Samma eller likartade ord och uttryck används med mer eller mindre tydliga förskjutningar i innebörd inom ADB-revisionsområdet.
För att skapa en gemensam grund vad avser terminologin inom ADB-revisionsområdet har FARs Databehandlingskommitté tagit fram en ordlista.
Ordlistan återges med ett förord av Gilbert Larsson som gärna tar emot förslag till ord och begrepp som kan tas in i kommande upplagor.
FARs Databehandlingskommitté har under en tid arbetat med en ordlista över de vanligaste orden och begreppen med anknytning till revision och ADB. Initiativtagare till detta projekt var tidigare kommittéledamoten Olle Stenum, Göteborg, som tillika gjort huvuddelen av insamlingsarbetet.
En jämförelse mellan facklitteratur, kursmaterial och olika skrifter som behandlar ADB-revisionsområdet, visar, att samma eller likartade ord och uttryck används med mer eller mindre tydliga förskjutningar i innebörd.
Inom det ”rena” ADB-området liksom inom revisionen är begreppsapparaten relativt väl etablerad. I zonen mellan dessa områden skapas emellertid lätt uttryck, som inte alltid är helt klara till sin innebörd.
Syftet med denna ordlista är att försöka definiera innebörden av de vanligaste orden inom ADB-revisionen. Därför har begrepp, som inte är specifika för detta område, utan används med samma betydelse inom t ex övrigt revisionsarbete eller inom databehandling i allmänhet (jfr Datorordboken och 515 Hb 142) inte medtagits.
Med denna ordlista vill vi medverka till att skapa en gemensam grund vad avser terminologin inom ADB-revisionsområdet, så att kommunikationen mellan revisorer och ADB-personal underlättas. Genom sin struktur kan den också tjäna som läromedel vid undervisning inom ämnesområdet.
Avsikten är även att i tillämpliga delar arbeta in denna ordlista i FARs Svensk-Engelska Ordlista för Redovisning och Revision, vilken är under omarbetning.
Ordlistan anger – i tillämpliga delar – för varje HUVUDORD:
– Definition
– Synonymer
– Exempel
Vid två eller flera huvudord, som är synonymer anges definition och exempel vid det ord som är vanligast eller som i första hand bör användas, medan för övriga ord endast hänvisning sker till det förra (”se ...”).
Detta är en första ansats till en ordlista inom ADB-revisionsområdet. Som tidigare angetts skall den omfatta de viktigaste och vanligaste begreppen inom ADB-revisionsområdet. Vad som är viktigt och vanligt förändras emellertid med tiden. Gränslinjen mot ADB respektive revision är heller inte knivskarp eller oföränderlig.
Det finns därför anledning att bygga vidare på denna stomme med nya ord och begrepp. FARs Databehandlingskommitté tar genom undertecknad gärna emot förslag till ord och begrepp som kan tas in i kommande upplagor.
Särtryck av ordlistan kan beställas från Auktoriserade Revisorers Service AB.
Gilbert Larsson, auktor revisor, ledamot av FARs Databehandlingskommitté
Faktaruta: Ordlista ADB-revision
Huvudord | Definition | Synonymer | Exempel |
|---|---|---|---|
ADB-avdelning | Se Dataavdelning | ||
Administrativa kontroller | Kontroller som syftar till att trygga företagets tillgångar, öka företagets effektivitet och säkerställa att av företagsledningen fastlagda riktlinjer följs genom att organisation, styrsystem, rapporteringssystem m m utformas på ändamålsenligt sätt | Övergripande kontroller Generella kontroller Generella regler och principer | Organisatoriska kontroller Kontroller vid utveckling och underhåll av användarsystem Datordriftskontroller Kontroller i samband med upphandling av maskinvara och system. |
Användaravdelning | Avdelning som avlämnar indata till och/eller mottager utdata från databearbetning | Orderavdelning Lönekontor Lagerfilial | |
Användarkontroller | Inom användaravdelning utförda manuella kontroller avseende data Granskning av | Avstämningar Post-för-post-kontroll fellistor | |
Applikationsinriktade kontroller | Se Redovisningskontroller | ||
Avvikelserapport | Se Undantagsrapport | ||
Befintlighetskontroller | Se Existenskontroller | ||
Behörighetskontroller | Kontroller som skall säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till dator, register och program | Lösenord (Password) Tillträdesskydd Programsäkerhetskontroller Registersäkerhetskontroller | |
Bevarandekontroller | Kontroller som skall säkerställa att data bevaras på datamedia till dess ändring eller borttag görs med en godkänd transaktion | Registertotaler | |
Bunttotal (-summa) | Total (antals-, belopps- eller nonsens) omfattande en på förhand bestämd mängd källdokument | Kontrolltotal Dagboksomslutning | |
Checksiffra | Se Kontrollsiffra | ||
Dataavdelning | Central funktion på företaget för systemutveckling och datordrift | ADB-avdelning | |
Datarevisionsprogram | Datorprogram som vänds i revisionsarbetet | Revisionsdatorprogram | Registeranalysprogram |
Datordriftskontroller | Kontroller på dataavdelningen som skall förhindra eller upptäcka oavsiktliga eller avsiktliga fel som uppstår vid ADB-driften | Driftkontroller Kontroller avseende datordrift Kontroller i datordriftmiljön | Ansvars- och arbetsfördelning Operatörsövervakning Etikettskontroller Kontrollgrupp |
Datorstödd revision | Revisionsarbete som utföres med hjälp av dator | Registeranalyser Kontoanalyser | |
Driftkontroller | Se Datordriftskontroller | ||
Editeringskontroller | Se Filtreringskontroller | ||
Etikettskontroller | Kontroller som – genom användning av yttre eller inre etiketter på registret – skall säkerställa att rätt dataregister används vid bearbetningen | ||
Existenskontroller | Programmerade kontroller som skall säkerställa riktigheten hos fasta data i indatatransaktioner genom jämförelse mot register, tabeller eller program | Befintlighetskontroller Matchningskontroller | |
Fasta data | Registerdata som normalt inte förändras från körning till körning | Kundnummer Artikelpris | |
Fellista | Datalista innehållande fel i data som upptäckts med hjälp av programmerade kontroller | ||
Filtreringskontroller | Programmerade kontroller som skall säkerställa riktigheten hos indata med hjälp av uppställda normer eller regler | Redigeringskontroller Validitetskontroller Editeringskontroller | Existenskontroller Matchningskontroller Formatkontroller |
Formatkontroller | Kontroller som skall säkerställa att poster och fält är formellt riktiga i indatatransaktioner | Fältkontroller | Kontroll av numeriska fält, fältlängd |
Fullständighetskontroller | Kontroller som skall säkerställa att alla källtransaktioner blir behandlade i hela rutinen och endast en gång | Kontrolltotal Sekvenskontroll | |
Fältkontroller | Se Formatkontroller | ||
Generella kontroller | Se Administrativa kontroller | ||
Generella regler och principer | Se Administrativa kontroller | ||
Giltighetskontroller | Se Godkännandekontroller | ||
Godkännandekontroller | Kontroller som skall säkerställa att endast behöriga transaktioner blir behandlade i rutinen | Giltighetskontroller | Attestfunktion |
Grundläggande kontroller | Se Redovisningskontroller | ||
Gräns(värdes)kontroller | Programmerade kontroller av att data inte över- eller understiger på förhand fastställda värden | Månadslön< × kr | |
Indatakontroller | Kontroller som skall säkerställa att alla godkända, och endast godkända, data blir föremål för bearbetning endast en gång och att indata är korrekt konverterade till maskinläsbar form | Programmerade kontroller Kontrollstansning Attestfunktion | |
Införandekontroller | Se Kontroller vid utveckling och underhåll av användarsystem | ||
Kombinationskontroller | Programmerade kontroller som prövar huruvida innehållet i två eller flera fält är logiskt möjliga i samma indatatransaktion | ||
Kontroller avseende databearbetning i redovisningsrutiner | Se Redovisningskontroller | ||
Kontroller avseende datordrift | Se Datordriftskontroller | ||
Kontroller avseende organisation | Kontroller som skall säkerställa | Organisationsplaner Befattningsbeskrivningar | |
– att lämplig arbets- och ansvarsfördelning upprätthålls dels mellan dataavdelningen och användaravdelningen, dels inom dataavdelningen; | |||
– att företagsledning-en utövar effektiv kontroll över användningen av ADB-resurserna | |||
Kontroller avseende systemutveckling | Se Kontroller vid utveckling och underhåll av användarsystem | ||
Kontroller avseende upphandling av maskin- och programvara | Kontroller som skall säkerställa att maskin- och programvara anskaffas endast om detta ger effektivare och mer tillförlitliga redovisningsrutiner än andra alternativ | Projektorganisation Kravspecifikation Offertförfarande | |
Kontroller i datordriftmiljön | Se Datordriftskontroller | ||
Kontroller vid utveckling och underhåll av användarsystem | Kontroller som skall säkerställa | Kontroller avseende systemutveckling Systemutvecklingskontroller Införandekontroller | Projektorganisation Kravspecifikation ADB-handbok Textrutiner |
– att en rutin datoriseras endast under förutsättning att det saknas bättre bearbetningsalternativ; | |||
– att endast ändamålsenliga system och program utvecklas; | |||
– att enhetliga regler tillämpas för dokumentation av system, program och arbetsinstruktioner; | |||
– att testning och införande sker på ett tillförlitligt sätt; | |||
– att system och program underhålls effektivt | |||
Kontrollsiffra | Siffra som med övriga siffror i ett identifikationsbegrepp uppfyller ett bestämt matematiskt samband | Checksiffra | Sista siffran i personnumret |
Kontrollstansning | Upprepad registrering av indata för kontroll av tidigare utförd registrering på datamedia | Verifiering | Registrering på disketter |
Kontrolltotal | Manuellt eller maskinellt upprättad antals-, belopps- eller nonsenstotal avseende indata, registerinnehåll eller utdata | Bunttotaler Registertotaler Omslutningstotaler | |
Källdokument | Handling innehållande den ursprungliga noteringen av en (redovisnings)transaktion | Kundorder Stämpelkort Inköpsorder | |
Manuella kontroller | Kontroller som inte utförs av datorn | Användarkontroller | |
Matchningskontroller | Se Existenskontroller | ||
Nonsenstotal | Total av sifferbegrepp med olika innebörd (belopp+kontonummer etc) | Bunttotal | |
Organisatoriska kontroller | Kontroller som skall säkerställa att befogenheter och ansvar fördelas på personer med lämplig kompetens och med hänsyn till möjligheterna att disponera över företagets tillgångar eller ikläda företaget skulder | Kontroller avseende organisation av ADB-verksamheten (systemutveckling och drift) | |
Post-för-post-kontroll | Manuell kontroll av utdata mot källdokument | ||
Programmerade kontroller | Kontroller i datorprogram som skall säkerställa en fullständig och riktig bearbetning | Filtreringskontroller | |
Programsäkerhetskontroller | Kontroller som skall säkerställa att obehöriga programändringar inte kan utföras | Behörighetskontroller | |
Redigeringskontroller | Se Filtreringskontroller | ||
Redovisningskontroller | Kontroller som är förknippade med respektive redovisningsrutin och som skall säkerställa en tillförlitlig redovisning | Kontroller avseende databearbetning i redovisningsrutiner Applikationsinriktade kontroller Rutinanknutna kontroller Rutinorienterade kontroller Grundläggande kontroller | Indatakontroller Uppdateringskontroller Bevarandekontroller Utdatakontroller |
Registeranalysprogram | Datorprogram som används för att analysera innehållet på dataregister | ||
Registersäkerhetskontroller | Kontroller som skall säkerställa att obehöriga ändringar av dataregister inte kan göras | Behörighetskontroller | |
Revisionsdatorprogram | Se Datarevisionsprogram | ||
Riktighetskontroller | Kontroller som skall säkerställa | Checksiffra Formatkontroller Matchningskontroller Rimlighetskontroller | |
– att innehållet i väsentliga datafält är riktigt | |||
– att innehållet inte förvanskas under bearbetningen | |||
– att slutliga utdata är riktiga | |||
Rimlighetskontroller | Kontroller som skall säkerställa att data är riktiga genom jämförelse mot uppställda normer eller tidigare inlästa poster | Gränskontroller Kombinationskontroller | |
Rutinanknutna kontroller | Se Redovisningskontroller | ||
Rutinorienteradekontroller | Se Redovisningskontroller | ||
Rörliga data | Data som endast berör en transaktion och normalt förändras från körning till körning | Transaktionsdata | Arbetad tid Kundsaldo |
Sekvenskontroll | Kontroll av att enskilda nummer i en löpnummerserie inte saknas eller förekommer dubbelt | ||
Systemutvecklingskontroller | Se Kontroller vid utveckling och underhåll av användarsystem | ||
Testdata Testexempel Testtransaktioner | Fiktiva transaktioner som bearbetas i dator för test av programmerade kontroller och andra funktioner i användarsystem | ||
Transaktionsdata | Se Rörliga data | ||
Undantagsrapport | Datalista innehållande data som avviker från angiven standard | Avvikelserapport | Negativa lagersaldon Förfallna fakturor |
Uppdateringskontroller | Kontroller som skall säkerställa | Registertotaler | |
– att uppdatering av dataregister är fullständig | |||
– att enskilda uppdateringstransaktioner överensstämmer med motsvarande indata | |||
– att endast godkända transaktioner uppdaterar registret | |||
Utdatakontroller | Kontroller som skall säkerställa att uppgifterna på utdata är fullständiga, riktiga och godkända | Post-för-post-kontroll Sekvenskontroll Attestfunktion | |
Validitetskontroller | Se Filtreringskontroller | ||
Verifiering | Se Kontrollstansning | ||
Övergripande kontroller | Se Administrativa kontroller |