Skatteverket har ändrat inställning och nu spås utvecklingen gå fort
Kvittohanteringen är på väg att bli digital. Skatteverket har sagt ja till digitala kvitton, och allt fler företag överväger att gå över från fysiska till digitala kvitton.
På företaget Sparakvittot tror man att utvecklingen kommer att gå fort.
Digitala kvitton sparar tid, pengar och miljö. Det menar i alla fall Håkan Åman, VD för företaget Spara kvittot.
– Egentligen handlar det allmänt om att alla branscher som hanterar kvitton är på väg mot en modernare hantering. Det är en fortsättning av den beteendeförändring som vi ser i samhället och som bland annat har lett till att vi blir mer och mer mobila och att nya betallösningar växer fram, säger han.
Det finns flera företag som arbetar med digital kvittohantering, och ett av dem är Sparakvittot som erbjuder sina kunder en molnbaserad tjänst. Tanken på tjänsten väcktes ur frustrationen över kvitton som försvinner eller bleks med tiden.
– Vi såg att det fanns ett behov och har utifrån det utvecklat vår tjänst. I dag är vi femton personer som arbetar inom ramen för Sparakvittot och man kan säga att vi är med och bygger infrastrukturen för alla kvittoutställare, säger Håkan Åman.
Både för kunden och för handlaren är kvittot en värdehandling, men samtidigt är de flesta av dagens kvitton giftiga, inte beständiga och dessutom inte återvinningsbara. Det är inte tidsenligt menar Håkan Åman som vill se en övergång från fysiska kvitton till digitala kvitton.
– I de undersökningar som vi har gjort välkomnar nio av tio digitala kvitton, om det erbjöds och med en möjlighet att samla dem på ett och samma ställe. I och med att Skatteverket förra våren godkände digitala kvitton under vissa förutsättningar, bland annat att de är spårbara, har vi alla förutsättningar att arbeta vidare med det här, säger han.
Digitala kvitton kan även underlätta hanteringen av utlägg och redovisning. Det konstaterar Fredrik Abrahamsson och Alexander Sandström som driver företaget Skovik. De har tagit fram ett webbaserat program för kvitton och utlägg och menar att den papperslösa hanteringen är framtiden.
– På så sätt sparar man tid för anställda, chefer och ekonomiavdelningen, säger Fredrik Abrahamsson.
Fredrik Abrahamsson och Alexander Sandström började projektet hösten 2010 när de gick på Handelshögskolan och parallellt med studierna startade ett aktiebolag tillsammans. Kontakter med företag visade att många upplevde det jobbigt att hålla ordning på kvitton i samband med utlägg och representation. Fredrik Abrahamsson och Alexander Sandström gick till botten med vad man får och inte får göra bokföringsmässigt när det gäller kvitton och bokföring, och utifrån det skapade de Skovik.
– Vårt reseräkningsprogram hanterar utlägg, milersättning och traktamente. Det är bara att fotografera kvittot med telefonen och fylla i uppgifter direkt i programmet så har du ett elektroniskt kvitto och en färdig reseräkning. Det kändes onödigt och omständligt att spara kvitton i fysisk form för att redovisa dem, säger Fredrik Abrahamsson.
– Många menar att det är lätt att tappa bort kvitton och att reseräkningarna då blir en krånglig process både för den anställde och för ekonomiavdelningen och chefen som ska attestera, säger Alexander Sandström.
Problemet med borttappade eller oläsliga kvitton är något som även Håkan Åman och Sparakvittot stött på.
– Som konsument vill man gärna ha alla sina kvitton samlade på ett och samma ställe. Problemet med dagens papperskvitton är att de tyvärr lätt tappas bort eller bleks, vilket kan vara ett problem om man till exempel ska använda sig av en garanti, säger han.
Sparakvittot är enligt Håkan Åman ännu i sin linda, men har ändå cirka 50.000 användare. Främst har man vänt sig till handlare och konsumenter och systemet bygger på att man på något sätt måste identifiera sig i samband med ett köp för att kunna få ett digitalt kvitto. Sparakvittot har även en app som man enkelt kan använda sig av. Än så länge är det i första hand en konsumentapp, men Håkan Åman betonar att det även finns ett stort intresse bland redovisningskonsulter och revisorer.
– Vi ser en växande efterfrågan på vår tjänst, allt fler registrerar sig på Sparakvittot.se, både privatpersoner och företagare laddar i dag ner sina kvitton med iPhone eller Android. För företagen är fördelarna med digitala kvitton många, exempelvis underlättar de hanteringen och administrationen kring reseräkningar och utläggsredovisningar, något som de flesta företag och anställda i dag ser som tidsödande och jobbigt. Med en digital kvittolösning kan alla kvitton som ska sparas och redovisas sparas digitalt i systemet, för åtkomst vid senare behov, säger Håkan Åman.
Charlotta Danielsson