Innehåll

Balans fördjupning nr 2 2015

Digitalisering av dokumentation

Revisorsnämnden (RN) får en hel del frågor om möjligheterna att förvara revisionsakter digitalt i stället för i pappersform. Frågorna rör bland annat förutsättningarna för att digitalisera pappersakter som avser redan avslutade revisioner varvid pappersakterna destrueras. I denna artikel ger Revisorsnämndens chefsjurist Adam Diamant sin bild av utrymmet att överföra pappersakter till digitala medier och kraven på förvaringen av dessa.

Det är i dag allt vanligare att revisionsakter, i vart fall i delar, upprättas och förvaras i digital form. Eftersom RN inte har haft någon invändning mot denna utveckling är frågan om det finns skäl att hantera en digitalisering i efterhand på annat sätt.

Utgångspunkten för bedömningen är kravet i 24 § revisorslagen (2001:883) på att revisorer ska dokumentera sina uppdrag i revisionsverksamheten för att utfört arbete och hanteringen av frågor kring revisorns opartiskhet och självständighet ska kunna bedömas i efterhand. Dokumentationen ska vara färdigställd när revisionsberättelsen eller annat utlåtande avges. Av förarbetena till revisorslagen framgår att ett av syftena med dokumentationskravet är att möjliggöra för RN att utöva sin tillsyn.

RN har i sina föreskrifter (RNFS 2001:2) om villkor för revisorers och registrerade revisionsbolags verksamhet klargjort att dokumentationskravet innebär att revisorer ska bevara sin dokumentation i ordnat skick, på ett betryggande sätt och att dokumentationen inte får vara tillgänglig för obehöriga. Dokumentationen ska vidare på RN:s begäran utan dröjsmål inges till myndigheten.

Kravet i 24 § revisorslagen ska också läsas i ljuset av ISA 230. Enligt den standarden ska revisorn samla revisionsdokumentationen i en revisionsakt och utan onödigt dröjsmål efter datumet för revisors rapport slutföra den administrativa processen med att sammanställa den slutliga dokumentationen för revisionsuppdraget. Vidare framgår att revisorn, efter det att den slutliga dokumentationen för revisionsuppdraget har sammanställts, inte får radera eller kassera någon revisionsdokumentation förrän arkiveringstiden har upphört.

De aktuella regelverken innebär sammantaget att revisorn, annat än i de undantagsfall som framgår av ISA 230 p. 13 och 16, inte får vidta ens administrativa åtgärder avseende dokumentationen efter perioden för sammanställandet av dokumentationen. Detta talar emot att det skulle kunna vara möjligt att i efterhand digitalisera pappersdokumentation.

Samtidigt synes ISA 230 vara inriktad på materiella förändringar i dokumentationen. Detta förbud att förändra akter kan enligt min mening rimligtvis normalt inte innebära att ett förbud mot att en akt förändras enbart genom att det medium den förvaras på förändras. Jag menar därför att det finns ett utrymme för att digitalisera vad som ursprungligen var pappersakter och förvara dem digitalt.

Annorlunda kan det förhålla sig med handlingar i vilka själva undertecknandet har en betydelse som revisionsbevis. Som exempel på en sådan handling kan nämnas de skriftliga uttalanden från företagsledningen som revisorn enligt ISA 580 ska inhämta. Visserligen finns det inget krav på att sådana handlingar ska förvaras i pappersform. Trots detta ger en jämförelse mellan ISA 505 p. 5 och ISA 580 p. 7 vid handen att kravet på skriftlig form rörande uttalandena från företagsledningen har en särställning bland revisionsbevisen. Jag vill därför rekommendera att den typen av handlingar, om inte annat så av bevisskäl, sparas i pappersform även om de görs till en del av den digitala akten.

Jag vill vidare framhålla att samma krav gäller de digitala akterna som de korresponderande pappersakterna. Ett första sådant krav är att akterna ska kunna ges in till RN, om myndigheten begär detta, i en form som kan läsas av myndigheten. Eftersom RN i dag saknar möjlighet att hantera annat än pappersakter är en första förutsättning att akten inom rimlig tid (normalt två till fyra veckor) ska kunna skrivas ut i läsbar form och ges in till RN. Eftersom den tid under vilken dokumentationen ska bevaras är tio år, kan detta krav innebära att den revisionsbyrå som utnyttjar möjligheten att bevara dokumentation digitalt, måste se till att den har kvar programvaror etcetera som gör det möjligt att uppfylla kravet på utskrift.

Vidare innebär kravet på att dokumentationen ska förvaras på ett betryggande sätt och hållas otillgänglig för obehöriga att det finns skäl att vara aktsam på hur akterna förvaras efter digitalisering. Jag menar att stränga krav ställs på säkerhetsåtgärder kring vem som har tillgång till dokumentationen respektive backup och liknande.

Adam Diamant är chefsjurist på Revisorsnämnden.