FAR:s nya framtidsstudie slår fast att digitaliseringen inte går att välja bort. Detta är inget som förvånar Årets framtidsbyrå, Maroni Redovisningsbyrå, som med en tydlig affärsplan i ryggen har tagit sig an framtidens utmaningar.
Årets framtidsbyrå 2016. Maroni Redovisningsbyrå i Handen kan nu titulera sig vinnare av utmärkelsen, något de är mycket stolta över. Men bakom segern ligger hårt och noggrant arbete.
– Allt bottnar i vårt ledningssystem, vår affärsplan, säger Marzena Blomqvist, byråns grundare.
I stället för att investera i tjusiga lokaler och dyr inredning har Maroni Redovisningsbyrå valt att satsa pengarna på kvalitet och utveckling. Och strävan efter att ligga i framkant har gett resultat.
– Vi utgår i allt vårt arbete ifrån att morgondagens kund är ung i dag och inte kommer att vilja arbeta med papper, säger Max Blomqvist.
I FAR:s framtidsstudie Nyckeln till framtiden konstateras att mjukvaru- och dataleverantörens roll kommer att få en stor påverkan på branschens struktur och att ett nytt affärslandskap tar form. Bland de fenomen som nämns i studien finns produktspecialister, snabba följare, fullserviceleverantörer, legotillverkare och en marknadsplats med kunddata.
Kairos Future slår i Nyckeln till framtiden fast att digitaliseringen inte går att välja bort. Och den nya tekniken ställer nya krav.
Marzena Blomqvist är inte förvånad. Redan 2010 tänkte hon i banor av digitalisering och automatisering, och byrån skapade sitt eget moln för kunderna. Långt innan molnet var allmänt etablerat.
– Vi kallade vårt moln Maroni online, och det har vi arbetat med fram tills i våras. Då stängde vi ner det för att erbjuda kunderna andra lösningar. Det var först i våras vi kände att programmen som finns på marknaden var så kompletta att vi ville använda dem, säger Max Blomqvist.
Parallellt med utvecklingen av det egna molnet och sedan överföringen av kunderna till befintliga programvaror har Maroni redovisningsbyrå också etablerat nya tjänster, som scanningfunktioner och andra digitala lösningar. En av utmaningarna har legat i att få med sig all personal på förändringarna. Marzena Blomqvist återkommer ständigt till att förklaringen till framgången ligger i det tydliga ledningssystem som byrån arbetar med.
– En tydlig struktur, där det framgår vilka mål vi har, hur vi följer upp, kvalitetssäkrar och hur vi ska arbeta med våra uppdrag är det viktigaste. Vi har utgått från Reko och sedan byggt på med en ISO-certifiering och de krav det ställer, samt egna mål och planer, säger hon.
Ett tydligt ledarskap är också viktigt, och att vara lyhörd för vad personalen har för önskemål. Det gäller också att avsätta tid för förändringarna, både internt och gentemot kunderna.
– Vi satsar mycket på att utbilda våra kunder. Hittills har vi jobbat med en kund i taget, men nu tittar vi på lösningar där vi kan utbilda flera kunder åt gången. Känner man att det är svårt att komma igång så rekommenderar vi att avsätta en person som börjar lära sig de nya systemen, och sedan blir den som lär upp den första kunden, säger Max Blomqvist och tillägger:
– Det är viktigt att vi tar ansvar och lär våra kunder programmen. Och att vi internt har tydliga rutiner och dokumentation kring hur vi ska göra.
Återigen: Struktur och tydlighet.
Maroni redovisningsbyrås råd till andra byråer som påbörjat sin förändringsresa men som känner sig osäkra på hur de ska gå vidare är att se över sin affärsmodell.
– Se till att ha tydliga rutiner, allt landar i rutinerna. Utgå till exempel från vad Reko säger. Och se till att hålla dina ledningssystem och dokument levande. Uppdatera dem och förenkla så att de blir användbara i den dagliga verksamheten, säger Marzena Blomqvist.
– Och känner man att det är svårt att hitta tiden kan man avsätta en person som börjar lära sig de nya systemen och efter det lär man upp den första kunden.
Charlotta Marténg