Artificiell intelligens och expertsystem är ord som mest hörts i samband med framtidsvisioner. Men nu kommer expertsystemen på allvar i revisionsbranschen, till att börja med på konsultsidan. Coopers & Lybrand är en av de byråer i USA där en ny assistent kan få tillgång till de gamla rävarnas kunnande genom att ladda sin lilla bärbara...
Expertax är ett exempel på en ny typ av program som blir alltmer populära i USA. De kallas expertsystem, eftersom de ska göra vad det normalt krävs en expert för att klara av. Ett bra expertsystem måste både vara packat med relevanta kunskaper, kunna dra slutsatser när det konfronteras med verkligheten och dessutom vara lätt att använda för icke-experten.
Coopers & Lybrand (C&L), som är en av de åtta stora (”the Big Eight”) i den amerikanska revisions- och konsultbranschen, har satsat runt en miljon dollar på att utveckla Expertax. Det kanske låter mycket, men det behövs inte så många procents ökad effektivitet hos företagets 4.000 revisorer vid de 95 avdelningskontoren i USA för att den ekvationen ska gå ihop.
En viktig bit i Coopers & Lybrands verksamhet går ut på att upprätta finansiella och skattemässiga strategier för tiotusentals företag.
Rent praktiskt går det oftast till så att C&Ls revisorer besöker klientföretaget och anskaffar det faktaunderlag som man behöver.
Ställer rätt frågor
Det gäller att revisorn ställer rätt frågor och det helst redan vid första besöket. Upprepade återbesök och missade frågor är inte populärt, eftersom det slösar såväl med klientens som konsultens dyrbara tid.
För en erfaren revisor är det kanske lätt, men bristen på folk med lång yrkeserfarenhet är stor i denna bransch. Det var bara ett trettiotal personer inom Coopers & Lybrand som hade verklig expertkunskap på detta område.
Före Expertax innebar revisorns ankomst till ett företag ofta en svettig tid för dess ledning. Det kunde dra ut på tiden i dagar och veckor. Idag kan utfrågningen klaras av på tre, fyra timmar och risken att något ska vara förbisett är liten.
– Det här är frågeformuläret vi använde förut, säger Harry Schatz, en av de tre männen bakom Expertax, och håller upp en 200 sidor tjock bok i A4-format.
Expertax används också för att beräkna företags skattemässiga ställning; hur mycket man är skyldig i skatt, eller hur stor skattekredit man har.
Intelligent frågeformulär
Harry Schatz tar oss med på en session med Expertax, som på skärmen framträder som ett slags intelligent frågeformulär. Vi får börja med att presentera oss för datorn. De första frågorna är mycket allmänna. Vi anger vilken verksamhet vi bedriver (fabrikstillverkning) och målet med skatteplaneringen (att minimera den beskattningsbara inkomsten). Dessa inledande frågor ger datorn en bild av klienten, till grund för den vidare utfrågningen. Vi besparas en mängd frågor som inte är relevanta, en besparing som inte är lika lätt att åstadkomma när man sitter och slår i en handbok eller ett tjockt frågeformulär.
Om man inte hänger med är det bara att trycka på en funktionstangent (F3) som ställer frågan ”WHY?” till systemet. Då kommer en förklaring på några rader som motiverar frågan och anger vilka konsekvenser svaret får. Expertax påminner också om ifall man missat att besvara någon fråga.
Om man vill spara en fråga till senare är det bara att trycka på F2-tangenten. Det finns också utrymme för att göra egna kommentarer till ett svar man gett (via F1-tangenten för noteringar).
Människan avgör
När vi matat in vår information tar Expertax hjälp av sin kunskapsbas för att peka ut vilka åtgärder som kan vara aktuella i vårt fall (t.ex. vilka data vi behöver ta fram) och vilka lagar och förordningar som gäller. Expertsystemet ger dock inga rekommendationer, utan nöjer sig med att peka ut viktiga frågor och samband. Det slutliga avgörandet fattas av den mänskliga experten.
Varför kan inte kunden helt enkelt få hyra programmet och själv fylla i formulären och sända in disketten till revisorn, när det är så lätt?
– Det här systemet skapades med ambitionen att användaren knappt skulle behöva kunna hantera ett tangentbord. Vi har en mycket stor skara användare och där finns alla nivåer av datamognad, svarar Harry Schatz.
Några planer på att sälja eller hyra ut systemet har man dock inte.
– Det finns flera skäl. Den här produkten representerar ungefär 600 års erfarenhet inom företaget av skatteplanering. Det är svårt att sätta ett pris på detta och produkten är dessutom mer intressant för våra revisorer än för våra klienter, säger han.
Rena självbevarelsedriften gör att man måste undvika att programmet sprids till konkurrenter genom piratkopiering. Därför är det försett med ett avancerat skydd mot kopiering och tillgången på ”nyckeldisketter” är strikt kontrollerad.
När Coopers & Lybrands AI-lab skulle utveckla Expertax startade man med att bestämma vad systemet skulle uträtta, vilket i sin tur avgjorde vilken kunskap systemet behövde.
När man identifierar vilka experters kunskaper man ville komma åt hade man nått fram till den kanske svåraste nöten i byggandet av expertsystem. Hur plocka av experterna deras expertkunskaper?
Talade genom skynke
Det är en fråga med många dimensioner. Även om man lyckas få experterna med på att dela med sig av sitt kunskapsmaterial, så är det inte säkert att de vet exakt vari detta kapital består. Ofta gör man saker utan att veta exakt varför. Vid sidan om regelboken finns åratal av erfarenheter som inte så lätt låter sig förklaras.
Coopers & Lybrand hade stora svårigheter med att intervjua sina experter, berättar Harry Schatz. Men så fann man en snillrikt enkel lösning på detta problem.
– Vi lät våra experter agera som om de vore ett expertsystem.
Man delade av ett långt konferensbord med ett ogenomskinligt skynke och placerade två experter på ena sidan och en novis på den andra sidan, med all nödvändig information.
Experterna fick i uppdrag att instruera den oerfarne revisorn, men bara genom att tala genom skynket. Hela processen videofilmades, sammanlagt hade man femton timmar på videoband att studera.
Skattereform på sex veckor
Den första versionen av Expertax blev klar strax innan president Reagan skrev under den senaste skattereformen.
– Vi beslöt att inte släppa ut Expertax förrän efter det att presidenten skrivit under lagförslaget. Det tog sex veckor från det att han gjort det tills vi uppdaterat kunskapsbasen (i Expertax). Och det var den mest omfattande förändringen i skattesystemet vårt land har sett på länge, säger Harry Schatz.
– Vi fortsätter också att utveckla programmet i takt med att vi upptäcker nya saker. Vi utvecklar också branschspecifika versioner av Expertax, t.ex. för finanssektorn, vars skattesituation skiljer sig mycket från tillverkningsindustrins.
”Expertsystem får väl olika effekter på olika områden. Jag kan tänka mig att om man sitter hos läkaren och läkaren trycker på en knapp och det står på bildskärmen ’2 matskedar dagligen efter måltid och 1 veckas sängläge’, då känner man sig bättre till mods än om man sitter i domstolen och det står ’1 år och 8 månader’. I det senare fallet hoppas man kanske på ett större inslag av mänskligt omdöme.” (Citat från en paneldebatt vid XIII Nordiska Revisorskongressen i Göteborg 1986)
Hans Sandberg