IT är ett utmärkt verktyg för bättre revision och det används nu också i hela branschen. Revisionen kan bli än mer träffsäker och tillförlitlig och ge tid för andra uppgifter för revisorn. IT ger också möjligheter både för klienter och revisorer att få kunskap och hjälp via datanät och databaser. Men IT kräver samtidigt ett mycket högt säkerhetsmedvetande. Vägledande för revisorns IT-användning blir de traditionella grunderna för god revisorssed:
Säkerheten kommer att öka tack vare IT och det papperslösa kontoret. Ju mindre papper, pärmar och PM som ligger och skräpar eller försvinner, desto bättre. Tanken med en datoriserad verksamhet är bland annat att man lättare ska kunna styra tillgången av säker information till rätt personer.
Ulf Nankler, auktor revisor och delägare på DeRevi revisionsbyrå i Göteborg är FARs IT-bevakare. Han tror på IT, men betonar samtidigt ansvaret:
– Datoranvändning kräver ett mycket högt säkerhetsmedvetande. Man kan jämföra det med att företaget inte delar ut huvudnycklar till alla anställda. Man tilldelas tillträde till företagets lokaler och dokumentskåp allt efter tjänsteställning och arbetsuppgifter. IT-tjänster måste alltså kombineras med ett säkert system av användar- och behörighetskoder. Det måste finnas vattentäta skott mellan å ena sidan information som alla har rätt att få ta del av och å andra sidan information som bara är till för vissa personer. Och det här måste alla förstå. Det hjälper inte om bara några få experter kan säkerhetsfrågorna på ett företag.
Ulf Nankler ser alltså mycket positivt på IT-utvecklingen. Men han håller med om att det ställer nya krav på revisorerna.
– Vi har länge använt datorer i vårt arbete. Men det nya är bland annat att vi kan föra över klientens bokföring till våra egna datorer för att sedan i lugn och ro på byrån köra olika granskningsprogram. Det ger oss stora möjligheter till kontroll.
Som exempel nämner Ulf Nankler att när han via ACL (ett program för datorstödd revision) skriver ut samtliga kontosamband finner han ofta glömd ingående moms, källskatt och arbetsgivaravgifter. I lagerregistren finns ofta minussaldo, nollsaldo och hyllvärmare. Kundreskontran innehåller ibland rättelsetransaktioner som aldrig skrivs ut på listor.
– Den ingående momsen har vid något tillfälle varit till klientens fördel, förklarar han. Under de senaste åren har dessutom flera av våra klienter ändrat sina rutiner och omplacerat personal efter att vi har upptäckt felaktigheter med hjälp av ACL.
Datoranvändning kan alltså vara till stor hjälp. De verkliga problemen kan uppstå när dokument skickas på elektronisk väg.
En del klienter skickar exempelvis via telekommunikation sina kundfakturor till Posten som sedan i sin tur fakturerar kunden, antingen elektroniskt eller med fysisk post. Posten samlar alltså på sig ett gigantiskt register med kundadresser som kan vara gefundenes Fressen för bl.a. konkurrenter.
– Alla klienter som gör avtal med Posten och andra företag om kundservice måste förvissa sig om att det företag man anlitar tar ansvaret för säkerhet och behörighet.
Men i allmänhet vill Ulf Nankler tona ner eventuell rädsla för IT bland revisorer. Istället tycker han att revisorerna ska vara mer aktiva.
– Revisorer tänker ju i behörighet och säkerhet. Jag tycker vi ska driva säkerhetsdebatten på IT-området. Gärna via telekommunikation ute på ”nätet” så att vi syns. Vi har inget att skämmas över, tvärtom, vi har mycket att lära ut.