Enligt 9 kap. 5 § första stycket 7 BRL ska en bostadsrättsförenings stadgar ange de grunder enligt vilka medel ska avsättas för att säkerställa underhållet av föreningens hus. Det grundläggande syftet med bestämmelsen om fond för yttre underhåll i BRL är, enligt en kommentar till punkterna 15.10 och 15.11 i K2 (upphör att gälla för räkenskapsår som påbörjas efter 2025-12-31), att skapa en tillfredsställande kapitalbindning i föreningen. En reservering i fond för yttre underhåll uppfyller, enligt kommentaren, inte förutsättningarna för att redovisas som en skuld eller en avsättning. Reserveringen redovisas därför i eget kapital. Medel som tillförts en fond för yttre underhåll är inte tillgängliga för utdelning. Fonden redovisas därför som bundet eget kapital.
Stadgarnas utformning är av mycket stor betydelse för när reserveringen och användningen ska redovisas. Stadgarna anger också vilket belopp som ska reserveras. Detta belopp kan anges som ett belopp per bostadsyta, en procentsats av taxeringsvärdet eller på ett annat sätt.
Vilka beslut som är nödvändiga för att reservera eller ta i anspråk medel i fonden beror, enligt kommentaren i K2, på bestämmelserna i BRL och utformningen av stadgarna i den enskilda bostadsrättsföreningen. Är stadgarna utformade så att det kan beräknas vilket belopp som ska reserveras torde något ytterligare beslut av ett föreningsorgan inte vara nödvändigt. Stadgarna kan i ett sådant fall sägas motsvara det grundläggande beslutet och redovisningsåtgärden verkställighetsbeslutet. Tas fonden i anspråk för åtgärder som ligger inom de ramar som BRL och stadgarna anger för fondens användning torde styrelsen kunna fatta beslut och omföring göras när beslutet verkställs.
Enligt 7 kap. 12 § BRL ansvarar föreningen för reparationer av ledningar för avlopp, värme, gas, el och vatten om det är föreningen som har försett lägenheterna med ledningarna och dessa tjänar fler än en lägenhet. Detsamma gäller ventilationskanaler.
Löpande bokföring
Bokföring görs normalt på konto 2088 Fond för yttre underhåll.
K3-regler
Enligt punkt 38.14 ska Fond för yttre underhåll särredovisas i balansräkningen under rubriken Bundet eget kapital.
Av punkten 38.15 framgår att reservering till fonden ska redovisas som en omföring från fritt eget kapital till bundet eget kapital när behörigt organ har fattat beslut om att reservering ska göras och beslutet verkställts. Användning av fond för yttre underhåll ska enligt punkten 6.7 redovisas som en omföring från bundet eget kapital till fritt eget kapital när behörigt organ har fattat beslut om att ta fonden i anspråk och beslutet verkställts.
En reservering i fond för yttre underhåll uppfyller enligt kommentaren till punkterna inte förutsättningarna för att redovisas som en skuld eller en avsättning. Reserveringen redovisas därför i eget kapital. Medel som tillförts en fond för yttre underhåll är inte tillgängliga för utdelning. Fonden redovisas därför som bundet eget kapital.
Enligt kommentaren till dessa punkter har stadgarnas utformning mycket stor betydelse för när reserveringen och användningen ska redovisas. Vilka beslut som är nödvändiga för att reservera eller ta i anspråk medel i fonden beror på bestämmelserna i BRL och utformning av stadgarna i föreningen. Om stadgarna är utformade så att det kan beräknas vilket belopp som ska reserveras torde något ytterligare beslut inte behövas av föreningen. Stadgarna kan i ett sådant fall sägas motsvara det grundläggande beslutet och redovisningsåtgärden verkställighetsbeslutet.
Exempel: Avsättning till fond för yttre underhåll ska göras med 175 kr/m2 eller med 3 % av byggnadens taxeringsvärde.
Om årsredovisningen därmed innehåller en överföring beräknat enligt bestämmelsen i stadgarna utgör detta enligt K3 verkställighetsbeslutet. Vinstdispositionen i årsredovisningen bör därmed innehålla en rad enligt följande:
”Avsättning till fond för yttre underhåll enligt stadgarna.” I förvaltningsberättelsen beskrivs lämpligen grunden för avsättningen.
Behörigt organ kan vara årsstämma eller styrelsen. Om inget annat framgå av stadgarna är det årsstämman om är det behöriga organet.