FARs Databehandlingskommitté har beslutat att inom ramen för Balans informera om aktuella frågor inom ADB-området. Dessutom kommer sammanfattande redovisning att lämnas angående kommitténs slutförda projekt.
I detta nummer tar vi upp en kort redogörelse för den senaste tidens förändringar inom Databehandlingskommittén, För- och nackdelar vid användning av datorstödda revisionstekniker, Disketten – en databärare som kräver omsorgsfull hantering, Krav på revisorns kunskaper i ADB och revision i datorbaserad miljö, Kommentarer till Televerkets skrift om säkerhet vid datakommunikation, Vad avses med datorstödd revision?
Det blir allt vanligare att datorer används som hjälpmedel i revisionen. På disketter förvarar revisorn grundakts- och årsaktsmaterial som i många fall har tagit timtal att skapa. Oförsiktig eller felaktig hantering av disketten kan radera många timmars arbete inom loppet av några få sekunder. Nedan har vi sammanställt några enkla och väsentliga ”tumregler” för hur Du skall hantera Dina disketter. Även om dessa kan tyckas självklara, tror vi att denna sammanställning kan vara nyttig då obetänksamhet och rent slarv ofta förekommer vid disketthantering.
Vidrör ej de delar av disketten som ej täcks av det skyddande fodralet. Främst gäller detta det ovala ”läshålet”.
Vik ej disketten.
När disketten ej utnyttjas skall den förvaras i skyddsfodralet.
Disketten har begränsad livslängd. Vid regelbundna tidsintervall bör man byta till ny diskett. Livslängden varierar, men är vanligen ca 50 drifttimmar.
Ta aldrig ut disketten ur datorn om bearbetning pågår.
Innan disketten tas ur datorn bör säkerställas att registreringsmomenten avslutats korrekt eller att man har avslutat begärda bearbetningar.
Ta alltid ur disketten innan Du slår av strömmen till datorn.
Förvara ej disketter nära magnetiska föremål (gemhållare, sax, etc.) eller föremål med elektromagnetiska spolar (telefon etc.)
Förvara disketterna i rumstemperatur. Lämplig temperatur är mellan 10 och 30°. Tänk på att den vanliga kontorsmiljön kan bli olämplig en vacker sommardag. Utsätt ej heller disketterna för direkt solljus eller hetta.
Förvara disketter som ej används i diskettlåda eller liknande.
Notera filbeteckning eller annan identitet på disketten innan den utnyttjas. När Du skriver på diskettens etikett så skall Du använda en penna med mjuk spets. Inga kulspetspennor.
När man arbetar med datorn och byter diskett, placera de disketter som ej utnyttjas i diskettlådan. Ha ej flera disketter på bordet samtidigt.
Lycka till med datoranvändningen i revisionsarbetet. Och Du, ett litet tips: Våra ”tumregler” kanske är något att diskutera med Dina klienter!