Inom FARs revisionskommitté har tagits fram ett utkast till rekommendation om intern kvalitetskontroll vilket skall bli föremål för diskussion vid årets FAR-dagar. Utkastet återges här.
Syftet med denna rekommendation är att ge vägledning för revisionsbyråer och enskilda revisorer om lämpliga åtgärder i samband med kontroll av kvaliteten på revisionsarbete som utförs inom den egna byrån. Kontroll innebär i detta sammanhang såväl åtgärder av administrativ och förebyggande natur som efterhandskontroller. Rekommendationen syftar endast på revisionsuppdrag och ej på andra uppdrag som utförs hos revisionsklienter eller andra uppdragsgivare.
1 INLEDNING
Revision av svenska företag och andra ekonomiska enheter skall utföras enligt god revisionssed och med iakttagande av god revisorssed. Innebörden av dessa begrepp framgår bland annat av aktiebolagslagen och motsvarande lagar för andra associationsformer, förordningen om auktorisation och godkännande av revisorer, kommerskollegiets författningssamling, FARs stadgar, FARs rekommendationer i revisionsfrågor samt FARs regler för god revisorssed. Stora delar av god revisionssed återspeglas dock endast i praxis.
För att säkerställa att revisionsarbetet bedrivs i enlighet med ovannämnda normer bör man inom en revisionsbyrå tillämpa ett system av kvalitetskontrollåtgärder som ger rimlig säkerhet för att brister i kvaliteten på utfört revisionsarbete ej uppstår.
2 ALLMÄNNA KONTROLLER
Allmänna kontroller är åtgärder av administrativ natur, som syftar till att skapa förutsättningar för att revisionsarbetet skall kunna utföras med hög kvalitet. Ansvaret för genomförandet av sådana kontroller åvilar byråledningen. Syftet med allmänna kontroller är att säkerställa:
att byråns personal är oberoende
att byrån har tillgång till tillräcklig och för uppdragen lämplig personal
att personalens kunskaper vidareutvecklas
att effektiva arbetsmetoder tillämpas
att personalen har möjlighet att konsultera specialister.
Förslag till lämpliga kontrollåtgärder som kan bidra till att uppfylla dessa syften finns i en bilaga till denna rekommendation.
En ytterligare allmän kontroll är genomförandet av inspektionsprogram för inom byrån utförda uppdrag. Se vidare punkt 4 nedan.
3 UPPDRAGSANKNUTNA KONTROLLER
Utöver de inom en revisionsbyrå tillämpade allmänna kontrollerna bör kontrollåtgärder vidtas inom ramen för varje enskilt revisionsuppdrag. Ansvaret för att sådana kontroller ingår i byråns kontrollsystem åvilar byråledningen. Ansvaret för att kontrollerna genomförs åvilar den för uppdraget ansvarige revisorn, även om genomförandet av vissa kontrollåtgärder kan delegeras till dennes medarbetare. Uppdragsanknutna kontroller bidrar i sig till hög kvalitet på revisionsarbetet, men de är effektivare om de kombineras med väl genomförda allmänna kontroller. Syftet med uppdragsanknutna kontroller är att säkerställa:
att uppdrag planeras så att de kan genomföras på ändamålsenligt sätt
att arbetsuppgifterna utförs väl
Förslag till lämpliga kontrollåtgärder som kan bidra till att uppfylla dessa syften finns i bilagan till denna rekommendation.
4 INSPEKTIONSPROGRAM
Som nämnts ovan är genomförandet av inspektionsprogram för inom byrån utförda uppdrag en allmän kontroll. Denna kan sägas vara av överordnat slag i förhållande till andra allmänna samt uppdragsanknutna kontroller. Byråledningen kan besluta att genomföra ett sådant program för att verifiera att verksamheten bedrivs i enlighet med av byråledningen fastställda regler.
En typ av inspektionsprogram är att en eller flera erfarna revisorer väljer ut uppdrag så att byråns samtliga ansvariga revisorers arbete kan komma att granskas enligt ett på förhand upprättat program. En annan möjlighet är att genom ”korsvisa” inspektioner engagera ett större antal av byråns ansvariga revisorer i programmet. Det positiva och framåtriktade syftet bör framhävas. Inom de enskilda uppdragen bör de vid inspektionen lämnade synpunkterna påverka inriktningen och omfattningen av kommande års granskning. Vidare bör synpunkter från inspektionerna påverka revisionsbyråns interna utbildningsverksamhet.
5 MINDRE BYRÅER
Kravet på kvalitetskontroll är oberoende av revisionsbyråns storlek och uppdragsstruktur. Vilket system av kontrollåtgärder som en revisionsbyrå bör använda för att uppfylla detta krav beror däremot på byråns storlek.
I många avseenden är kvalitetskontrollen lättare att genomföra i mindre byråer än i större; byråledningen i en liten byrå kan på ett informellt sätt följa arbetet och medarbetarnas utveckling, medan den större byråns större antal anställda och uppdrag kräver ett mer komplicerat system av kontrollåtgärder. Vissa typer av kontrollåtgärder kan dock ej genomföras i mindre byråer. Hit hör exempelvis anställning av specialister och utarbetande av en omfattande revisionshandbok. Sådana bristande möjligheter kan i allmänhet kompenseras genom andra åtgärder; i de nämnda exemplen genom samarbete med fristående specialister samt utnyttjande av FARs utbildningsverksamhet.
I små byråer med endast en kvalificerad revisor ökar betydelsen av s k självkontroller, exempelvis med hjälp av checklistor.
6 DOKUMENTATION
En revisionsbyrå bör ha sitt system av allmänna och uppdragsanknutna kvalitetskontroller dokumenterat på ett överskådligt sätt. Denna dokumentation kan ta formen av en promemoria, ett internt tjänstereglemente eller ett avsnitt i en revisionshandbok där kontrollerna beskrivs. Omfattningen av dokumentationen kan dock variera beroende på byråns storlek och organisation.
BILAGA
I denna bilaga lämnas förslag till kontrollregler som kan tillämpas för att i rimlig mån uppfylla de kontrollsyften som diskuteras i rekommendationen.
ALLMÄNNA KONTROLLER
1 Att byråns personal är oberoende
1.1 Medarbetarna skall vid anställning uppge om de tidigare innehaft anställningar hos klienter samt om de har släktingar och närstående med nyckelpositioner hos klienter. De skall därefter ha skyldighet att anmäla förändringar i sådana förhållanden.
1.2 Personalen skall meddelas vilka börsnoterade eller övrigt ”publika” bolag som är klienter.
1.3 I byråns interna utbildning skall vikten och innebörden av oberoende understrykas.
1.4 Inget enskilt klientengagemang får vara så stort att oberoendet kan ifrågasättas.
2 Att byrån har tillgång till tillräcklig och för uppdragen lämplig personal
2.1 Regler skall finnas för krav på personal för anställning och befordran.
2.2 De enskilda uppdragens personalbehov skall planeras med hjälp av tidsbudget.
2.3 Byråns totala personalbehov skall planeras med utgångspunkt från enskilda uppdrags tidsbudgetar.
3 Att personalens kunskaper vidareutvecklas
3.1 Regler skall finnas för vidareutbildning av personalen.
3.2 ”On the job training” under erfaren revisors ledning skall tillämpas.
3.3 Policymeddelanden och nyhetscirkulär skall utsändas.
4 Att effektiva arbetsmetoder tillämpas
4.1 Checklistor skall finnas.
4.2 Standardiserade innehållsförteckningar skall finnas för akter och arbetspapper.
4.3 Revisionshandbok skall finnas.
4.4 En kommitté för löpande utveckling av arbetsmetoder skall finnas.
5 Att personalen har möjlighet att konsultera specialister
5.1 Byrån skall ha anställda specialister eller samarbetsavtal med specialister inom områden som t ex ADB och skatter.
5.2 Tillgång till facklitteratur skall finnas.
UPPDRAGSANKNUTNA KONTROLLER
1 Att uppdrag planeras så att de kan genomföras på ändamålsenligt sätt
1.1 Uppdragets inriktning och omfattning skall planeras, exempelvis med hjälp av flerårsplaner och erfarenheter från tidigare års revisioner.
1.2 Personalbehov, arbetsfördelning och arbetets förläggning i tiden skall planeras med hjälp av tidsbudget.
1.3 Behovet av specialisthjälp skall planeras.
2 Att arbetsuppgifterna utförs väl
2.1 Självkontroller skall utföras med hjälp av klientanpassat detaljerat arbetsprogram, frågeformulär och checklistor.
2.2 Allt utfört arbete skall kontrolleras av den för uppdraget ansvarige revisorn eller annan erfaren revisor som är knuten till uppdraget.
2.3 De viktigaste delarna av arbetet på särskilt komplicerade uppdrag skall före rapportering kontrolleras av en erfaren revisor som ej löpande arbetar med uppdraget.
2.4 Arbetets inriktning och omfattning skall fortlöpande ifrågasättas.
2.5 Särskild dokumentation skall upprättas om motstridiga åsikter kvarstår mellan olika medarbetare.