Denna andra ADB-Bulletin från FARs databehandlingskommitté täcker några aktuella ämnen främst inom området datorisering av revisorns arbete. I bulletinen beskrivs också de senaste aktiviteterna inom Bokföringsnämnden för att se över regler för systemdokumentation och behandlingshistorik. Vidare redogörs för skriften ”Säkerhet i persondatorer” från samarbetsgruppen FAR-SDF-IIR och för hur kvaliteten på datorskyddet påverkar revisionen.
FARs databehandlingskommitté har länge ansett att det funnits ett stort behov av att se över de krav som bör ställas på systemdokumentation och behandlingshistorik för datoriserade redovisningssystem.
Systemdokumentation skall beskriva samtliga ADB-system som berör bokföringen samt hur dessa system förhåller sig till varandra. Med behandlingshistorik avses redogörelser över inträffade ADB-händelser i syfte att i efterhand kunna följa och rekonstruera all databehandling som påverkar den ADB-baserade bokföringen. Detta gäller såväl databehandlingen av löpande bokföringstransaktioner som genomförandet av olika typer av systemförändringar.
De nu gällande reglerna finns i huvudsak i bokföringslagens 7 § och Bokföringsnämndens anvisning nr 3, vilka daterar sig till 1976 respektive 1977. Sedan dess har utvecklingen inom ADB gått oerhört snabbt, vilket inneburit att dessa regler ej behandlar ett flertal frågeställningar. Vidare är avsaknaden av konkreta anvisningar stor.
Det är därför glädjande att Bokföringsnämnden nu beslutat att se över sin rekommendation angående systemdokumentation och behandlingshistorik. FARs databehandlingskommitté och Riksrevisionsverket har bidragit med resurser till detta projekt. Projektarbetet har redan startat och ett förslag till rekommendation förväntas utsändas för remissbehandling i höst. Detta förslag kommer i högre grad än tidigare att definiera vad systemdokumentation och behandlingshistorik omfattar samt vilka kraven är på dokumentation inom dessa områden.
Då utformningen och omfattningen av systemdokumentation och behandlingshistorik kommer att variera i olika datamiljöer, kommer förslaget att vara allmänt till sin natur, d.v.s. definiera och fastställa kraven på systemdokumentation och behandlingshistorik. Att specificera kraven för olika datamiljöer skulle leda till alltför omfattande och samtidigt ej heltäckande regler. Dock kommer i förslaget skillnader i små- och stordatormiljöer och vad detta innebär för kraven på systemdokumentation och behandlingshistorik att kommenteras.
Förutom systemdokumentation och behandlingshistorik – även om dessa områden är mycket viktiga för en betryggande och varaktig redovisning – behövs rekommendationer inom ett flertal andra områden för att ytterligare förtydliga vilka samband som bör gälla mellan ADB och redovisning. Exempel på sådana områden är löpande och systematisk redovisning, arkivering, etc. Vi får hoppas att Bokföringsnämnden tar sig an även dessa områden inom en snar framtid.