Borde vi ha traktamenten?
Vårt företag har många resande i tjänsten, både inrikes och utrikes, men vi brukar inte betala ut traktamenten. Hur fungerar det egentligen? Hur mycket kan vi betala ut till våra anställda utan att betala skatt? Är det samma traktamenten för resor i Sverige som utomlands?
Traktamente är en ersättning som arbetsgivaren kan ge till sina anställda för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. En anställd som inte har traktamente under tjänsteresan har i stället rätt till avdrag för ökade levnadskostnader.
När du som arbetsgivaren tillämpar traktamenten som ligger inom Skatteverkets schablonbelopp, betalar du ut en viss, skattefri summa som du inte behöver betala arbetsgivaravgifter för. Arbetstagaren i sin tur behöver inte deklarera traktamentet, och får inte heller göra avdrag för det.
För arbetsgivaren kan det vara en fördel att använda traktamenten eftersom det innebär att alla anställda får lika ersättning för sina resor, oavsett hur deras lön ser ut.
För att få tillämpa traktamente måste det röra sig om en tjänsteresa, vilket betyder att arbetet måste utförts på annat ställe än den vanliga verksamhetsorten. Detta innebär minst 50 km bort. Dessutom måste en övernattning äga rum. Övernattning innebär att den anställde är borta mellan 00–06, och räknas som övernattning oavsett om den anställde faktiskt sover över eller om det i stället rör sig om arbete nattetid. Om traktamente betalas ut trots att inte en övernattning sker hanteras den utbetalningen som vanlig lön.
För skattefria traktamenten finns det olika schabloner som Skatteverket tillämpar, exempelvis kan maximalt 220 kronor betalas ut för en hel dag. Om företaget håller sig inom schablonen är traktamentet skattefritt. Traktamente får betalas ut för en tjänsteresa som pågår under längst tre månaders tid. För en halv dag, där resan påbörjas efter klockan 12.00 eller avslutas före 19.00, kan maximalt 110 kr betalas ut skattefritt. När resan pågår i flera dagar kan det självklart betalas ut traktamente både för hel- och halvdagar beroende på när resan påbörjas och avslutas.
I traktamentet ingår inte logikostnaden, utan arbetsgivaren får skattefritt ersätta den anställdas verkliga kostnad, men om arbetsgivaren inte gör detta kan det i stället betalas ut nattraktamente skattefritt på maximalt 110 kronor per natt.
Om arbetstagaren själv inte behöver bekosta sina måltider under tjänsteresan, för att de bekostats av arbetsgivaren eller för att de ingått i exempelvis hotellkostnaden, ska de skattefria traktamentet minskas enligt ett schablonavdrag. Undantag från detta sker om kosten ingår i priset för det allmänna transportmedlet som den anställde reser med. Om arbetsgivaren stått för kosten ska dessutom den anställde förmånsbeskattas för måltiderna motsvarande reglerna för kostförmån. Det sker dock ingen förmånsbeskattning för hotellfrukost.
För utlandsresor finns det också schablonregler för traktamenten, med olika maximibelopp för olika länder, några av de vanligaste destinationsländerna finns på sidan 34.
Ytterligare information och alla maximibelopp finns på Skatteverkets hemsida.
Förkortad resultaträkning
Jag driver ett mindre resebolag och jag har tidigare haft en funktionsindelad resultaträkning i min årsredovisning. Har hört att om man väljer K2 regelverket så finns en möjlighet till förkortad balans- och resultaträkning. Kan jag välja denna uppställningsform i min årsredovisning? Behöver jag ha några speciella skäl till mitt val?
Enligt 3 kapitlet 4 § och 11 § årsredovisningslagen finns det möjlighet för mindre företag att upprätta en resultat- och balansräkning i förkortad form, vilket innebär att ett antal poster slås samman. Den här möjligheten gäller oavsett om företaget tillämpar K2- eller K3-regelverket. Det behövs inga särskilda skäl för att presentera resultat- och balansräkningen på det här sättet, men du kan vara medveten om redovisningen inte blir lika informativ för läsaren.
Avskrivna inventarier
I mitt bolag har jag ett antal inventarier som är helt avskrivna, det vill säga det bokförda värdet är noll. Jag tycker det känns väldigt onödigt att ha en rad i årsredovisningen som visar noll och en nothänvisning till den raden. Tänker jag fel om jag tar bort den?
Vår bedömning är att inventarierna ska vara kvar i balansräkningen så länge som de finns kvar i ditt bolag och inte är utrangerade. Det är också lämpligt att hänvisa till en not som anger det ursprungliga anskaffningsvärdet och de ackumulerade avskrivningarna.
Anställda som vållar skada
Vårt it-företag har drygt 25 anställda där flertalet jobbar mycket ute hos våra kunder. Vi i ledningen har funderat mycket på vad som händer om en anställd vållar en skada hos kunden, antingen genom att ha sönder någonting eller genom att skada dem ekonomiskt genom sitt arbete. Om kunden kräver skadestånd, är det arbetstagarens ansvar, eller är det vi som arbetsgivare som har ansvar för detta?
Generellt är det så att arbetsgivaren har ett mycket långtgående skadeståndsansvar för sina anställdas handlingar. Som huvudregel gäller enligt skadeståndslagen att den som har arbetstagare i sin tjänst ska ersätta person- eller sakskada som arbetstagaren vållar. Det kan handla om fel eller försummelse, ren förmögenhetsskada som arbetstagaren vållar genom brott eller skada på grund av att arbetstagaren kränker någon genom fel eller försummelse i tjänsten. Reglerna är utformade på det här viset för att arbetstagaren och arbetsgivaren ska ses som en enhet, och då ska arbetsgivaren stå för de skador som kommer ur verksamheten.
Enda fallen då arbetstagaren själv kan bli skadeståndsansvarig är om det föreligger synnerliga skäl. Då tar man bland annat hänsyn till vad det är som har hänt, arbetstagarens ställning och den skadelidandes – i det här fallet kundens – intresse. Det här undantaget är utformat som en regressrätt, vilket betyder att ni som arbetsgivare kan begära pengar av den anställda men först efter att ni har ersatt kunden för skadan. Kunden skulle alltså i första hand vända sig till er som arbetsgivare för att få ersättning.
När det gäller praxis på det här området är det dock mycket sällsynt att arbetstagaren blir ersättningsskyldig för skada på det här sättet.
En trygghet för er som arbetsgivare är att teckna en ansvarsförsäkring, som också inger kunden en känsla av trygghet när de anlitar er. Premien får ni som arbetsgivare stå för i helhet.
Sofia Wallebom, Clara Hamrén, Eva Törning