Balans nr 3 1978

Meningsfull kvalitetskontroll inom en revisionsbyrå

Kvalitetskontroll inom en revisionsbyrå innebär en genomgång av hela revisionsbyråns sätt att fungera. Chartered accountant Kenneth Blair Smith kommenterar i denna artikel de huvudområden som kvalitetskraven bör täcka och hur uppföljningen av kvalitetskontrollarbetet kan ske.

I den anglo-saxiska revisorsvärlden pågår för närvarande en frenetisk aktivitet för att uppnå förbättrad kvalitet. Revisorer håller på att bli målfigurer. Många anser att de debiterar höga arvoden för en meningslös, ineffektiv och kvalitativt lågt stående service. Affärstidningarna är inte alltid särskilt snälla; aktieägare och borgenärer söker få sina förluster täckta genom revisorernas ofta rätt omfattande ansvarsförsäkringar; advokatkåren har varit snabb i att exploatera ett nytt verksamhetsområde; regeringar hotar att återställa ordningen genom att överta yrkeskårens funktion som normgivare på revisions- och redovisningsområden.

Tack och lov att detta inte kan hända i Sverige kanske någon tycker.

Dessvärre kan en liknande situation utvecklas i Sverige. Mot bakgrund av ovanstående faktorer samt det personliga i intresset som säkert finns hos många revisorer i åtminstone de större svenska byråerna sammanställer jag i denna artikel några av de många synpunkter som måste tagas i beräkning om man skall införa ett meningsfullt kvalitetskontrollsystem.

SKÄL FÖR KVALITETSKONTROLL

Revisionsbyråer, på samma sätt som tillverkande bolag, är angelägna att deras slutprodukt är i gott skick och uppfyller de fastställda tekniska kraven. Skulle så inte vara fallet finns det en uppenbar risk att kunden kan bli missnöjd och reklamera varan. Är det så att bristen i varan kan skada andra kan denne ha fullgoda skäl att söka skadestånd. Tillverkande bolag söker förebygga denna risk genom att i konstruktions- och produktionsledet fastställa tekniska krav som inte får underskridas. Genom ett i processen inbyggt kontrollsystem fastställer man, vanligtvis på stickprovsbasis, att den färdiga varan uppfyller de uppställda tekniska kraven. En kombination av komplicerad teknologi och högt ställda kvalitetskrav kräver som regel en ännu kraftfullare insats i kontrollarbetet.

Att vara revisor är, eller borde åtminstone vara, att ha ett yrke med högt ställda tekniska och kvalitetsmässiga krav.

Utmärkande för mindre tillverkande bolag, speciellt de som tillverkar tekniskt komplicerade produkter, är att ägaren/företagsledaren utövar noggrann personlig övervakning av produktionsprocessen och därmed personligen känner ett samband med produktens kvalitet. Genom detta förhållande tenderar de tekniska standardkraven att förbli oskrivna (de finns i gubbens huvud) och kontrollåtgärderna att vara relativt informella. I större industrier är det längre avstånd mellan den tekniska expertisen och själva produktionsprocessen. På grund av detta och flera andra skäl (främst för att säkra kontinuiteten) har de stora företagen skriftligt fastställda tekniska krav och formaliserade kvalitetskontrollrutiner.

Det är precis samma sak med stora och små revisionsbyråer.

Kvalitetsprövning eller kvalitetskontroll i revisionsbyrå har utsikter att lyckas enbart om det finns fastställda kvalitetskrav mot vilka man kan jämföra faktiskt utfört arbete. Dylika kvalitetskrav kan uppställas av den enskilda byrån, den nationella revisorsorganisationen eller kanske en kombination av båda. På likartat sätt torde åtgärder ägnade åt att bevaka efterlevnaden av fastställda kvalitetskrav kunna utföras av den enskilda byrån, revisorsorganisationen eller, som i vissa länder, genom ett statligt organ.

FASTSTÄLLANDE AV KVALITETSKRAV

Vid första ögonkastet ett relativt enkelt arbete, men innebär i verkligheten att man måste skärskåda hela revisionsbyråns sätt att fungera. Det första, och troligtvis också det mest fatala, potentiella misstag man kan göra är att anställa fel person; misstaget kan sedan förvärras ytterligare genom att man ger den anställde otillräcklig utbildning; han/hon får inte tillräcklig erfarenhet på alltför svåra uppdrag; han/hon får inte tillräcklig handledning osv osv! Det är just sådana situationer som fastställda kvalitetskrav skall förhindra eller åtminstone lindra effekten av. Jag kommenterar härnedan de huvudområden som kvalitetskrav bör täcka:

1 Anställning av medarbetare

En revisor måste vara intelligent och tillräckligt alert för att på sikt tillgodogöra sig sin yrkeserfarenhet på ett sådant sätt att han/hon kan avgöra vad som är väsentligt och få fram erforderliga fakta om det väsentliga. Han/hon måste kunna kommunicera och på korrekt sätt samarbeta med sin omgivning. En god akademisk bakgrund och en god personlighet torde utgöra grundkraven härvidlag. En revisionsbyrå bör fastställa de erforderliga grundkraven för att säkerställa att man attraherar de bästa möjliga sökande och att man bland de sökande kan välja de mest lämpade.

2 Utbildning

Utbildning kan ges i ett flertal former; genom den nationella revisorsorganisationen; genom den enskilda byråns egna utbildningsprogram eller genom så kallad ”on-the-job training”. Den utbildning de enskilda byråerna ger är vanligtvis inriktad på de områden som inte täcks av revisorsorganisationernas grundkurser och inriktas huvudsakligen på arbetsrutiner och metodik som är byråspecifika.

En revisionsbyrå bör kunna fastställa sådana utbildningsnormer som bygger på byråns engagemang i den nationella revisorsorganisationens eget program samt ett byråinternt program som tillgodoser både byråns och den enskilde medarbetarens behov. Den enskildes kursprestation bör följas upp.

3 Val av medarbetare för olika uppdrag

Att utse medarbetare för ett uppdrag är en grannlaga uppgift som kräver att man tar hänsyn både till uppdragets tekniska svårighetsgrad och medarbetarens tekniska färdigheter. En byrå bör etablera ett system varigenom en harmonisering av dessa två variabler kan uppnås. Det är olyckligt både för klienten och den enskilde medarbetaren om alltför stor diskrepans uppstår.

4 Planering och effektivitet

Större och medelstora uppdrag kräver noggrann planering och god planering kräver insatser av de mest erfarna medarbetarna på byrån. Planeringen bör avse tidsbudgetering, utseende av medarbetare för uppdraget (och likaså sammansättningen av revisionslaget både antals- och erfarenhetsmässigt), eventuella instruktioner till andra kontor, omfattning av och eventuell specialinriktning av arbetet mot kända svaga och/eller problemfyllda områden, samordning med internrevisionen, omfattning av genomgång av datarutiner och sist men inte minst planering av arbetet så att uppställda tidsfrister kan uppfyllas.

Effektiviteten bör också särskilt beaktas i planeringsfasen. Detta kan avse framställande av förtryckta arbetspapper, användande av datorbaserad revisionsteknik, utnyttjande av internrevisionen, överenskommelse med klienten om vilka specifikationer, analyser och andra dokument som bör vara tillgängliga för revisorn vid olika tidpunkter av arbetet.

Revisionsbyrån bör sätta normer som garanterar att de ovan angivna planeringsåtgärderna alltid beaktas innan ett uppdrag startar.

5 Dokumentation

God revisionsdokumentation i modern uppfattning skall tillgodose både interna och (dessvärre kanske!) externa krav.

Internt sett förser den den klientansvarige revisorn med bevis innan han/hon undertecknar revisionsberättelsen för att det som planerats också har genomförts och att de slutsatser som dragits på olika delavsnitt av arbetet samt på uppdraget som helhet är tillräckligt underbyggda. Externt utgör revisionsdokumentationen bevis, om och när detta erfordras, att ett fullgott arbete har utförts. God dokumentation kräver att de av byrån uppställda dokumentationsreglerna vad avser uppställning av och innehåll i revisionsakterna följs. Innehållet omfattar bland annat fullgoda beskrivningar av klientens rutiner, utvärdering av intern kontroll, revisionsprogram för olika avsnitt, omfattning av utfört arbete, vad som har kommit fram under arbetet med väl underbyggda slutsatser dragna avseende olika delavsnitt samt tillräcklig dokumentation över den ansvarige revisorns utövande av sin övervakande funktion. En revisionsbyrå bör uppställa grundregler för sin dokumentation.

6 Övervakning och genomgång av utförd granskning

Man finner numera bara undantagsvis att den ansvarige revisorn vid större eller medelstora uppdrag har utfört detaljarbetet på egen hand. Detta arbete har vanligtvis delegerats till ett revisionslag sammansatt av medarbetare på olika erfarenhetsnivåer. Inom laget sker en delegering från de mera erfarna till de mindre erfarna medarbetarna. Delegering av detaljarbetet kräver att den ansvarige revisorn ser till att det arbete som utförts av assistenter övervakas samt genomgås på ett tillfredsställande sätt. En revisionsbyrå bör uppställa grundregler för hur den ansvarige revisorn skall granska utfört arbete.

7 Oberoende

Det är naturligtvis viktigt att en revisionsbyrå, dess ledare och medarbetare ekonomiskt såväl som i övrigt är oberoende av sina klienter. Om oberoende ej är för handen kan man svårligen se att revisorn har förutsättningar att på ett fullgott sätt fullgöra sitt uppdrag. Oberoendeproblematiken är komplicerad och omfattar många aspekter av mänskligt beteende. En revisionsbyrå bör uppställa grundregler för hur en oberoende ställning skall upprätthållas.

8 Intern konsultation

I dessa dagar med tilltagande svårigheter inom redovisnings- och revisionsområdet synes det ej rätt att belasta den slutgiltigt ansvarige med ensamt beslutsfattande i större problemfall; dessutom är det farligt. En revisionsbyrå bör uppställa grundregler för när en ansvarig revisor måste konsultera en kollega eller byråns tekniska råd – när sådant finns – innan byråns ståndpunkt fastställes.

9 Rapportering

Olika typer av uppdrag kräver olika slags avrapportering. De avgivna rapporterna måste vara klart formulerade och klart ange arbetets omfattning, de redovisningsprinciper som ligger till grund för rapporten och i vilken utsträckning revisorn åtar sig ansvar.

För att täcka de olika situationer där inga eller ofullständiga rekommendationer föreligger från den nationella revisorsorganisationen bör en revisionsbyrå fastställa sina egna klara och tillräckliga grundregler för avrapportering.

10 Accepterande och avsägelse av klientuppdrag

En revisionsbyrå bör fastställa grundregler som klart definierar när ett uppdrag skall frånträdas respektive ej accepteras.

11 Befordran av personal

En revisionsbyrå bör ha tillräcklig och adekvat personal på alla nivåer för att på ett ändamålsenligt sätt kunna fullgöra sina åtaganden gentemot sina klienter och samhället i övrigt. Adekvat personal på alla nivåer grundar sig på fullgoda anställnings- (se ovan) och befordringsrutiner för att på så sätt tillgodose att varje medarbetare har tillräckligt kunnande för att kunna utföra de uppgifter som förväntas av honom/henne. På samma sätt är det orätt mot den enskilde medarbetaren om befordran onödigt försenas. En revisionsbyrå bör fastställa grundregler för sina befordringsprinciper.

– – –

När de ovan nämnda normerna/grundreglerna har fastställts är det möjligt att fastställa den sista grundregeln, nämligen byråns regler för hur kvalitetskontrollen skall läggas upp för att säkerställa att de fastlagda normerna/grundreglerna uppfylles.

KVALITETSKONTROLLENS SYFTE

Syftet är, i ett nötskal, att förebygga katastrofer och förbättra kvaliteten. Dessutom torde det vara så att i större revisionsbyråer, som kanske är sammansatta av flera revisionsgrupper eller kanske omfattar ett helt nät av nationella och/eller internationella kontor, det hela tiden finns en stark önskan från högsta ledningen att vidmakthålla en jämn och kvalitativt högtstående nivå på det arbete som utföres vid byråns alla enheter. Om detta uppnås torde man kunna sova något lugnare på nätterna och känna sig lite säkrare inombords när man förhandlar med potentiella nya klienter. Även om kvaliteten redan ligger på hög nivå är kontrollgenomgångarna ovärderliga för att tillförsäkra att denna upprätthålls. Vissa revisionsmoment, som i och för sig är högst väsentliga, kan vara mindre intressanta och det kan vara alldeles för lätt att kvaliteten eftersätts på dessa områden. En systematisk kvalitetskontroll hjälper till att hålla alla vakna. En värdefull biprodukt är att de som utses att utföra kvalitetskontrollen är tvungna att vara helt insatta i, samt ajour med de kvalitetskrav vars upprätthållande det är deras uppgift att granska. Det blir därför en ständig inlärnings- eller omlärningsprocess.

Ett annat spörsmål är hur omfattande kvalitetskontrollen skall vara. Vill man genomgå varje revisionsgrupp, kontor eller uppdrag varje år eller är ett alternerande system tillfyllest? Uppenbarligen är en 100 %-ig täckning inte möjlig och skulle, inte minst, kraftigt stöta på motstånd hos klienterna, som i långa loppet måste betala för kvalitetskontrollen. Vissa större revisionsbyråer har kommit fram till att ett program som sörjer för att varje revisionsgrupp eller kontor blir föremål för genomgång vart annat eller vart tredje år bör räcka till och att man vid denna kontroll täcker in åtminstone två uppdrag för varje ansvarig (eller motsvarande) revisor inom respektive grupp eller kontor. I praktiken innebär detta vanligtvis att ca 15 % av verksamheten täcks in vid varje genomgång. Naturligt nog innebär systemet också att om något av de genomgångna kontoren ej motsvarar de uppställda kraven så leder detta till att vederbörande kontor blir föremål för förnyad genomgång följande år. Detta för att se att de åtgärder som ledningen skall ha vidtagit har fått önskad effekt. Ett flerårsprogram som skisserats ovan kräver att ett långsiktigt program för kvalitetskontroll fastlägges av byråns högsta ledning.

En annan värdefull biprodukt från kontrollarbetet är att man brukar få uppslag till ytterligare förbättringar av redan fastlagda grundregler exempelvis inom områden som dokumentation, tekniska hjälpmedel och utbildning.

ANVISNINGAR FÖR KVALITETSKONTROLLAGET

Kontrollaget bör vara sammansatt av erfarna och tekniskt skickliga revisorer. Som i vilket annat lag som helst bör en ansvarig chef utses. Kontrollaget behöver instruktioner vad avser följande avsnitt:

  • Syftet med kvalitetskontrollen.

  • Omfattningen av kvalitetskontrollen.

  • Byråns fastlagda grundregler för de områden som kontrollen avses omfatta.

  • ”Eine kurze Einfiihrung” i hur kontrollarbetet bäst bör uppläggas (all kontroll är irriterande och måste handläggas med diplomatisk skicklighet).

  • Innehållet i och omfattningen av de rapporter som laget bör avge efter avslutad genomgång. Dessa rapporter kan omfatta:

  1. Rapporter avseende enskilda uppdrag.

  2. Rapporter avseende enskilda kontor eller revisionsgrupper (dvs en summering av rapporter nämnda under 1).

  3. Rapporter avseende regioner eller dylikt (dvs en summering av rapporter nämnda under 2).

  • Hur och med vem rapporterna skall diskuteras och till vem de skall distribueras inom byråorganisationen.

Vidare behöver laget instruktioner för vilken teknik som skall användas för:

A. Genomgång av byråns allmänna funktioner:

  • Anställnings- och rekryteringsrutiner

  • Utbildning

  • Val av medarbetare för olika uppdrag

  • Oberoende

  • Accept och avsägelse av uppdrag

  • Personalbefordran

B. Genomgång av enskilda uppdrag:

  • Planering och effektivitet

  • Dokumentation

  • Övervakning och genomgång av utförd granskning

  • Intern konsultation

  • Rapportering

Dessa instruktioner är oftast uppställda i form av checklistor som, inom varje delområde, listar de många grundregler som byrån har fastlagt och mot vilka kontroll laget skall jämföra faktiskt utfört arbete och då oftast genom en enkel ”Ja/Nej”-teknik. En totalslutsats måste ges för varje delområde och en negativ slutsats måste åtföljas av en skriftlig kommentar som beskriver bakgrunden till varför situationen har uppkommit.

Ett första sammanställande av dylika checklistor är ett tidskrävande och besvärligt arbete som bör göras av en av byråns ledande tekniska experter. Inget program för regelbunden kvalitetskontroll kan införas förrän dessa checklistor har framställts och skriftliga instruktioner upprättats för kontrollagets arbete.

UPPFÖLJNING

Kvalitetskontrollarbetet är bortkastad tid om inte rapporterna följs upp och åtgärdas av byråns högsta ledning. Man bör erinra sig att huvudsyftet är att förebygga katastrofer och förbättra kvaliteten på byråns arbete. En sådan förbättring uppnås endast under förutsättning att uppdagade brister åtgärdas genom direktiv från högsta instans. Åtgärderna kan omfatta allt från en diskret förtidspensionering av en ansvarig revisor till utgivande av en intern promemoria. Bedömandet av vilka åtgärder som är lämpliga i respektive fall åvilar den högsta ledningen.

En ytterligare viktig aspekt av uppföljningen är information/kommunikation. Den ansvarige revisorn och samtliga hans medarbetare måste informeras om hur ett specifikt uppdrag motsvarade byråns fastlagda kvalitetskrav och hur byrån som helhet fungerar med alla dess starka och svaga punkter. Revisorer i ledningsposition för en grupp eller ett kontor bör informeras om hur deras grupp respektive kontor bedömts kvalitetsmässigt och där så erfordras bör byrån med vederbörande överenskomma om en plan för lämpliga åtgärder. Informationen/kommunikationen måste ges på ett sådant sätt att det påkallar en verklig insats från de inblandades sida att åstadkomma förbättringar.

Något om den ekonomiska aspekten av det ovan beskrivna kvalitetskontrollsystemet kan kanske vara på sin plats. Några större byråer har kommit fram till att det – uttryckt i timmar – åtgår ca 2 % av debiterbar tid för ett program som bygger på en flerårsplan. En dylik kostnad är inte obetydlig men kostnaderna måste vägas mot de förbättringar som uppnås.

Kvalitetskontroll har inte införts i Sverige ännu.....men det kanske kommer!

Kenneth Blair Smith, chartered accountant

För erfarna

Välkommen! Hos oss hittar du alla ekonomiska regelverk du behöver samlat på en enda digital plats. Fördjupa dig i allt från EU-rätt till självreglering, tidskrifter eller använd Rättserien där experter guidar dig till snabba svar.
  • Regler

    Här hittar du uppdaterat rättsligt material inom EU-rätt, svenska lagar och myndighetsföreskrifter. Du kan även hitta historik från 2008 och framåt.

  • Avancerad sök

    Filtrera dina sökningar och hitta rätt dokument snabbare. Vet du att det är en lag du söker efter kan du välja att visa bara de träffarna.

  • Markera & Anteckna

    Här kan du smidigt markera, anteckna och dela de avsnitt av texterna som är viktigast för dig och dina kollegor.

  • Rättserien

    Här kan du bekräfta dina kunskaper och enkelt hitta nya vägar till andra områden.

  • Jag vill veta mer

och oerfarna

Välkommen! Det kan vara svårt att hitta rätt ibland, så därför har vi samlat allt inom ekonomiska regler på ett och samma ställe. Navigera, sök eller använd Rättserien för att få svar på dina frågor.
  • Rättserien

    Här hittar du tydliga förklaringar till tusentals termer och information om var och hur du kan fördjupa dig. Till Rättserien

  • Navigering

    Allt relevant material hittar du samlat inom respektive ämnesområde.

  • Anteckna

    Skapa egna anteckningar för hur du ska gå till väga vid komplicerade regeltolkningar. Dela gärna med dig eller spara tips från dina kollegor!

  • Markera

    Använd överstrykningspennan och hitta tillbaka till det viktigaste nästa gång.

  • Jag vill veta mer

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2020 2021 2022
Prisbasbelopp 47 300 47 600 48 300
Förhöjt pbb. 48 300 48 600 49 300
Inkomstbasbelopp 66 800 68 200  
Utdelning fåmansföretag
År 2019 2020 2021
Schablonbelopp 171 875 177 100 183 700

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2019 2020 2021
Räntesats 0,51 0,50 0,50
Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2019 2020 2021
Positiv 6,51 6,50 6,50
Negativ 1,51 1,50 1,50
Statslåneränta
År 2019 2020 2021
31 maj 0,05 -0,01 0,28
30 nov -0,09 -0,10  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2019 2020 2021
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2019 2020 2021
Frukost, lunch och middag 245 245 250
Lunch eller middag 98 98 100
Frukost 49 49 50
Skattefria gåvor
År 2019 2020 2021
Julgåva 450 450 500
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 500
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2019 2020 2021
Skattesats 21,4% 21,4% 20,6%
Mervärdesskatt
År 2019 2020 2021
Normal 25 % 25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1955 1956 - 1998
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...