Riksskatteverket har utfärdat en rekommendation avseende regler kring företags förvaring av maskinläsbara medier m.m. utomlands.
Företag som har gränsöverskridande verksamhet i någon form kan ibland vilja samordna sin administration. Rekommendationen tar sikte på de regler som finns i bokföringslagens 7 kap. om arkivering av räkenskapsmaterial, och den har utformats så, att företaget skall ge in en ansökan till skattemyndigheten. Ansökan, som innehåller vissa ramar, bör enligt RSV kompletteras med ett revisorsintyg.
RSV har givit ut en checklista med ett antal frågor som företaget skall besvara i sin ansökan. Företaget skall även beskriva vissa flöden. Syftet med revisorsintyget är att revisorn skall ha läst ansökan och uttala sig om huruvida den avviker från revisorns uppfattning om företaget i dessa punkter.
FARs revisionskommitté har (tillsammans med SRS) gjort ett uttalande avseende revisorns ställningstagande i denna fråga.
Uttalande från revisionskommittén: Revisorns intyg avseende uppgifterna i ett företags ansökan om att få förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands (februari 2001)
Inledning
Syftet med detta uttalande är att ge vägledning om hur revisorn skall uttala sig vid ett företags ansökan om att få förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands.
Bakgrund
Enligt 7 kap. 1 § bokföringslagen (1999:1078), BFL, skall räkenskapsinformation bevaras i
vanlig läsbar form (dokument),
mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller
annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.
Vidare framgår av 2 § att räkenskapsinformationen skall förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt, fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I 3 och 4 §§ finns bestämmelser om tillfällig förvaring av en verifikation utomlands. Det framgår där att om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, får ett dokument som innefattar en verifikation tillfälligt förvaras utomlands, trots bestämmelserna i 2 §. Om det finns särskilda skäl, får skattemyndigheten tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i 2 §, förvarar maskinläsbara medier utomlands. I sådana fall får maskinutrustning och system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land.
Riksskatteverkets rekommendation
Riksskatteverket har i en skrivelse (RSV:S 2000:22) utfärdat en rekommendation för tillämpningen av dispensregeln enligt 7 kap. 4 § BFL. Rekommendationen bygger på gällande rätt enligt författningskommentaren till 7 kap. 4 § BFL (prop. 1998/99:130 s. 408), där följande sägs:
”Möjligheten att förvara maskinläsbara medier jämte maskinutrustning och system utomlands är avsedd för sådana fall då företaget har en organisatorisk anknytning till utlandet, antingen därför att det ingår i en gränsöverskridande koncern eller därför att det utgör filial till ett utländskt företag. Omständigheterna måste också i övrigt vara sådana att detta slag av arkivering m.m. utomlands framstår som naturlig. Så kan vara fallet när en internationell koncern har organiserat sin verksamhet så att redovisningen för företag från olika länder sköts från en gemensam plats. Det är självklart att tillstånd att ha utrustningen placerad utomlands inte skall ges annat än då det står klart att något missbruk inte kan befaras. Normalt bör det inte komma i fråga att ge tillstånd att förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning m.m. i ett land med vilket Sverige inte har avtal om internationell rättshjälp i brottmål. En annan naturlig förutsättning för tillstånd är att det står klart att företaget i tillräcklig utsträckning beaktar de säkerhetsaspekter som kan finnas.”
Det framgår vidare av rekommendationen att skattemyndigheten vid en ansökan om tillstånd bör göra en allmän lämplighetsbedömning av det ansökande företaget samt de personer eller ägargrupper som står bakom det. Skattemyndigheten bör vid tillståndsprövningen också bedöma om de ansvars- och befogenhetsregler som gäller för bokföringen i företagets redovisningssystem är lämpligt utformade med hänsyn till företagets avsikt att placera maskinläsbara medier samt maskinutrustning utomlands. För tillstånd bör det krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift samt möjlighet till åtkomst av räkenskapsinformationen. Uppgifterna i företagets ansökan bör intygas av företagets revisor.
Revisorns ställningstagande
FAR anser att revisorns uppgift är att göra ett uttalande om uppgifterna som lämnats i ansökan. Uttalandet kan göras i form av ett revisorsintyg.
Om ett företag inte lämnat in en ansökan om att få förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands, skall revisorn i sin revisionsberättelse göra ett uttalande som avviker från standardformuleringen.
Revisorns uttalande till ansökan kan se ut som följer:
REVISORSINTYG
I egenskap av revisor i AB har jag läst bolagets ansökan till skattemyndigheten i län avseende dispens enligt bokföringslagens bestämmelser att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands.
Vid min läsning har det inte kommit fram något som inte överensstämmer med min kunskap om bolaget och dess verksamhet.
Ort den DD månad ÅÅÅÅ
..................................................
Namnförtydligande
Auktoriserad revisor