Det papperslösa kontoret: Wint har gjort verklighet av klyschan

Wint är byrån som sticker ut. Inte bara genom att de anställda går i strumplästen, utan i sitt tänkande kring automatisering, prissättning och digitalisering. Björn Elfgren, Wints vd, beskriver hur de genom att ”sätta nya glasögon” på kunden får denne att se hur man kan dra nytta av automatiseringen och få ut mer av sin revisor eller redovisningskonsult.

Redan när man kommer innanför dörren till Wints kontor på Kammakargatan i Stockholm, ett stenkast från Adolf Fredriks kyrka, slås man av känslan att något är annorlunda. Ytterkläderna och skorna innanför dörren, de äkta mattorna på golven, tavlorna på väggarna. Mycket skvallrar om att det här är en byrå som skiljer sig från många andra i revisions- och rådgivningsbranschen. De anställda har tagit av sig skorna och arbetar i strumplästen, stämningen är avslappnad och lättsam och ingenstans syns några papper eller pärmar. Det digitala har slagit igenom till fullo.

– Det ska synas och kännas att det är annorlunda här. Här finns inga roll-ups, inga folders och inga visitkort, säger Björn Elfgren entusiastiskt.

Wint har funnits i snart tre år, men Björn Elfgrens arbete i branschen sträcker sig längre tillbaka än så, och han har erfarenhet från flera olika byråer.

För några år sedan kände han att han ville stå på egna ben, med ett eget varumärke. Alla hans tankar och idéer om hur branschen kunde utvecklas krävde en egen verksamhet.

Wint var nominerade i FAR:s tävling Årets framtidsbyrå, men föll på mållinjen när segern gick till Deskjockey Revision. Men det är inget som grämer Björn Elfgren.

– Vi fick höra om tävlingen och tänkte att vi skulle göra ett försök. Det är så vi på Wint fungerar, vi vill hela tiden testa nya saker. Vi lyfter på alla stenar och ser vad vi kan hitta, säger han.

Wint ligger långt ifrån bilden av den traditionella revisions- och redovisningsbyrån.

Inte en kostym syns så långt ögat når, och som sagt, inte ett papper.

– Alla passar inte här, så är det. Det gäller att ha rätt inställning då vi driver lite med oss själva, och bilden av revisorn. Men, eftersom vi är tydliga med detta får vi rätt personer att söka sig hit, och på så sätt får vi även rätt kunder – de som gillar vår stil och våra värderingar, säger Björn Elfgren.

Teknik, och framför allt ny teknik, i all ära, men det är kombinationen människorna och tekniken som gör skillnad enligt Björn Elfgren.

– Vi vill attrahera rätt människor. Både anställda och kunder. Och det vi har kunnat konstatera är att man i vår bransch är dålig på att kommunicera och lyfta fram varför vi behövs, och vilken nytta man kan ha av oss. Jag ser det som ett stort problem i branschen, och det ville jag göra något åt, förklarar han.

Så när Wint startade lades mycket fokus på att hitta rätt tonalitet och en design som skiljer sig från övriga branschen. Wint har en egen avdelning för IT-utveckling, med medarbetare hämtade från bland annat spelutvecklingsbranschen.

– Vi vill göra vårt arbete enkelt och begripligt, det är inte så märkvärdigt det vi gör.

Bakom varje revisor finns en människa. Samtidigt är det viktigt att vi inte framstår som oseriösa, utan vi lägger mycket fokus på att vara professionella, säger Björn Elfgren.

När Björn Elfgren läste FAR:s framtidsstudie kände han igen sig i beskrivningen av utvecklingen. Förutom att han kände att Wint redan har påbörjat förändringsresan. Automatiseringen är inte ett hot utan snarare en stor möjlighet, menar Björn Elfgren. En möjlighet att skapa nya tjänster och göra jobbet roligare, både för revisorn och redovisningskonsulten, men även för kunden. Det var mot den bakgrunden man valde att bygga upp ett eget system, något som visade sig vara en lyckad satsning.

– Vi vill att redovisningen ska bli roligare. Och vi vill att våra kunder ska kunna sova gott om natten. Att en dator jobbar snabbare och billigare än en människa kan vi aldrig komma ifrån, och vi känner igen oss i de studier som visar vad man tror om framtiden för ekonomer. Det var därför vi lanserade ”Superkoll”, säger Björn Elfgren.

Superkoll är en webbtjänst för kunderna där Wint digitaliserar, standardiserar och automatiserar alla flöden. Genom denna tjänst skiljer sig Wint ytterligare från många andra byråer. Superkoll är papperslös bokföring. På riktigt. Wint tar hand om posten innan den ens når kunderna. Wint är med och förändrar företagarnas vardag, inte i efterhand, utan redovisningen är aktuell här och nu.

– Det digitala, det papperslösa, hela det här sättet att tänka, man måste gilla det och omfamna det. Man måste gilla förändring. Det här är ett sätt att leva och ett sätt att förhålla sig till sitt arbete. Grundbulten i det hela är att vi ska göra arbetet roligare, ta bort de enformiga, tråkiga arbetsmomenten och frigöra mer tid för annat. Helt enkelt kunna ge kunden en annan upplevelse, säger Björn Elfgren.

Några större problem att få med sig kunderna på tåget har det inte varit. Visst har några varit lite tveksamma, och känt att de fortfarande gärna vill komma med sina pärmar, men efter ett möte eller två har de flesta tänkt om.

– Vi sätter nya glasögon på kunden. När de som varit lite skeptiska fått fundera ett tag har de kommit tillbaka och sagt att de verkligen vill ha vår tjänst, förklarar Björn Elfgren.

Björn Elfgren återkommer vid flera tillfällen till att ”kunden ska kunna sova gott om natten” och ”vara trygg i att det är ordning och reda”. Men det gäller inte bara kunderna utan även de anställda. På Wint arbetar man utifrån devisen att när man går hem på fredagen ska man ha samma känsla i kroppen som om man ska gå på semester.

– Tänk dig själv, hur brukar du känna om du ska vara långledig? När du har arbetat undan allt och skrivbordet är tomt, när det inte finns en massa att göra-högar liggande. Den känslan vill vi skapa varje fredag. Våra anställda ska känna att de är klara och att det inte finns något som ligger och väntar på dem, utvecklar Björn Elfgren.

Ännu en gång återkommer han till känslan att jobbet ska vara roligt. Det ska inte kännas som en massa måsten, utan som något man gör för att man verkligen vill.

– Om man tycker att arbetet är roligt så bidrar man också med något mycket bättre.

Återigen, det är människan ihop med systemet som gör skillnaden, och vilken inställning man har. Tekniken tar bort handpåläggningen i arbetet och lämnar det roliga kvar, säger han.

Arbetssättet och den utvecklingsväg byrån valt har också inneburit en översyn av prissättningen. Björn betonar vikten av ett utifrån-och-in-perspektiv vid alla förändringar som genomförs. Vad vill kunden ha? Vad brukar kunden klaga på? Vad kan vi förändra för att göra det bättre för kunden?

Detta synsätt har lett till att Wint, i stället för att ta betalt per timme, erbjuder sina kunder fastprisabonnemang.

– Samtliga nya kunder har fastprisabonnemang som baseras på volym och omfattning utifrån en tydlig prismodell. Då vet kunden vad allt kommer att kosta, och det blir tydligt eftersom det är samma peng hela tiden, säger Björn Elfgren.

Under sin tid i branschen har Björn Elfgren märkt att just fakturor är något som kunderna retar sig på, och branschen har generellt sett varit dålig på fakturering och att förklara varför kostnaden blir som de blir.

– Vi tar bort det helt och hållet tänkte vi! Det är enklare med ett fast pris, och på så sätt automatiserar vi även vår fakturering. Det är mycket praktiskt och gör att våra anställda slipper timregistreringen, säger Björn Elfgren.

För i ärlighetens namn innebär debiteringen per timme inte bara irritation hos kunderna. Många medarbetare var också trötta på att behöva tidrapportera och kostnadsföra all tid de arbetade.

– Varför ha ett system som ingen gillar och som alla irriterar sig på? Nu har vi ingen tidrapportering, utan jobbar med beläggning i förväg i stället. Det betyder också att i stället för att titta bakåt och rapportera det som redan är gjort, ser vi framåt och fokuserar på vad vi ska göra imorgon.

Charlotta Marténg