Balans nr 7 1981

Klientens syn på revisionsinsatsen (i USA)

Vad tycker klienten om revisorns olika arbetsinsatser, har arvodena en rimlig nivå och utnyttjas revisorn effektivt?

Relationen mellan revisorn och klienten (det reviderade företaget) är ämnet för en i USA nyligen genomförd studie. Den har gjorts av Conference Board (rapport nr 799), en oberoende forskningsinstitution, och följer upp en tidigare undersökning (nr 544 1972).

Eftersom rapporten är av stort intresse även utanför USA, har det bedömts angeläget att i Balans referera och kommentera innehållet. Valet av refererade avsnitt och kommentarer har gjorts av artikelförfattaren.

UPPLÄGGNING, BEGRÄNSNING

När man läser denna artikel bör man veta något om undersökningen, dess begränsningar ock referensramar.

Studien redogör för uppfattningen hos 184 ekonomichefer om revisionsbyråns roll och insats. Särskilt behandlas i rapporten det numera i USA utökade rapporteringsansvaret, revisionsbyråns konsultinsatser och oberoendet, revision av företagens internationella verksamhet, synpunkter på arvodena och åtgärder för att hålla dem nere samt val av revisionsbyrå.

Det är självklart en begränsning av värdet för svenska läsare att rapporten avser förhållandena i USA. Mycket i tradition, lagstiftning och struktur skiljer sig från den svenska verkligheten. Ändå är, och mer kanske blir, en hel del lika, likartat eller i princip tillämpning här i landet, för svenska revisionsbyråer. Genom svenska bolags internationalisering blir påverkan också betydande.

Antalet enkätsvar är en inskränkning i möjligheterna till allmänna slutsatser. Det hindrar inte att rapporten mycket uppehåller sig vid enstaka yttranden av respondenter. Samtidigt ligger däri mycket av det konkreta och intressanta för läsaren. Det aktiverar och stimulerar till funderingar och slutsatser mot bakgrunden av egen referensram och till förhållanden här i Sverige. Men man skall akta sig för generella slutsatser.

Det företag som genom sina ekonomidirektörer eller controllers (i några fall intern revisionsansvariga) svarade på enkäten är (Fortune Magazine 1979, efter försäljningssiffror):

Tillverkningsföretag

Bland de 250 största

110

I intervallet 750–1 000 största

40

Handelsföretag – bland de 50 största

15

Transportföretag bland de 50 största

15

Övriga

4

184

Som synes är det nästan uteslutande stora företag, närmast jämförbara med våra större börsbolag. Förhållandet skall ihågkommas, men det hindrar inte att flera iakttagelser är av intresse även för företag av annan storlek och där företaget och dess intressegruppers behov och efterfrågan av revision respektive konsultation från revisionsbyrån har ett annorlunda mönster.

SYFTET

Rapportens syfte är inte klart uttryckt. Primärt är det förstås att återge och analysera de uppfattningar i olika frågor som framkommer i enkäten. Därutöver uttrycker man i rapporten att de synpunkter och den praxis som diskuteras är användbara för de beslutsfattare inom företaget som är ansvariga för arbetet med externrevisorerna och som har att återkommande utvärdera revisionsbyråns insats. När man ser på dessa personers situation kan man väl förstå behovet av en rapport som den refererade. De saknar i många fall jämförelseobjekt, har själva begränsad erfarenhet av arbete med olika revisionsbyråer och upplever sig sakna mått mot vilket revisionsbyråns insatser skall mätas. Detta gäller minst lika mycket motsvarande funktionärer i Sverige som dem i USA. Det är tänkbart att inte bara här i landet, genom denna ofullkomlighet, utvecklingen i kvalitén på revision och revisionsbyråer hålles tillbaka. Det är givetvis i kårens och kårmedlemmarnas intresse att söka reducera dessa olägenheter, vilket kan ske genom bl a undersökningar av refererat slag. Rapportens utgivare, Conference Board, har också som uttalat allmänt syfte att genom sina projekt biträda företags- och andra institutionsledare att fatta kloka beslut.

ÄNDRAD MILJÖ

I flera avseenden har rollen för revisorn och relationen till klienten under senare år ändrats i USA. Denna utveckling skisseras i rapporten som bakgrund till redovisningen av enkätsvaren.

Viktigast är kanske omvärldens ökade intresse för företagsamheten och dess ledning. Inte minst är företagsledningens styrnings- och kontrollfunktion fokuserad. I USA är det några uppmärksammade bolagsfallissemang och mutaffärer som lett till lagstiftning och förbättringar i rapporteringen i olika avseenden.

I samband med dem har revisorernas agerande eller brist på agerande noterats. ”Var höll revisorn hus?” har man i media frågat sig. Kritiska utredningar har fött tankar om regleringar och kontroller av olika slag. Det har också, som närmare redovisas i en serie artiklar i Balans, lett till en hel del av revisorskåren i USA självpåtagna regler, liksom till utökade krav från den statliga tillsynsmyndigheten. Exempel är bl a kvalitetskontroll, sk peer reviews och revisionskommittéer.

I samma riktning går de ökade kraven på företagens rapportering i årsredovisningar etc både avseende omfattningen (t ex inflationsdata, kvartalsrapporter) och kvaliteten/enhetligheten (t ex pensioner, leasing). Dessa påverkar revisionen och ökar kraven på revisorns kvalifikationer och arbetsinsats.

Undersökningen vill ge synpunkter på denna utveckling, huruvida det anses att revisorerna i olika avseenden skulle ha utökat ansvar. Eftersom detta rör amerikanska förhållanden vars giltighet är inskränkt här i landet, skall bara summariskt återges vissa synpunkter.

Respondenterna är skeptiska till utökning av revisorns ansvar för företagens kontrollsystem. Den nuvarande rapporteringen anses tillräcklig, kostnaden för ytterligare krav bedömdes överstiga nyttan. Kontrollsystemet anses ingå i företagsledningens primäransvar, täcka mer än redovisning etc.

Däremot anser flertalet att granskningarna av delårsrapporter har inneburit förbättringar. Det säkerställer rapporternas kvalitet, förbättrar rutinerna för granskning av bokslut som spar tid vid ordinarie bokslut, innebär bättre kännedom från revisorn om företagets verksamhet, redovisningssystem etc. Kostnadsökningarna, om alls några, är obetydliga. Granskningen av delårsrapporter utjämnar svängningarna i arbetsbelastningen för årsrevisionen och innebär att en regelbunden kommunikation etableras. Problemen kan belysas i god tid före årsskiftet.

Rapportens slutsats på detta område är att nuvarande omfattning av revisorns ansvar är tillräckligt för att tillvarataga intressegruppernas önskemål. Vidare anses att revisorerna tillför företagsledningen värdefull information om företagets redovisnings- och kontrollsystem samt om verksamheten i övrigt.

KONSULTATIONER

I USA, liksom här i landet, tillhandahåller revisionsbyråerna tjänster som är nära förknippade med revisionen, främst i redovisnings- och rapporteringsfrågor. Undersökningen belyser i vad mån konsultativa tjänster utförs för undersökta företag. Den prövar också hur revisorns oberoende anses påverkat och huruvida tveksamhet på den punkten har inverkat på företagets beslut att engagera revisionsbyrån för dessa tjänster.

94% av tillfrågade företag hade 1979 engagerat redovisningsbyrån för ett eller flera uppdrag utanför revisionen. 80 % anlitade revisionsbyrån för biträde med skatter, främst skatteplanering, utredning av skattekonsekvenser samt deklarationer.

Vanliga andra konsultationer avsåg:

  • utredning av system (redovisning, kostnadsredovisning etc)

  • ADB, utredning av behov, utvärdering

  • utredning om löne- och pensionsfrågor

  • rekrytering

Klienter anlitar revisionsbyrån för konsultativa insatser av flera skäl. Först och främst har revisorn kunnande inom redovisnings- och kontrollområdet som kan nyttjas vid uppläggning av system och kontroller, inte minst vid ADB-uppläggningar. Vidare framhålls revisorns kännedom om klientens verksamhet, system och rutiner. Detta underlättar konsultarbetet och minskar initialkostnader för projektet.

Ett tredje huvudskäl är att konsultinsatserna positivt påverkar revisionen genom den ytterligare insikt i verksamheten som utredningsuppdraget medför. Samtidigt framhålls att dessa fördelar icke uppstår om revision och konsultation utfördes av olika avdelningar inom byrån och dessa är svagt integrerade. Flera amerikanska byråer har liksom vi och andra svenska revisionsbyråer till sig knutit expertis inom områden som skatter, administrativ rationalisering, styrsystem, energiplanering, företagsöverlåtelse, datasäkerhet, dataupphandling, svinn-begränsning etc.

Anses de konsultativa insatserna påverka oberoendet eller omvärldens uppfattning om oberoendet? Detta är ju ett område revisorsorganisation och tillsynsmyndigheter ägnat stort intresse under slutet av 70-talet i USA. Vissa regler om begränsningar av och redogörelse för andel av konsultativa insatser har där införts. Det överväldigande flertalet anser att dessa regler ej påverkar användandet av revisionsbyrån som konsult. I övrigt redovisar rapporten utförligt olika enskilda yttranden om oberoendet, om behovet av utförda regler etc. Användandet av revisionskommittéer för stärkande av oberoendet belyses också.

Sammanfattande slutsats inom detta avsnitt är att en stor majoritet av företagen använder revisionsbyrån för konsultationer inom skatter och andra områden. Senare års regler i USA har obetydligt påverkat detta förhållande, med ett undantag; huvuddelen av revisionskommittéerna granskar översiktligt eller godkänner numera sådana tjänster i förväg.

INTERNATIONALISERING

Ett av syftena med enkäten är att belysa hur revisionsfrågorna löses vid utökad internationell verksamhet. Av de tillfrågade företagen har 79 % verksamhet utanför USA.

Olikheter i redovisnings- och revisionsstandard i olika länder gör det svårt att tillgodose kravet på att den totala verksamheten redovisas och revideras enligt amerikanska standards.

Kvalitén på revisionen anses allmänt lägre utanför USA, men varierande från land till land, från kontor till kontor. Brist på kunskap om amerikanska principer och kommunikationsproblem anges som särskilda problemområden, men noteringar om förbättringar under senare år görs. Ca 75 % av företagen använder moderbolagets revisionsbyrå eller revisionsbyråer för att handha granskningen av de flesta eller alla utländska grenar. Från samordnings-, kvalitets- och kontrollsynpunkt anses detta effektivt. Det bidrar också till att lämplig ”granskningsnivå” på de olika dotterbolagen etableras. Ganska många företag använder således mer än en revisionsbyrå för att granska väsentliga delar av sin utlandsverksamhet.

Bland de huvudsakliga skälen till att engagera flera revisionsbyråer hör:

  • företaget deltar i samarbetsavtal med annat bolag (med annan revisor)

  • den egna revisionsbyrån saknar kontor nära verksamheten i utlandet

  • dotterbolaget utomlands fortsätter använda den revisor man hade vid övertagandet

  • lokala byråer anlitas för deras särskilda kunskap om nationella regler eller andra förhållanden

Den allmänna slutsatsen inom detta område är att 60 % antyder att revisionskvalitén utomlands är lägre än den i USA, men att kvalitén varierar från land till land. 75 % av bolag med internationell verksamhet anlitar sina huvudrevisorer för att granska verksamheten utomlands.

De stora revisionsbyråerna i USA är alla representerade här i landet. Två av dem driver sin verksamhet helt fristående, medan huvuddelen representeras av annan byrå i Sverige. Vi har för vår del funnit att en gemenskap där vi och vår samarbetspartner Ernst & Whinney vardera tillför sin kompetens (nationell, internationell) är den bästa lösningen.

BEGRÄNSNING AV REVISIONSARVODE

Den överväldigande majoriteten av respondenterna är av uppfattningen att deras företags kostnader för revision (exklusive skatter och andra konsultationer) är rimliga. Denna iakttagelse, som också gjordes i undersökningen 1972, är intressant eftersom utvecklingen inom redovisning och annat under senare år drivit arvodena uppåt. Att arvodena anses rimliga är ett resultat av företagens och revisorernas strävan att kontrollera och effektivisera arbetet och inriktningen. Samtidigt är det en indikation om att företagsledarna inser hur viktig och komplicerad revisorns roll är.

De tillfrågade företagsledarna värdesätter också revisorernas rekommendationer om förbättringar av bolagets kontrollsystem, redovisningssystem och verksamhet i övrigt. Dessa produkter erhålles utöver de som erfordras för att underteckna revisionsberättelsen. Även vid jämförelse med andra yrkeskårer såsom advokater, företagskonsulter och liknande framstår revisorernas arvoden som rimliga. De flesta företag i undersökningen har haft sina revisionsbyråer i många år. Därigenom har företagsledningen haft möjlighet att följa arvodesutvecklingen. De flesta tillfrågade kunde konstatera att arvodena icke har ökat i proportion till företagets tillväxt eller i samma takt som inflationen. Detta trots att i flera företag numera debiteras väsentligt högre timarvoden. Detta kunde tillskrivas de ansträngningar som gjorts i samarbete med revisionsbyrån. Revisionsbyråerna använder också nya och effektivare revisionsmetoder. Flera tillfrågade anger att revisionsbyråerna numera har förbättrat sin kunskap och förståelse för företagets verksamhet och därigenom bättre kan styra inriktningen på revisionen.

Flera ur den relativt lilla grupp av tillfrågade företag som är missnöjda med arvodesnivån anger att överambitiösa regler inom redovisning och revision har resulterat i en utökning av revisorns ansvarsområde varigenom kostnaden kom att överstiga nyttan. Särskilt gäller detta granskning av information revisorn icke är skyldig rapportera på, t ex delårsrapporter, inflationsredovisning etc. Faran för legala processer mot revisionsbyråerna har också tvingat revisorer i USA till alltför många och finmaskiga skyddsnät.

Några är besvärade av bristen på konkurrens beträffande arvodena, särskilt mellan de större revisionsbyråerna, och att företagen har litet intresse av att kontrollera sina lönekostnader eftersom de debiteras klienterna. Detta har enligt några resulterat i en för hög lönenivå för revisionspersonal och i en för stor personal. Den stora omsättningen på revisionsbyråns personal är ett annat bekymmer. Den goda praktik revisionsanställda får vid arbete på flera företag, god utbildning efter grundutbildningen etc har gjort dem mycket åtråvärda för rekrytering till ekonomiavdelningar hos företag. Detta gör att revisionsbyråerna ibland tvingas använda alltför oerfaren personal på sina uppdrag med de kostnader och ansträngningar det innebär för klienten.

HUR GÖRA?

Flera angav att deras företag gör ansträngningar för att hålla nere revisionsarvodena. Det understrykes dock att detta icke får gå ut över den professionella standarden på revisionsarbetet. Följande åtgärder angavs (se tabell 1).

Tabell 1

Antal (av 176) som angav denna metod

Budgetkontroller

Planering av revisionsuppfattningen (scope)

100

Övervakning och granskning av revisionsaktiviteten

55

Samordning extern intern revision

Samordning av planer

64

Internrevisionsbiträde vid ”externrevision”

49

Ekonomipersonalens biträde

Upprättande av arbetspapper, analyser

83

Förbättrad samordning och kommunikation mellan personal och revisorer

26

Förbättring av företagets redovisnings- och kontrollsystem

24

Det är ju också i Sverige en erfarenhet att man kan hålla nere revisionsarvodena genom samordning och planering av revisionsinsatserna. En diskussion om väsentlighetsbegreppet, olika verksamhetsgrenars betydelse och andra faktorer kan göra det möjligt att spara revisionstimmar och därmed kostnader. Detaljerade planer bör skapas för hur revisionsinsatserna skall användas. En förbättrad planering medger ofta effektivitetshöjningar. Budgetprocessen gör det också möjligt att följa revisionskostnadsutvecklingen från år till år.

I den storleksklass de tillfrågade företagen befinner sig finns det en del som har internrevsionsavdelningar. Om så är fallet bör givetvis en samordning av planer och genomförande mellan extern- och internrevisionen komma till stånd. På så sätt kan i många fall de externa revisionsarvodena begränsas. Om internrevisionsavdelningen har lämpliga resurser bör dessa insättas också på bokslutsgranskning och arbetsuppgifter som eljest skulle utföras av revisionsbyrån.

En av de mest effektiva metoderna att begränsa revisionsarvodet är att låta företagets ekonomipersonal bistå externrevisorerna med upprättande av olika sammanställningar och arbetspapper. Syftet är att använda revisionsbyråns tid huvudsakligen till analyser och utvärderingar. I ett utvecklat samarbete mellan företaget och dess revisionsbyrå kommer man överens om arbetsfördelningen i detta avseende och upprättar preciserade kravlistor och tidtabeller för avlämnadet. Målet är att ha ett komplett revisionsunderlag förberett för revision. Om personalen står till förfogande och är behjälplig med svar på frågor i samband med revisionen innebär det också tidsbesparingar.

Rapportens slutsats på detta område är att ca 80 % av företagsledarna anser att deras revisorers arvoden är rimliga. De hänför detta delvis till de ansträngningar deras företag gjort i samråd med revisorerna för att kontrollera och hålla nere arvodena.

Jag tror att särskilt på detta område har de flesta svenska revisionsbyråer och företag en hel del att lära av sina amerikanska kolleger. Bättre planerad och budgeterad revisionsverksamhet, samordning med ev intern revision och biträde från ekonomipersonalen hos klientföretaget är därvid hörnstenar. Självklart har också förbättrade kontrollsystem sin stora betydelse. Revisorn kan då mer förlita sig på systemet och inskränka sina granskningsåtgärder.

I Sverige har större företag ofta två eller flera byråer engagerade i revisionen. En genomgång visar att cirka hälften av börsbolagen har det så ordnat. Det ger tillgång till större resurser och olika specialkompetens samt större geografisk spridning. Bakom ligger kanske samma tanke som när man anlitar flera bankförbindelser och delar upp engagemangen mellan dem.

UTVÄRDERING AV REVISIONSINSATSER

Det avslutande kapitlet i rapporten ägnas åt företagens utvärdering av revisionsinsatserna. Eftersom många av de undersökta företagen ger ut stora summor i revisionsarvoden är de givetvis angelägna om kvalitén på de erhållna tjänsterna. Intresset har ökat ytterligare under senare tid genom införandet av revisionskommittéer. Medvetenheten hos styrelseledamöter och företagsledare om ansvaret för bristande ekonomisk redovisning och för dåligt fungerande kontrollsystem har ökat.

Detta understryker behovet för företaget att regelbundet utvärdera revisionsverksamheten. Skillnaderna anses i första hand ligga på den tekniska kompetensen och kvalitén på givna tjänster. Det är också olika kvalité och kompetens på olika kontor och medarbetare hos revisionsbyråerna liksom skillnader i policy, metoder och tekniker, ofta relaterade till firmans storlek. Vissa revisionsbyråer har speciell kunskap om vissa branscher.

Från dessa tre utgångspunkter (arvodesnivå, ökat ansvar hos revisionskommitté och företagsledning samt iakttagna skillnader bland revisionsbyråerna) värderar huvudparten av de undersökta företagen insatserna från revisionsbyrån. För den händelse man en dag önskar byta revisionsbyrå har de flesta tillfrågade utvecklat kriterier som hjälp vid val av ny revisor.

Medarbetare på revisionsbyrån förväntas vara kunnig, oberoende, energisk och grundlig samt vara väl insatt i företagets system, metoder och kontroller. Han/hon förutsätts också vara väl insatt i utvecklingen av klientens verksamhet och bransch och i de regler och bestämmelser som påverkar rapporteringen. Han/hon ska också ha god förmåga att kommunicera på olika nivåer, med företagsledning, internrevisorer och ekonomipersonal. Företaget uppskattar också att revisionspersonalen får vara kvar hos klienten några år för att dra nytta av tidigare erhållen kunskap om företaget och dess system. En viss rotation av personal är dock önskvärd så att slentrian undvikes.

Företagen uppskattar också att revisionsbyrån håller sitt tidsschema och ställer upp omedelbart på krav från företaget om assistans.

Kvalitén på olika rapporter till företagsledning och andra bolagsorgan är också en viktig del vid utvärdering av revisionsbyrån. Särskilt värde sättes vid konstruktiva promemorior upprättade i samband med revisionens genomförande.

Ett betydelsefullt inslag vid värderingen är också tillhandahållandet av andra tjänster som löpande efterfrågas, typ konsultationer. Särskilt uttrycker de mindre av de tillfrågade företagen värdet av bred kunskap hos den anlitade revisionsbyrån.

HUR GÖRA?

Vilka möjligheter har då företaget och dess organ att utvärdera insatserna från revisionsbyrån och vilka formella hjälpmedel kan användas?

Revisionskommittén och/eller företagsledningen sammanträder någon eller några gånger per år med representanter från revisionsbyrån för att granska planer, rapporter och iakttagelser från revisionen. Givetvis har revisionskommitténs medlemmar eller företagsledningen då möjlighet att bilda sig en uppfattning om revisorernas kompetens och oberoende samt skapa underlag för jämförelse. I samband med revisionen arbetar ju revisionsbyråns personal i nära anslutning till företagets personal och ekonomiledning. I många av de undersökta företagen är det frekventa kontakter mellan den ansvarige för revisionen på revisionsbyrån och ekonomiledningen. I detta samarbete är det möjligt för ekonomiledningen att löpande utvärdera revisionsbyråns service.

Det är också vanligt bland de undersökta företagen att information om revisionens genomförande inhämtas från personalen i organisationen. Den är ofta sammanställd och förmedlad både till revisionsbyråns ledning och företagsledningen/revisionskommittén. Ofta ingår det instruktioner att problem eller glädjeämnen i relationen med revisionsbyrån skall anmälas till företagsledningen.

Flertalet undersökta företag har haft mångårigt samarbete med sina revisorer. Det finns flera skäl till detta. Allmänt sett synes de tillfrågade vara tillfredsställda med sina revisorers insatser. Ett byte av revisionsbyrå är en omständlig och kostsam process också för företaget.

Vissa företag i USA har som policy att byta revisionsbyråer med viss frekvens. Utöver detta angavs som huvudsakligt skäl för byte i de fall det skett att man trodde sig kunna få bättre service från en annan revisionsbyrå med hänsyn till den bransch eller den internationella inriktning företaget hade. De flesta tillfrågade företagen har utvecklat en lista över kriterier att använda vid utseende av en ny revisionsbyrå. Kriterierna är liknande dem som användes vid utvärdering löpande men rangordningen är olika. Bl a anges följande: professionellt anseende, kapaciteten hos personal, antal anställda och kontor, geografisk spridning på kontor, revisionsexpertis på andra områden än revision, uppskattat revisionsarvode samt särskild kunskap om företagets verksamhet och bransch.

Väsentliga iakttagelser i detta avsnitt är att 40 % av de tillfrågade har noterat skillnader i insatserna från olika revisionsbyråer, huvudsakligen rörande den professionella kompetens hos den personal som engagerats för revisionsuppdraget. Mot bakgrunden av dessa skillnader, storleken av arvodet och revisionskommitténs intresse för revisionsbyråns insats utvärderar de flesta företag insatserna gentemot kriterierna: kapaciteten hos personalen, kommunikationsförmåga och förmåga att lämna service i rätt tid. Samma kriterier skulle gälla också vid utseende av ny revisionsbyrå men då också inkludera professionellt anseende, yrkesmässig kompetens och branschkännedom.

Clas Blix, auktoriserad revisor, Bertil Olssons Revisionsbyrå AB