E-posten har blivit ett av våra viktigaste kommunikationsmedel. Information, diskussioner, tankar, idéer, filer, uppgifter och konversationer – allt skickas blixtsnabbt kors och tvärs via e-post och kan enkelt och gratis distribueras till ett obegränsat antal personer.
Jag tror att den ständigt ökande mängden information i kombination med en förväntan om snabba svar skapar en känsla av otillräcklighet och att många i dag kan känna sig stressade av detta. Många har också e-posten direkt i mobiltelefonen och håller koll konstant. Man pratar till och med om e-postberoende.
Jag läste nyligen en undersökning som visade att närmare 70 procent kände stress av sin e-post. Det intressanta är att de flesta inte ens hade en e-postadress för drygt tio år sedan. En bekant introducerade e-post för mig 1994 och han trodde då att man på sikt skulle titta i e-posten lika ofta som man tittade i brevlådan – något jag i min vildaste fantasi inte kunde tänka mig! Många av mina kursdeltagare pratar om hur de känner sig tvungna att ta upp laptopen efter middagen för att svara på dagens e-postskörd. Är det så det ska behöva vara resten av livet – och är det verkligen effektivt?
Jag vill dela med mig av några generella tips:
Medvetande gör att e-post i dag är ett av våra viktigaste kommunikationsmedel. Det kommer garanterat att ta viss tid att besvara viktig e-post – se till att avsätta tid.
Ett utropstecken i ett meddelande innebär att det har hög prioritet – men för vem? För dig eller för avsändaren?
Kolla e-posten regelbundet i stället för löpande. Många rekommenderar kanske två gånger per dag. Själv tycker jag det kan vara svårt, men även om du blir nyfiken och kollar oftare är det på ditt eget initiativ, inte avsändarens. Du slipper bli avbruten.
Prioritera och rensa – allt är inte lika viktigt. Fundera över vilka uppgifter som skapar resultat för dig och ditt företag och som du blir bedömd på.
Avsätt mötesfria tider i kalendern – det dyker garanterat upp saker du inte räknat med – ha tid för dessa. Har du till exempel haft möten en hel dag kommer dessa ge merarbete samtidigt som det dyker upp nya saker hela tiden.
Börja dagen med den viktigaste uppgiften – även om den är jobbigast. Vanligt är att börja dagen med en kopp kaffe och att läsa e-posten. Då är det lätt att sväva iväg och tappa fokus från det som är viktigast.
Använd intranätet för att publicera allmän information i stället för att skicka ut e-post till alla. På så sätt får alla möjlighet att läsa när det passar dem bäst.
Tar ett meddelande mindre än två minuter att besvara eller åtgärda – gör detta direkt. Att bläddra förbi det ett par gånger och läsa det igen äter upp tiden för att faktiskt göra uppgiften.
Håll efter inkorgen och se till att den är tom – lika självklart som att städa ur bland papper på skrivbordet eller lyssna av telefonsvararen.
Många säger att de får uppemot 200 meddelanden per dag. Jag tycker att man bör ifrågasätta varför och hur man kan se till att minska antalet. Behöver jag ”vara kopierad” på allt, kan jag avregistrera mig från detta? Är detta verkligen mitt ansvarsområde? Stäng av meddelanderutan som visas när nya meddelanden anländer. Man blir lätt avbruten och tappar koncentrationen.
Slutligen; lär dig använda arbetsredskapet Microsoft Outlook (eller Lotus Notes) med alla dess finesser som det fantastiska och moderna planeringsverktyg det kan vara – inte bara som en e-postinkorg med oläst e-post, röda flaggor och några undermappar.
Andreas Granstedt är entreprenör med ett stort intresse för frågor som handlar om personlig effektivitet och mindre stress. Han har själv varit på väg att bli utbränd. Han har byggt upp flera framgångsrika företag inom olika branscher och arbetar i dag med utbildningar inom personlig effektivitet samt sitter i flera styrelser.