Men steget att gå från papper till skärm är fortfarande stort
Bolagsverket genomförde hösten 2008 en enkätundersökning bland revisorer om Bolagsverkets e-tjänst för elektronisk inlämning av årsredovisningshandlingar. Undersökningens syfte var att mäta kännedomen om e-tjänsten och att kartlägga anledningen till att revisorerna trots kännedom om e-tjänsten ännu inte använt den.
Kännedomen om Bolagsverkets e-tjänst är hög bland revisorer. Hela 93 procent känner till att man kan lämna in årsredovisning elektroniskt. Kunskapen om hur tjänsten fungerar i praktiken är dock fortfarande låg.
– Fortsatta informations- och utbildningsinsatser är viktiga för att öka kunskapen om e-tjänsten och visa nyttan med Bolagsverkets e-tjänster generellt, säger Heléne Lindqvist, avdelningschef för Bolagsverkets registeravdelning.
Hinder
Hela 52 procent av revisorerna har svarat att de skulle kunna tänka sig att använda e-tjänsten under 2009. Men undersökningen visar att det fortfarande finns många hinder. Många uppger att hanteringen av underskrifter måste bli enklare. I svaren finns bland annat förslag om att det borde vara tillräckligt att en person skriver under handlingarna elektroniskt, vilket skulle underlätta för företagen. Den personliga kontakten när kunden ska skriva under handlingarna upplevs som mycket viktig. För många revisorer är det enda gången på året som de träffar sin kund.
De vanligaste anledningarna till att revisorerna inte använt tjänsten är att de inte haft något lämpligt företag för elektronisk inlämning och att de inte känner till hur tjänsten fungerar. Vidare uppges i undersökningen att revisorerna inte ser någon omedelbar tidsvinst med att använda tjänsten. I många fall saknar även revisorn och styrelsen e-legitimation. Dessutom uppges att vare sig intresse eller datorvana är speciellt hög hos kunderna.
Nytt arbetssätt
Att använda e-tjänsten innebär ett nytt arbetssätt för både företagen och revisorerna. Nya rutiner och nytt arbetssätt kräver resurser både i form av tid och pengar. Som tjänsten ser ut i dag måste alla inblandade parter sätta sig in i hur den fungerar och vara överens om att använda den.
40 procent anger att det är ett gemensamt beslut mellan redovisningskonsulten, revisorn och styrelsen om årsredovisningen ska lämnas in elektroniskt eller inte. Men många revisorer anger att det i slutändan ändå är kunden som avgör om e-tjänsten ska användas. 23 procent av revisorerna anger att de själva kan bestämma om tjänsten ska användas för det bolag de reviderar. 16 procent av revisorerna anger att ett byråbeslut krävs för att de ska använda e-tjänsten.
Måste vara enkelt
Om e-tjänsten ska få genomslag måste processen vara smidig i alla led. Det måste vara enklare att använda e-tjänsten än att lämna in årsredovisningen på traditionellt sätt. Det måste dessutom finnas en tydlig tidsvinst kopplad till användningen av tjänsten. Styrelseledamöterna måste uppleva att det är lika enkelt att skriva under årsredovisningen på papper som att skriva under den elektroniskt.
För många företag och revisorer upplevs kravet på e-legitimation som ett hinder. Särskilt att samtliga som ska skriva under handlingarna i tjänsten ska ha e-legitimation. En av de svarande uppger att denne försökt få sina kunder att skaffa e-legitimation utan att lyckas.
– Under året planeras en del förenklingar och förbättringar av e-tjänsten som gör att fler företag ska kunna använda den och samtidigt uppleva det som enkelt och smidigt att lämna in sin årsredovisning elektroniskt, säger Lars Rydell, projektledare för Lämna årsredovisning.
Bokslutsprogramvara
Många av dem som svarat uppger att de inte har tillgång till en programvara som skapar årsredovisningen elektroniskt.
I dag stödjs tjänsten endast av de senaste versionerna av Visma Bokslut, Kapell med Kapell X och F.R.I.D.A. Flera av de stora programvaruleverantörerna säger sig avvakta kundernas efterfrågan.
Fördel för geografiskt spridd styrelse
I enkätens fritextsvar påpekas att tjänsten fungerar bra i fall då styrelseledamöterna är spridda på olika orter i landet och att företaget får omedelbar bekräftelse på att handlingarna kommit in till Bolagsverket. Många uppger också att tjänsten verkar bra men ställer sig avvaktande tills dess att den är mer använd.
Ytterligare undersökning
Bolagsverket har även genomfört en motsvarande undersökning bland redovisningskonsulter. Båda undersökningarna finns i sin helhet på <www.bolagsverket.se>.
Heléne Ålund, Bolagsverket