Vilka möjligheter finns att med begränsade arbetsinsatser uppskatta semesterskulden?

I marsnumret av BALANS presenterades Bokföringsnämndens (BFN) svar på en fråga om beräkning av semesterskuld. I detta svar konstateras bl a att BFN inte är beredd att föreslå en schablon för beräkning av semesterskuld i bokslut, som täcker alla situationer. Denna bedömning torde delas av de flesta som haft anledning att fundera över problematiken.

Syftet med denna artikel är att ta upp några beräkningssituationer och diskutera hur man med en begränsad arbetsinsats ska kunna uppskatta semesterskulden. Då det i praktiken förekommer en del missförstånd om innebörden i lag och avtal, vilka medför felaktiga beräkningar, kommer en del av utrymmet att ägnas åt sådana missförstånd.

INDIVIDUELL BERÄKNING

Om en individuell beräkning kan göras utan alltför stor arbetsinsats bör detta givetvis göras. I de fall semesterlagen följs vid utbetalning av semesterlön innebär semesterskuldsberäkningen inte några ytterligare problem utöver de som lagstiftaren redan skapat (vilka i sig får anses tillräckliga). emellertid förekommer det ibland att man efter beräkning enligt 12 %-regeln gör en uppräkning för lönehöjningar efter bokslutsdagen. Detta är ett exempel på misstolkning av lagen, som säger att semesterlön ska vara lika med, (i princip), 12 % av utbetald lön exkl semesterlön under kvalifikationsåret.

I avtalet mellan SAF och PTK har man emellertid förenklat beräkningsproceduren genom att den anställde behåller sin ordinarie lön och dessutom får ett semestertillägg motsvarande 0,6 % av månadslönen per dag. Den som lämnar sin anställning får i semesterersättning 4,8 % av månadslönen per dag. Detta procenttal används ofta vid individuell beräkning av semesterskuld för tjänstemän. I normalfallet lämnar dock inte den anställde företaget utan lyfter semesterlön. Dagskostnaden för företaget blir då inte 4,8 % av lönen utan drygt 5,1 %, vilket motsvarar ordinarie dagslön (om man räknar med 22 arbetsdagar i en månad) plus semestertillägget. Det torde därför vara principiellt riktigare att räkna med ca 5,1 % än 4,8 % vid fastställande av semesterskulden.

Den som beräknar semesterskuld genom att applicera en procentsats enligt ovan på månadslönen bör till skillnad från den som tillämpar 12 %-regeln beakta lönehöjningar efter bokslutsdagen. Om de individuella nya lönerna inte är kända vid bokslutstillfället, torde det vara enklast att göra beräkningen i det gamla löneläget och sedan räkna upp hela skulden med den avtalade eller beräknade löneförhöjningen.

SCHABLONBERÄKNING

Som BFN mycket riktigt konstaterat är det inte möjligt att tillämpa en schablon som täcker alla situationer. Däremot torde det vara möjligt att i det individuella företaget upprätta en mall för beräkning av semesterskuld utan att behöva göra en individuell beräkning. Härvid måste man dock bedöma var och en av de olika faktorer som påverkar semesterskuldens storlek.

Dessa faktorer är främst utbetald lön, semesterlönegrundande frånvaro, extra semesterdagar, sparad semester, rörliga lönedelar, utbetalda semesterersättningar och förskottssemester. Vid beräkning av semesterskuld bör man därför börja med att klarlägga situationen beträffande dessa faktorer i det enskilda företaget. Följande kommentarer kan lämnas beträffande beräkningarna.

a Utbetald lön

Här kan man som BFN framhåller, utgå ifrån löner enligt arbetsgivaruppgiften. emellertid synes det vara tveksamt att (vid kalenderår) basera skuldberäkningen på 9/12 av årslönesumman. Enligt semesterlagen skall nämligen semesterlön motsvara 12 % av lönen exkl semesterlön. Därför synes det vid schablonberäkning riktigare att ta 12 % av 8/12 av årslönen. (Det bör dock noteras att 8/12 baseras på antagandet om 1 månads semester. I realiteten är semesterperioden något längre än 1 månad.)

I detta sammanhang bör även noteras att vissa företag betalar ut hela decemberlönen i januari och att denna lön kan komma med på arbetsgivaruppgiften först ett år senare, varför semesterskuld måste ökas med hänsyn till denna löneskuld. Motsvarande gäller förstås vid andra typer av löneskulder.

Speciella problem uppstår för företag som ej har kalenderår som räkenskapsår. För den del av året där arbetsgivaruppgift saknas kan t ex bokförd lönekostnad eller uppräknad arbetsgivaruppgift användas.

b Semesterlönegrundande frånvaro

Numera synes företagen ofta ha frånvarostatistik. Om den semesterlönegrundande frånvaron uppgår till exempelvis 10 % brukar man räkna upp de 12 % till 13,2 % och applicera detta procenttal på lönesumman. Enda komplikationen i detta sammanhang kan vara att frånvaron varierar starkt mellan olika löntagarkategorier. I dylika fall kan man i stället för arbetsgivaruppgiften använda till AMF rapporterade lönesummor.

c Extra semesterdagar

Det förekommer i de flesta företag att anställda har ett antal extra semesterdagar. I dessa fall torde enda sättet att beräkna skulden vara att ta reda på hur många personer som har denna förmån samt, överslagsmässigt, uppskatta antalet intjänade extra dagar och en genomsnittlig semesterlön per dag för berörd kategori av anställda (5,1 % av genomsnittlig månadslön vid PTK-avtal).

d Sparad semester

Metodiken i detta fall blir densamma som vid beräkning av skuld för extra semesterdagar. Uppgifter om sparade dagar är i regel lätt tillgängliga. Vid fastställandet av den genomsnittliga semesterlönen per dag bör beaktas att denna kan avvika från motsvarande för extra semesterdagar, beroende på (normalt kan sannolikt företagets genomsnittliga semesterdagslön användas) vilka personer som har sparad semester. För anställda som inte omfattas av PTK-avtalet eller motsvarande och vars semesterlön beräknas exakt enligt semesterlagen kan i stället dagslönen beräknas till 0,48 % av en normalårslön.

e Rörliga lönedelar

Rörliga lönedelar omfattar provisioner premielöner, skiftersättningar etc. Semesterskulden för dessa torde enklast kunna beräknas till 12 % (eventuellt justerad för frånvaro) av kostnaden härför. Här finns dock risk för dubbelräkning i de fall man utgår från summa löner enligt arbetsgivaruppgift. I detta fall skall avsättning endast ske med 12 % av den i bokslutet upptagna skulden för provisioner etc.

f Utbetalda semesterersättningar

Personal som slutar under räkenskapsåret erhåller därvid i regel sin semesterersättning. Om omsättningshastigheten för personal är hög bör detta beaktas vid semesterskuldsberäkningen. Detta kan ske genom att från årslönesumman dra utbetalda löner till personer som slutat eller att dra utbetalda semesterersättningar från semesterskulden. Semesterersättningar intjänade under tiden före föregående kvalifikationsårs utgång bör dock i princip ej dras av.

g Förskottssemester

Omfattningen av förskottssemester varierar. I företag som följer SAFs rekommendation att låta den anställde kvittera erhållen förskottssemesterlön, torde det vara lätt att uppskatta eller beräkna fordringar p g a förskottssemester. emellertid är värdet av denna fordran svårbedömd. Enligt semesterlagen föreligger ej återbetalningsskyldighet om anställningen upphör efter 5 år eller upphör utan den anställdes eget förvållande. I de fall det är vanligt att återbetalningsskyldigheten upphör saknar fordran väsentligt värde. Det kan därför ifrågasättas om inte fordran bör upptas till ett reducerat värde redan innan 5-årsgränsen passerats.

SAMMANFATTNING

Vid schablonberäkning av semesterskuld kan man tillämpa följande mall.

Ordinarie semesterlön (beräknad enligt a) och b)

+ Skuld för extra semesterdagar c)

+ Skuld för sparade semesterdagar d)

+ Skuld avseende rörliga lönedelar e)

– utbetalda semesterersättningar f)

– fordran för förskottssemester g)

I många fall torde en eller flera av de faktorer, som påverkar semesterskuldens storlek vara beloppsmässigt oväsentliga och kan därför bortses från. Det är dock alltid viktigt att man gör klart för sig situationen i det enskilda företaget och gör beräkningarna utifrån den.

Denna artikel täcker inte alla beräkningssituationer. Då det dessutom vid samtal med kollegor visat sig att i enstaka fall olika uppfattning förekommit om hur semesterskulden ska beräknas, kanske denna artikel kan initiera något debattinlägg. Risken att intresset för den kommande semestern är större än intresset för semesterskuldsberäkning kan dock ej uteslutas.

Bo Ribers, auktoriserad revisor, Bertil Olssons Revisionsbyrå AB