Glöm det där med köpa kuvert, klistra på frimärken och posta fakturorna till din redovisningsbyrå. Nu är det skanning som gäller. Genom att dra nytta av tekniken sparas tid, pengar och miljö.
För alla företag är fakturahanteringen en viktig del. Om inte kunderna faktureras korrekt blir det heller inga inkomster och i slutänden ingen lön. Men samtidigt är faktureringen något som tar mycket tid.
Vilken småföretagare har inte suttit vid köksbordet på lördagsförmiddagen och försökt att få ihop allting, samtidigt som familjen står redo att åka till fotbollsträningen.
I takt med att samhället blivit allt mer digitaliserat har dock en rad olika lösningar dykt upp för att underlätta företagarnas vardag. Långt ifrån alla företag är där än, men fler och fler har valt att ta steget och börja med elektroniska fakturor och fakturainskanning, det vill säga pappersfakturorna skannas in och blir elektroniska.
Resultat har pratat med Roger Starck, en av företagarna som genom sin redovisningsbyrå fick tipset att ändra sättet att hantera fakturor. En förändring som blev mycket lyckad. Några av fördelarna som han upplever med skanningssystemet är bland annat bättre överblick och ett billigare system. Samtidigt finns en liten oro för vad som kan hända om tekniken skulle fallera. Vad händer om nätet kraschar?
Många skanningssystem fungerar så att du skannar din faktura till en mejl-adress och den läses in i ett program. Skanningsprogrammet kommer du sedan åt från dator, surfplatta eller smartphone och i programmet matchas fakturan mot rätt leverantör, konteras och attesteras. En stor del av arbetet är automatiserat och programmet känner av var fakturan ska in. Som företagare kan du logga in när som helst och söka bland fakturorna, följa fakturans status och sammanställa rapporter. Det går också att skapa smarta attestflöden och matcha fakturor mot inleveranser till företaget.
Kärnan i hela omställningen till fakturaskanning är effektivisering.
– De större kunder vi har säger mer eller mindre att de sparar 80 procent av tiden genom skanning av leverantörsfakturor. Förr oss på redovisningsbyrån är tidsvinsten mindre. Den största vinsten ligger hos kunden genom att han eller hon sparar tid och får bättre koll på projekt och leverantörsfakturor, säger Max Blomqvist, Maroni redovisningsbyrå.
Sofia Hadjipetri Glantz, Charlotta Marténg