Något för alla?
Kan man spara pengar med aktivitetsbaserade arbetsplatser? Ja, men det finns en fara i att använda det som budgetåtgärd.
Hur kommer det sig att aktivitetsbaserade arbetsplatser, ABW, blivit så ”inne”? Lena Lid Falkman, ekonomie doktor på Handelshögskolan i Stockholm, har lett forskningsprojektet ”Framtidens kontor” där hon och sex forskare studerat organisationer som gått över till aktivitetsbaserat arbetssätt.
– Svenskar är pigga på trender och tidiga på ny teknik. Det har säkert påverkat att aktivitetsbaserade arbetsplatser har slagit igenom i Sverige, där digitaliseringen är en förutsättning. Sen är jag övertygad om att trenden har spridit sig här tack vare vår kultur med vana och vilja att mötas och låg auktoritet och hierarki. Konceptet skapades i Holland men kom fort till Sverige, och det är i dessa två länder som det slagit, säger Lena Lid Falkman.
En fördel som de intervjuade framhöll var samverkan.
– Många pratade om att man får förståelse för vad andra i företaget gör. Istället för att man bara tänker på sin bit, så man får en större helhet. Det andra som lyfts fram är möjligheten till att styra sitt arbete själv.
Lena Lid Falkman poängterar att ABW är ett arbetssätt och en kultur snarare än enbart en kontorstyp.
– ABW förutsätter – men gynnar även – att vi kan jobba med vilka som helst, när som helst. Att man kan jobba i olika miljöer, inte bara där man råkar ha sitt skrivbord. Det gör också att man kan anpassa dagen och arbetet efter sina egna arbetsuppgifter och egna behov. Det ger en möjlighet till flexibilitet. Men med den kommer också en gränslöshet.
Och gränslösheten kan vara en risk, menar hon.
– Men det handlar inte bara om en specifik kontorstyp, utan snarare om det samhälle och arbetsliv vi lever i idag. Vi kan jobba när som helst, var som helst. Det är en tillgång, men också en fara.
Hon varnar för att införa aktivitetsanpassat kontor för att till exempel spara utrymme. ABW som kontorstyp passar inte alla verksamheter eller kulturer.
– Det finns en fara i att det används som en quick fix eller budgetåtgärd. Att man hoppar på det nya utan att se till att det funkar för verksamheten och för personerna som jobbar där. Ska man gå in i ABW behöver kontoret vara anpassat efter verksamheten och personerna, och man måste ge medarbetarna utbildning i arbetssättet, cheferna i nya sätt att leda och tekniska hjälpmedel och stöd i att använda tekniken.
Men hur ska vi som har svårt att koncentrera oss i rum fyllt av människor kunna arbeta aktivitetsbaserat?
– Jag skulle snarare säga att kontorslandskap med fasta platser är svårare – där måste du ju sitta bredvid andra människor och jobba! Idén med ABW är ju just att du ska välja miljö efter den aktivitet du ska göra. Om du behöver jobba koncentrerat så ska du kunna gå till ett rum eller en avskild plats såsom tyst zon där du kan jobba ifred utan att bli störd av andra. Har man ett eget rum så kan man bli störd av andra som knackar på! Det kan man slippa i en ABW-zon för fokusarbete.
– Med det sagt, så funkar det inte på alla kontor. I enkäten vi gjorde såg vi att många väljer att sitta hemma till exempel, för att få vara ifred. Jag vet kontor som struntar i den tysta zonen, det tror jag är en fara.
Erika Andersson
Trend eller inte?
Nya arbetssätt som bubblar?
– På ett sätt är ABW en trend som kommer att bytas ut mot andra och blir kanske ”ute”, däremot är ABW en del av en utveckling som bara kommer att fortsätta. Möjligen går en del tillbaka till fasta, egna arbetsplatser. Men vi kommer inte bli mer pappersberoende igen, för digitaliseringen fortsätter. Det som kommer att ändra framtidens arbetsplats mest är nog AI (artificiell intelligens).
Passar aktivitetsbaserat för alla typer av kontor?
– Nej. De som säljer konceptet säger det, men jag menar att det är fel. Är man inte på rätt nivå teknikmässigt eller kulturellt, så krävs det ett ganska stort förändringsarbete. Och då måste man vara beredd på att göra det. Framföra allt måste man ha en tydlig idé om VARFÖR man vill gå in i ABW.