Man behöver inte vara storbyrå som t.ex. Arthur Andersen för att skaffa ISO 9000-certifikat. Det går lika bra att heta Tommie Johanssons Revisionsbyrå med åtta anställda i Karlstad och Arvika. Byrån har just nu i september fått sitt certifikat om allt gått planenligt.
Godkände revisorn Tommie Johansson började med en enmansbyrå 1976. Håkan Jansson, auktoriserad revisor, kom in som kompanjon 1982. Nu har man också tre anställda som är på väg mot godkännande och auktorisation.
Som mest hade byrån elva anställda. Sedan blev det sämre tider. Personalen fick dras ner till åtta.
Byrån har ungefär 350 klienter som i stort sett alla kan betraktas som små.
”En måste hitte på nåt”
Under de svåra åren 1990–92 tappade den här byrån som så många andra i branschen uppemot 25 procent av beläggningen.
Då började frågan mala i huvudet på Tommie Johansson: Vad göra?
”En måste hitte på nåt.” Något speciellt.
Funderingarna kom in på kvalitetssäkring och Tommie Johansson läste in en hel del material på området.
– Dessutom hade jag alltid varit intresserad av strömlinjeformade arbetsformer som ger effektivitet och bra kontroll över saker och ting, säger Tommie Johansson.
Och det är ju just vad som ingår i ISO 9000. Certifiering låg alltså helt i linje med Tommie Johanssons intressen.
Hösten 1992 drogs certifieringsarbetet igång i mer organiserad form.
– Det tog lite tid att starta. Det vanliga jobbet ju måste gå först. På en så här liten byrå kan man inte sätta av folk till att bara syssla med certifieringsfrågan. Vi fick satsa under tider när vi inte haft full beläggning. Att jobba med ISO 9000-satsningen blev ett sätt att plana ut nedgången i revisionsbranschen.
Det blev ingen vidare bra start på ISO 9000-arbetet.
– Vi tog hjälp av en konsult. Men han var inte bra. Vi samlade hela byrån till genomgångar med konsulten. Men det funkade inte mellan personal och konsultfirma. Många tyckte att vi inte kom framåt, det blev inget konkret av det. Alla var ganska missbelåtna.
Ett litet plus i kanten får dock konsulten. Och ett stort plus får arbetsförmedlingens Mercurius-kontor i Karlstad. Konsulten ordnade en kontakt med arbetsförmedlingen, som ställde upp med 170.000 kr för ISO-projektet. Arbetsförmedlingen tyckte att det var bättre än att byrån avskedade folk.
Konsulten kostade 107.000 kr. Så man kan säga att det gick med vinst.
Kostade 900.000 kr
Totalt har ISO 9000-satsningen kostat Tommie Johanssons Revisionsbyrå cirka 900.000 kr. Det inkluderar byråns egen tid – och konsultens – och de 50.000 kr som certifieringsorganet MRQ Certifiering får.
Där konsulten slutade blev det Tommie Johansson själv som tog vid och drev frågan. Resultatet blev en kvalitetshandbok.
Hur visste du vad som var rätt kvalitet inför en ISO-certifiering?
– Det finns ju normer, jag har läst mycket – inte minst om begreppet ständiga förbättringar.
I våras anställde han en arbetslös person som på heltid under sex månader gjort en slutlig sammanställning av kvalitetshandboken.
MRQ Certifiering gjorde en förrevision i slutet av juni och i augusti gjordes den fullständiga ISO-revisionen, som vid det här laget torde ha lett fram till ett certifikat.
Certifieringsorganet behöver i alla sådana här fall en branschexpert till hjälp, egen eller anlitad utifrån. En branschexpert innebär i revisionsbranschen en revisor.
Men vem vill släppa in en konkurrent för att utlåta sig om den egna verksamheten? Storbyrån Arthur Andersen löste problemet genom att FARs generalsekreterare Björn Markland anlitades som ackrediterad branschexpert.
En liten lokal byrå som Tommie Johanssons kan lösa problemet på ett enklare sätt: man kan vända sig till en kollega som arbetar tillräckligt långt bort från det egna verksamhetsområdet. I det här fallet blev det godkände revisorn Peter Eliasson på Delborn Revisionsbyrå i Kalmar.
Täpper till förväntningsgapet
Vad har certifieringsorganet lagt störst vikt vid?
– Ja, man trycker väldigt hårt på att det ska göras korrekta kontraktsgenomgångar, säger Tommie Johansson. Det ska verkligen göras klart vad vi gör och vad kunden gör. Det ska i sin tur leda till ett friktionsfritt arbete med kunden. Vi ska täppa till eller avsevärt minska förväntningsgapet genom noggranna kontraktsgenomgångar. Det har ju varit ett gammalt dilemma i branschen. Kunden tror att vi gör mer än vad vi egentligen gör. Vi vet ju vad vi gör, kunden tror sig veta och sedan kan meningarna gå isär – och så kommer fakturan.
Tommie Johansson ser ISO 9000-certifieringen som ett starkt marknadsföringsargument.
– Certifikatet visar att vi har god ordning, kan jobba effektivt och därmed bör göra ett bra jobb till ett i slutändan rimligt pris.
– Det är viktigt att det hela tiden sker en ständig förbättring. Två gånger om året kommer certifieringsorganet tillbaka förutom att jag själv reviderar vårt arbete fortlöpande. ISO 9000-arbetet blir aldrig färdigt. Det är viktigt. Resultatet av kvalitetsarbetet är inget man ställer in i bokhyllan och glömmer bort. Det ger oss en grund att stå på och sedan ska vi bara bli bättre. Konkurrensen i revisionsbranschen är stenhård. Det gäller att se om sitt hus.
Tommie Johansson betonar vikten av att byråns hela personal engagerar sig i ISO-satsningen. Det är ju de ska jobba effektivt och högkvalitativt i framtiden. Om de inte är med på satsningen så fungerar den inte.
– Att satsa på ISO 9000 är ingen enmansshow. ISO 9000 är en stor förändring. Det är alltid jobbigt med förändringar. Men vi har fått alla med i det nya.
Affärsmöjligheter
Innebär certifieringen att ni nu skaffat er kompetens att arbeta som konsulter angående ISO-certifiering?
– Det är klart att jag ser affärsmöjligheten, säger Tommie Johansson. Det har jag haft i bakhuvudet hela tiden. ISO 9000-kunskapen är bra för byrån som sådan. Det är ännu bättre om vi samtidigt kan sälja vår kompetens.
Tommie Johansson menar att sådan rådgivning kan både små och stora byråer syssla med.
– Arbetsuppgifterna för små och stora byråer är på det hela taget ganska lika. Storbyråerna har också en massa små klienter. De stora byråernas kontor här i Karlstad har inte så många storföretag att slåss om. Alla har småföretag som klienter – i grunden är det inte så stor skillnad på små och stora byråers sätt att jobba.
Inom de godkända revisorernas organisation Svenska Revisorsamfundet SRS – och även inom FAR – har det diskuterats att göra någon form av gemensam kvalitetssatsning.
– Jag tycker att det är lite dumt att dra igång ett så stort projekt när ISO 9000 redan finns, säger Tommie Johansson. En satsning från SRS:s sida kan aldrig få samma genomslag som ISO 9000-certifieringen. ISO 9000 är väl känt i dag. Alla berörda vet vad det är. ISO 9000 är en bra stomme att utgå ifrån i kvalitetsarbetet.
Inge Wennberg