Denna andra ADB-Bulletin från FARs databehandlingskommitté täcker några aktuella ämnen främst inom området datorisering av revisorns arbete. I bulletinen beskrivs också de senaste aktiviteterna inom Bokföringsnämnden för att se över regler för systemdokumentation och behandlingshistorik. Vidare redogörs för skriften ”Säkerhet i persondatorer” från samarbetsgruppen FAR-SDF-IIR och för hur kvaliteten på datorskyddet påverkar revisionen.
För att utföra registeranalys har revisorn hittills i stor utsträckning varit hänvisad till att använda olika typer av program i mini- och stordatormiljö (se även Balans 6–7/88). Den tekniska utvecklingen gör det dock numera möjligt att analysera register på en persondator. Grundkrav på bearbetningshastighet och hårddiskkapacitet uppfylls av de mer kraftfulla persondatormodellerna. Detta gäller också bärbara persondatorer.
Registeranalysarbete förutsätter tillgång till lämplig programvara. På persondatorsidan har utbudet av kommersiellt tillgängliga rapportgeneratorer utvecklade speciellt för revisionsändamål varit mycket begränsat. Endast de stora revisionsbyråerna med internationella samarbetspartners har haft resurser att utveckla dylika.
FARs databehandlingskommitté har studerat några av de system som finns att köpa på marknaden. Kommittén kommer att helt kort informera om dessa och startar nedan med programmet IDEA.
IDEA, Interactive Data Extraction and Analysis, utvecklades ursprungligen av den kanadensiska motsvarigheten till det svenska Riksrevisionsverket. OAG, the Office of the Auditor General, tog fram den första programversionen 1985. Under 1986 övertogs rättigheterna till programmet av CICA, the Canadian Institute of Chartered Accountants. I april 1987 blev systemet kommersiellt tillgängligt (version 3.0). Den senaste versionen (3.1) släpptes i februari 1988.
För att använda IDEA krävs en IBM-kompatibel persondator. Datorn bör vara försedd med en 80286- eller 80386-processor och en hårddisk om minst 20 megabyte. Internminnet måste vara på minst 640 kilobyte.
IDEA är ett menyorienterat system som bl.a. innehåller följande funktioner:
selektering av poster baserat på olika villkor
stickprovsfunktioner
sortering
aritmetiska funktioner
summering/kategorisering/åldersanalys
matchning av register
grafisk presentation av vissa uppgifter
sökning efter dubbletter och ”glapp” i nummerserier
import och export av filer
makrokommandon (dvs sekvenser av tangentnedtryckningar som sparats för att senare enkelt kunna anropas via en tangenttryckning)
Programmet kan ej uppdatera fält som kommer från den ursprungliga infil som importerats till IDEA. Att de uppdaterande funktionerna begränsats på detta sätt är ett viktigt grund- och säkerhetskrav vid revisionstillämpningar.
I IDEA utnyttjas fönsterteknik för att göra programmet mer lättanvänt. En hjälpfunktion bidrar till enkel hantering. Selekteringsfunktionen kan appliceras på valfritt/valfria fält. Genom logiska operationer (AND, OR) knyts dessa i tillämpliga fall samman. På detta sätt är det exempelvis möjligt att selektera speciella transaktionstyper, poster med belopp över viss storlek etc.
Stickprovsfunktionerna hanterar två huvudtyper av urval: attribut- och DUS-urval. Attributurval används för att skatta förekomsten/avsaknaden av viss egenskap (t.ex. attest/ej attest). DUS-urval (Dollar Unit Sampling, vilket också benämns Monetary Unit Sampling) används för att göra beloppsmässiga uttalanden om populationen. För respektive urvalstyp finns funktioner avseende faserna planering, urval och utvärdering.
IDEA förutsätter att de data som skall analyseras överförts till datorns hårddisk. För att kunna överföra data till denna krävs att man anslutit separat bandstation och/eller diskettstation (-er). Alternativt kan överföringen ske via telekommunikation.
För att en fil sedan skall kunna bearbetas med hjälp av IDEA måste den ”importeras” (konverteras) till IDEA. I samband med detta definieras filens och posternas utseende. IDEA klarar av att importera filer från ett flertal olika system/miljöer. Exempel på filtyper: dBase, Reflex, R:Base, Javelin, Paradox, Lotus 1-2-3, Multiplan, SuperCalc. IDEA kan också importera filer från mini- och stordatormiljö (klarar packade och zonade fält m.m.).
Kommentar
I samband med användning av IDEA, version 3.0, har vi noterat att systemet ”låser sig” i vissa situationer. Vi har ej undersökt om samma typ av fel kvarstår i version 3.1.
Närmare upplysningar om programmet kan erhållas från the Canadian Institute of Chartered Accountants, 150 Bloor Street West, Toronto, Ontario M5S 2Y2, Kanada, tfn (416) 962-1242.