Bolagsverket arbetar med att ta fram en digital tjänst för årsredovisning. Nu har man kommit halvvägs. Men för att lyckas behöver invanda beteenden ändras.
I delrapporten skriver Bolagsverket att digitaliseringen har fått genomslag. Hur märks det?
– Tydligast ser vi det i att den digitala mognaden har ökat i hela samhället. Privat blir vi fler och fler som använder oss av en mängd digitala och molnbaserade lösningar. Och de mönstren ser vi gå igen i de förväntningar som ställs på oss i det offentliga, säger Nina Brede, produktionsansvarig för enheten för tjänsteutveckling på Bolagsverket.
– Vi ser en tydlig motivation att företagen vill kunna hantera sina ärenden digitalt, inklusive årsredovisningen. Vi får ofta frågor om varför det inte går att skicka in årsredovisningen digitalt till oss. Det ger oss såklart nya och bättre förutsättningar jämfört med tidigare.
Ni skriver att det finns vissa ”invanda beteenden” som kan vara i vägen under arbetet med att digitalisera företagens årsredovisningar. Hur menar ni och vad gör ni åt saken?
– Inför den uppgiften är vi verkligen ödmjuka. Att förändra invanda beteenden är en stor utmaning. Men det är också helt nödvändigt för att vi lyckas med uppgiften. Våra kunder har med sig mycket i sina möten med oss; sin unika bakgrund med erfarenheter samt det beteende som är naturligt för dem. Och när de möter oss står de inför en speciell uppgift, i det här fallet är det att lämna in en kopia av årsredovisningen.
– Årsredovisning är i sin tur en händelse som inträffar en gång per år och som med relativt stor enkelhet kan skrivas ut, signeras, läggas i ett kuvert, frankeras och postas till oss. Det är det som vi konkurrerar med. Det ställer mycket höga krav på att vi verkligen nyttjar digitaliseringens möjligheter och skapar en enkel och användarvänlig tjänst där kunden upplever att hen tjänar tid, säger Nina Brede.
31 mars 2018 ska företagen kunna lämna in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket. Är det en realistisk plan?
– Tidsplanen kan i vissa lägen upplevas som pressad. Men samtidig fungerar det som något av en motor som driver oss framåt och ser till att vi tar snabba och nödvändiga beslut. Vi har knutit till oss många skickliga myndighetskollegor i projektet och jobbet utförs i nära samarbete med programvaruföretag, bransch- och företagarorganisationer, företagare och ombud.
– Visst tar samarbete och samverkan tid. Men jag ser samtidigt att när vi tar tillvara den samlade kunskap som finns inom årsredovisningsprocessen och den digitala utvecklingen så rör vi oss framåt med stora steg.
– Vi håller den tidplan vi själva har satt upp. Så svaret på frågan är ja, vi jobbar absolut utifrån en realistisk tidplan. Tajt men realistisk.
Sofia Hadjipetri Glantz