningar samt fler extensions.

I de fall poster av olika karaktär redovisas på en och samma rad har ofta bolagsspecifika element krävts. När bolagsspecifika element har skapats har förankring (upp och ner) medfört ytterligare komplexitet och bedömningar. Enligt ESMA:s rapporteringsmanual ska bolagen i så stor utsträckning som möjligt sträva efter att använda sig av element från taxonomin, snarare än att använda sig av extensions. Detta för att underlätta jämförbarheten mellan bolag.

Väsentlighet

Det är även viktigt för bolagen att beakta väsentlighet vid uppmärkningen av sina räkningar. Det kan förekomma poster i räkningarna som innehåller mindre delposter som inte är väsentliga. En del bolag har trots det valt att skapa ett bolagsspecifikt element för posten, i stället för att använda sig av ett befintligt element i taxonomin som är applicerbart för den större delen av posten.

Viktigt att tänka på vid uppmärkningen

Det finns många områden som har varit snåriga vid uppmärkningen. Vi har listat en del där justeringar varit nödvändiga och som kan vara bra att tänka på inför kommande års uppmärkning:

  • Det är den officiella versionen av årsredovisningen som ska märkas upp, oftast den svenska versionen.

  • Poster som redovisas i olika räkningar som avser samma sak och till samma belopp, exempelvis årets resultat, ska märkas upp med samma element på samtliga platser.

  • Vid uppmärkning av Övrigt totalresultat behöver bolagen vara noggranna vid användandet av element som är före skatt respektive efter skatt.

  • Uppmärkning av finansiella instrument kan vara ett komplicerat moment och kräver god kunskap om de underliggande posterna och delposterna.

  • Var noggrann vid uppmärkning av rörelsekapitalposter då det i regel finns ett kortfristigt element som har en snävare redovisningsbetydelse i taxonomin.

  • För avsättningar finns det olika element som kan tillämpas beroende på om det finns personalrelaterade poster, såsom exempelvis pensioner eller omstruktureringsreserver, eller ej.

  • Vid uppmärkning av rapporten för förändring av eget kapital ska användning av members (det vill säga kolumnerna i matrispresentationen) överensstämma med de element som valts vid uppmärkning av eget kapital posterna i balansräkningen.

  • Belopp i fotnoter ska märkas upp.

  • Bolag får inte lämna ut mer information om en post genom uppmärkningen (maskinläsbart format) än vad som går att återfinna i de mänskligt läsbara finansiella rapporterna. Med detta menas att bolag inte ska använda sig av ett smalt definierat element eller ett element som anger vad som specifikt ingår i en post när posten som märks upp i någon av räkningarna har en allmän benämning och information som framgår av det använda elementet inte går att återfinna i årsredovisningen.

  • Var noga med val av element att förankra till i fråga om bolagsspecifika element (extensions). Förankring kan behöva ske till både bredare och snävare element och kan kräva bedömningar och vara komplext.

Tekniska valideringar

Avseende de tekniska valideringarna har det genomsnittliga antalet versioner som granskats av revisor uppgått till mellan fyra och sju per rapporterande bolag. Den tekniska valideringen har ofta varit en smidigare process för de bolag som arbetade aktivt med de valideringsrapporter som kan genereras från ESEF-verktyget. Sena ändringar i årsredovisningen i nära anslutning till underskrift har skapat tidspress då det genererat ytterligare tekniska valideringar.

Vanliga noteringar i den tekniska valideringen har främst varit att:

  • samtliga upplysningar som ska märkas upp enligt ESEF-regelverket har inte varit uppmärkta, till exempel fotnoter.

  • “-” har lämnats utan uppmärkning, ESMA:s rapporteringsmanual har nu förtydligat att även “-” ska märkas upp.

  • uppmärkta belopp har innehållit fel kopplade till “sign-logic” (en inställning som i den maskinläsbara versionen anger om värdet/beloppet är positivt eller negativt).

  • felaktig “scale”, till exempel att punkt används som avdelare i stället för kommatecken.

  • fel antal “decimals” har valts.

  • olika belopp anges för poster där element valts.

  • felaktig datum/period för ingående balans.

  • felaktigt val av “abstract” avseende resultaträkning och rapport över övrigt totalresultat när dessa är kombinerade i en och samma rapport.

Nästa steg och förberedelser inför årsredovisningen 2022

ESEF är ett område som kommer att uppdateras och utvecklas över tid varför vi rekommenderar att redan nu blicka framåt kring vad som är nästa steg och vilka förberedelser som behövs inför årsredovisningen 2022.

Dokumentation samt översyn av intern kontroll för ESEF-rapporteringen

Under första året med ESEF har det för många bolag varit tydligt att ESEF-rapporteringen inte varit fullt integrerad i årsredovisningsprocessen för finansiell rapportering och det är därför viktigt att se över processen inför kommande år. Det är även viktigt för bolagen att dokumentera processen för framtagning av den digitala årsredovisningen samt processen för den interna kontrollen avseende ESEF-rapporteringen. Bolagen bör se över hur de kan utveckla och förstärka den interna kontrollen vid framtagande av ESEF-rapporteringen.

Genomgång av valda element 2021 och 2022

Bolagen bör göra en genomgång av 2021 års räkningar för att säkerställa att valda element avser de snävaste elementen för varje årsredovisningsrad. Eventuellt kan valda element från 2021 behöva ses över om den redovisningsmässiga betydelsen av årsredovisningsrader skiljer sig mellan 2022 och 2021. Bolagen bör ha samma element för båda åren varav valt element behöver vara tillräckligt brett för att innefatta innehållet i posterna för båda åren. Det innefattar även att se över förslag på ändringar som lämnades som förbättringsåtgärder i 2021 års granskning av revisorerna.

Uppdaterad ESEF-taxonomi

De flesta bolag har använt ESEF-taxonomin 2020 för uppmärkning av de primära räkningarna, då ESEF-taxonomin 2021 trädde i kraft först den 27 mars 2022. Detta innebär att räkningar som märktes upp med 2020 ESEF XBRL taxonomy kommer att behöva uppdateras till 2021 ESEF XBRL taxonomy (alternativt 2022 ESEF XBRL taxonomy beroende på när den nya taxonomin publiceras och träder i kraft). Nya bedömningar kommer eventuellt att behöva göras när valda element inte längre finns kvar i den nya taxonomin, samt att andra element med en mer rättvisande redovisningsbetydelse kan ha tillkommit. Ett exempel på en vanligt förekommande post som påverkas av en ändring i taxonomin är Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. Tidigare fanns ett element med beteckningen ”Kortfristiga förskottsbetalningar och kortfristiga upplupna intäkter”. Det finns inte längre med i den nya taxonomin utan har ersatts med andra element för att bättre spegla redovisningsbetydelsen.

Blocktaggning

Utöver det krav som finns gällande att märka upp de primära räkningarna tillkommer krav på att märka upp koncernens noter med blocktaggningselement för räkenskapsår som börjar den 1 januari 2022 eller senare. Blocktaggning förväntas kräva mer arbete än vad många initialt trott trots betydligt färre antal element (cirka 250 obligatoriska element). Vid blocktaggning används, till skillnad från i uppmärkningen av de primära räkningarna, en omvänd metodik där man utgår ifrån element i taxonomin och använder samtliga av de obligatoriska element som bedöms applicerbara.

Många element är applicerbara på samma upplysning vilket kräver att det ”skapas lager” i systemet/verktyget för att kunna blocktagga samma upplysning flera gånger med olika element. Vidare kan även ett element vara applicerbart på flera ställen i den finansiella rapporten och om ett element används på flera ställen behöver dessa länkas samman med en teknisk funktion som kallas “concatenation”. Om bolag har upplysningar som inte omfattas av de obligatoriska elementen uppmuntrar ESMA bolagen att använda de frivilliga element som finns i taxonomin samt skapa extensions för områden som inte täcks in av de obligatoriska elementen.

Inför årsredovisningsprocessen 2022

Vi rekommenderar att börja dokumentera sin interna kontroll, gå igenom uppmärkningen av räkningarna samt genomföra blocktaggning av 2021 års noter i god tid före årsredovisningsprocessen 2022.

FAR:s strategigrupp redovisning

genom

Joachim Mårtensson. Deloitte

Anna Lindén, PwC

Fotnot

FAR har en arbetsgrupp som fokuserar på frågeställningar kopplat till ESEF. Gruppen består av representanter från flera av de större revisionsbyråerna i Sverige. Gruppen ­följer löpande utvecklingen kring ESEF både i Sverige och Europa. Gruppen träffas regelbundet för att diskutera frågor kopplat till ESEF rapporteringen.

Ordlista

Begrepp

Förklaring

Abstract

Avser de element som märker upp hela räkningar såsom resultaträkning, rapport över totalresultat, balansräkning, rapport över kassaflöden samt rapport över förändringar i eget kapital.

Blocktaggningselement (block tag)

Används för att märka större informationssamlingar, såsom noter, redovisningsprinciper eller tabeller.

Element

Varje unikt begrepp i en taxonomi kallas element.

Förankring (anchoring)

Vid skapandet av bolagsspecifika element kan man koppla ihop det egna elementet med ett annat element i taxonomin för att visa på betydelsen och länka ihop elementet med hierarkin i taxonomin så beräkningar kan ske på rätt sätt.

Bolagsspecifika element (extensions)

När det inte finns ett befintligt element i taxonomin som överensstämmer med den redovisningsmässiga betydelsen av en rad eller upplysning i årsredovisningen skapas ett eget element som är unikt för bolaget.

Märka upp (tagging)

Att använda ett element ur taxonomin för att identifiera en upplysning i årsredovisningen.

Sign-logic

En inställning för varje element som markerar huruvida siffran som märks upp ska rapporteras som ett positivt eller negativt värde.

Taxonomi

Innehåller klassificeringar och definitioner av alla begrepp samt uppställningsformer som tillämpas vid finansiell rapportering.

Teknisk validering

Avser en kontroll i systemet att dokumentet och taxonomin möter uppsatta krav för XBRL.