Skanning: ”Det är enkelt att komma igång”

Varför fungerar skanning bra för kunderna?

– Att skanna in leverantörsfakturorna är bra eftersom kunderna då får bättre kontroll. De kan koppla leverantörsfakturor till projekt på ett enkelt sätt och systemet är bra på att göra sammanräkningar. Just det skanningssystem vi använder har även bra funktioner för att sammanställa projekt och underlag till projekt. Allt det här tillsammans gör att kunden sparar mycket tid. Det är också enkelt att komma igång med fakturaskanningen.

Ska man som företagare satsa på att skanna själv eller välja en leverantör?

– Jag tycker att man kan kombinera det, en större kund som har högre krav behöver förmodligen ett system med fler funktioner. Ett mindre företag som inte har allt för många leverantörsfakturor kan klara sig bra med eget skannat material. Vi valde att outsourca en del av inmatningsjobbet till utlandet där mindre kvalificerad personal arbetar med inmatning av data då det är billigare än att låta en skanningscentral göra jobbet i Sverige. Endast stora kunder som har behov av attestflöden och bättre system ligger hos skanningscentralen.

Om man väljer en leverantör – vad ska man tänka på? Vad är viktigast?

– Jag tror att det är viktigt att inte acceptera långa avtal. Tekniken är under utveckling och det är mycket nytt som kommer hela tiden. Sitter man med långa avtal blir det dyrt eller omöjligt att byta till nyare system.

Kommer jag som företagare att få en dyr investeringskostnad om jag börjar med skanning?

– Det kan bli en del ökade kostnader till att börja med eftersom det framför allt kostar tid att ställa in alla system. Men man ska samtidigt komma ihåg att när allt är på plats så sparar kunden i slutänden mycket tid genom skanning i stället för manuell hantering av leverantörsfakturor.