Balans nr 10 1987

Revision: Elektronisk post – så fungerar den i praktiken

Elektronisk post är ett praktiskt hjälpmedel som yrkesrevisorer i andra länder redan tagit i bruk. Om vissa förutsättningar är uppfyllda kan den elektroniska posten göra revisionen effektivare och bättre.

Auktor revisor Anders Hult vid Reveko Stockholm har arbetat ett par år i Kanada och redogör här för sina erfarenheter.

Sedan den historiska språngmarschen mellan Marathon och Aten har, som alla vet, meddelandeteknologin utvecklats en hel del. Idag är det inte otroligt att en liknande nyhet skulle ha sänts genom ett system för elektronisk post. I så fall skulle överföringen av informationen ha skett praktiskt taget utan tidsförlust. Eftersom information är en ”färskvara” har det alltid varit naturligt att välja den överföringsmetod som är snabbast och effektivast.

Efter ren ordbehandling är idag överföring av elektroniska meddelanden det mest utbredda automatiseringsverktyget i kontorssammanhang. Det är inte att undra på när man kan uppnå både ökad produktivitet och tidsvinster samtidigt som elektronisk post är ett mycket mångsidigt hjälpmedel.

Under min tid i Kanada såg jag elektronisk post användas av revisorer och administratörer på alla nivåer inom den revisionsbyrå där jag arbetade.

Man behövde inte nödvändigtvis ha en personlig brevlåda i systemet. Beroende på arbetsområde och befattning tilldelades brevlådor per grupp (ända upp till 40 personer) eller på individuell nivå.

I den här artikeln vill jag diskutera revisorns möjligheter att använda elektronisk post och visa på de effektivitetsvinster ett sådant användande kan medföra. Tekniska aspekter berör jag inte alls. Beskrivningarna i artikeln är i stället tänkta att vara så allmänt hållna att de ska vara applicerbara på vilket system som helst.

Med elektronisk post menar jag ett redskap som tillåter sändning, mottagning, lagring etc. av elektroniskt representerade data i form av text, program, kalkylmallar etc. Som delkomponenter i ett sådant system räknas mikrodatorer, modem, terminaler och kommunikationsprogramvara som behövs för att komma i kontakt med huvudsystemet.

Stora fördelar

Det finns stora fördelar med att använda elektronisk post inom revisionsområdet. En av de viktigaste fördelarna ligger i att meddelande- och informationsöverföring kan göras tidsoberoende. Det går t. ex. att få fram meddelanden till hårt upptagna kollegor utan att behöva veta någonting om deras scheman.

I en värld med elektronisk post ska det vara slut på telefonlappssyndromet där två personer ringer upp varandra utan att någonsin komma i kontakt. En annan viktig fördel är att åtkomsten av meddelanden i en elektronisk brevlåda är oberoende av var man själv och mottagaren befinner sig. Internationella kontakter underlättas därför mycket.

Elektronisk post är ett billigt sätt att befordra information. Jämför man kostnader per tecken (ord) sammanvägt med tiden mellan avsändande och mottagande av ett meddelande för reguljär post, telefon etc. är denna jämförelse praktiskt taget alltid till elektronikens fördel.

Små revisionsbyråer har också nytta av elektronisk post. Telefon och reguljär post är ju inte reserverade för stora organisationer så varför skulle den elektroniska posten vara det?

För att kommunicera med elektronisk post behöver man dock bl. a. dator och modem. Man måste också ha tillgång till telefon eller telefonjack. Viss utbildning av revisorerna krävs. Användandet av elektronisk post kräver en god spridning av det aktuella systemet för att detta ska kunna bli ett nyttigt hjälpmedel. Det är som vanligt motigt att vara pionjär.

Inte bara text

Med elektronisk post kan du sända meddelanden till en eller flera mottagare. Listor av mottagare kan ordnas så att alla listans deltagare nås genom att du bara anger listans namn som mottagare. Meddelanden kan förses med mottagningskvittens så att du får veta när mottagaren läst av ditt meddelande.

Meddelanden som du tar emot kan du läsa, radera, lagra, besvara eller skicka vidare.

Förutom meddelanden kan andra typer av data också sändas från en elektronisk brevlåda till en annan. Exempel på detta är kalkylmallar (inom exempelvis Lotus 1-2-3), program till mikrodatorer, olika ”utility”-program och i vissa system faktiskt även röstmeddelanden (voice mail).

Förutom att bara sända meddelanden till andra brevlådor inom ett system kan du normalt även sända meddelanden till brevlådor utanför det egna systemet. Vidare finns för det mesta också kopplingar så att du kan sända och ta emot meddelanden via telex och telefax.

Din mikrodator med modem är precis densamma som du använder för att komma åt data i olika databaser eller bulletin boards. Detta kan t. ex. vara INFOSÖK, Rättsdata etc. Du kan också komma åt andra tjänster, t. ex. att i framtiden göra dina banktransaktioner via den här utrustningen.

Stöd och hjälp i revisionen

Eftersom revisionsarbete till mycket stor del består av insamling och strukturering av information kan du utnyttja elektronisk post under flera faser i revisionsprocessen (se t. ex. FARs lärobok REVISION I, kapitel 3). Mestadels arbetar den uppdragsansvarige revisorn som spindeln i nätet och tar emot information från sitt eller sina granskningsteam. Den information som kommer in kan antingen vara underlag för uppdragets totalplanering och riskutvärdering eller helt enkelt resultatet från arbetet med de redan fastställda granskningsmomenten. Allt detta arbete kan skötas med hjälp av elektronisk post.

Med andra ord får du som revisor stöd och hjälp med att:

  • Kontrollera pågående revisionsarbeten. Läsa arbetspapper från andra medarbetare.

  • Upprätthålla kontinuerliga kontakter med klienter och medarbetare.

  • Snabbt skaffa information i olika frågor, från olika databaser eller från t. ex. revisionsbyråns specialistavdelningar.

  • Själv svara på frågor. Ge kompletterande instruktioner.

  • Via av klienten reglerade kanaler komma åt och läsa aktuella data i klientens redovisning.

  • Enkelt dokumentera all denna kommunikation, antingen i elektronisk form eller utskrivet på papper.

Elektronisk arbetsdag

Här relaterar jag hur en typisk arbetsdag kan ta sig ut för dig och dina kollegor inom en någorlunda snar framtid när elektronisk post blivit lika spridd och välkänd som telefon, post, telex etc. är idag.

När du använder dig av elektronisk post börjar normalt din arbetsdag med att du läser av vad som finns i den elektroniska brevlådan. Detta gör du mer eller mindre automatiskt precis på samma sätt som när du går och tömmer ditt postfack på kontoret.

Vad kommer du att se i din elektroniska brevlåda? Antagligen textmeddelanden av olika slag. Här kanske ligger ett meddelande från en kollega som undrar om ni kan träffas nästa torsdag och diskutera en viss klient. Här kan också finnas en fråga från kompisen som vill spela squash på onsdagskvällen. Ett av meddelandena kan bestå av en Lotus 1-2-3-mall som klarar av en viss typ av budget. Kalkylmallen har du frågat efter ett antal gånger och till slut fått den från ”hacker”-kompisen vid lokalkontoret i den lilla staden långt från ditt kontor.

Det finns också ett meddelande från den internationella samarbetspartnerns huvudkontor i New York i vilket man undrar om du har några uppgifter om en av de senaste lagarna inom nyetableringsområdet för företag i Sverige. Det är en av byråns amerikanska klienter som vill starta ett dotterbolag i Sverige. Faktiskt har det den här morgonen också anlänt ett telex till dig från byråns samarbetskontor i Sydney i Australien.

Några av de viktigaste meddelandena svarar du på direkt. De övriga sparas på din egen mikrodators hårddisk för senare bearbetning.

Den här morgonen har du också en skattefråga som du skickar till byråns skattespecialister i Göteborg. Du behöver hjälp med att bena upp reglerna för ett investeringsavdrag. Som vanligt är skattespecialisterna hårt ansatta och du kan därför inte räkna med att få ett svar direkt på telefon. Använder du i stället deras elektroniska brevlåda väntar du dig att ha ett svar redan före kvällen eftersom du vet att man på skatteavdelningen varje dag läser av sin elektroniska post och planerar dagens arbete utifrån de frågor och uppgifter som sänts in till brevlådan.

Eftersom du är en nyfiken och nyhetshungrig person kontrollerar du din brevlåda igen redan till lunch, samtidigt som du skickar iväg några meddelanden angående planeringen av revisionen i X-koncernen.

Strax innan det är dags att gå hem på kvällen kontrollerar du brevlådan igen och finner då att svaret från skatteavdelningen i Göteborg ligger där. Svaret kan skrivas ut och vidarebefordras till klienten som blir glad över ett snabbt och korrekt svar.

Tas med på resan

Nästa dag är du ute på resa. Du infinner dig hos en klient på morgonen, tar fram din bärbara dator, kopplar in den till telenätet och ringer upp din elektroniska brevlåda. Här följer du samma procedur som dagen innan när du var på det egna kontoret. Den här dagen vill du emellertid så snabbt som möjligt rapportera av dina iakttagelser från besöket hos klienten. Under dagen skriver du därför in dessa iakttagelser i den portabla datorn, sänder dem via systemet till din sekreterare som läser in dokumentet i sitt ordbehandlingssystem, kontrollerar stavningen, gör en allmän tillsnyggning av dokumentet och skriver ut det så att det ligger färdigt på ditt skrivbord morgonen efter när du är tillbaka på kontoret.

Den tredje dagen är du på ditt kontor och ska ta itu med att administrera en del arbete som kommit fram från besöket hos klienten dagen innan. Bl. a. har du bestämt dig för att genomföra en saldoförfrågan till klientens kunder. Turligt nog är det så att de flesta av de här kunderna har brevlådor i samma elektroniska postsystem. Du skriver därför in ett saldoförfrågningsbrev från en standardmall som du har lagrad i din dator. Du redigerar detta så att det kan användas för de specifika kunderna. Utestående fakturors nummer och saldon samt kundernas namn etc. finns redan lagrade på mikrodatorn efter en registeranalys som du genomfört på klientens kundreskontrafil. Filen kommer ursprungligen från klientens stordatorsystem och har lästs ned via en bandstation kopplad till mikrodatorn. Förfrågningsbreven sänds därefter ut till de olika kunderna som naturligtvis kan svara via systemet med en bekräftelse eller dementi av saldoförfrågan. Några av de aktuella kunderna har tyvärr bara telex. Det gör inte det hela omöjligt, du behöver bara knappa in några fler kommandon för att sända meddelandet från det elektroniska postsystemet till dessa klienter.

Svaret från kunderna med telex kan förstås gå från deras telexapparat tillbaka till den elektroniska brevlådan, till revisionsbyråns telexapparat eller till och med via reguljär post.

Beträffande saldobekräftelser av väsentlig betydelse för revisionen bör du överväga att begära in en extra bekräftelse via annat medium. Till exempel kan du i fallet ovan komplettera det snabba elektroniska svaret med ett skriftligt svar via vanlig post eller kurir. Då finns senare att tillgå en kompletterande underskrift från en behörig befattningshavare hos det tillfrågade bolaget.

Specialisterna blir effektivare

Min erfarenhet är att det särskilt för de revisorer som har specialiserat sig inom vissa områden, t. ex. skatter, finns självklara effektivitetsvinster att göra genom användningen av elektronisk post.

På en revisionsbyrås skatteavdelning får man varje dag in ett flertal förfrågningar från revisorerna på byrån men också direkt från klienter. I stället för att spendera lång tid varje dag i telefon kan skattekonsulterna utnyttja elektronisk post. Skatteavdelningssekreteraren kan med jämna mellanrum samla in meddelanden, skriva ut dem och lämna dem till rätt person. (När man tar emot många meddelanden varje dag kan man i stället ha automatisk avläsning av brevlådan.) Svar kan därefter snabbt prepareras av skattekonsulten som med några anteckningar på den utskrivna frågelappen lämnar tillbaka denna till sekreteraren som skriver in svaret i systemet och skickar det till den frågande revisorn/klienten.

I de fall skatteavdelningen har generella råd eller kommentarer till nya skatteregler eller kanske allmänna påminnelser och information kan dessa sändas ut till alla brevlådeinnehavare inom byrån (åtminstone en på varje kontor) eller till vissa fastställda listor av brevlådeinnehavare både inom och utom revisionsbyrån.

Som exempel kan jag nämna att skatteavdelningen på den revisionsbyrå jag arbetade hos i Kanada (Thorne Ernst & Whinney) varje år gör en analys av den federala regeringens budget. Analysen färdigställs under natten efter det att budgeten släppts. Direkt efter det att analysen blivit inskriven i ett ordbehandlingssystem sänds den via elektronisk post (Thornet, ett eget system) ut till alla lokalkontor och kan därmed ligga på klienternas skrivbord nästa dag och läsas samtidigt som man dricker morgonkaffet.

Några förutsättningar

För att revisorer ska kunna utnyttja elektronisk post framgångsrikt krävs naturligtvis vissa förutsättningar.

Som blivande användare av elektronisk post behöver du få utbildning i användning av kommunikationsprogram, modem etc. Dessutom krävs en viss förståelse för kommunikationssystemet och det elektroniska postsystemet självt. Viktigt att veta är t. ex. hur du hittar namnen på andra personers brevlådor, hur länge meddelanden ligger kvar sparade i systemet, hur du får hjälp från systemadministratören, hur du kan sätta upp nya listor med elektroniska brevlådor, hur du kan komma i kontakt med andra system etc.

Revisorer behöver också utbildas i hur elektronisk post kan användas inom just revisions/kontorsarbete för att de ska kunna bli mer effektiva och produktiva.

Utbildningen för blivande användare av elektronisk post inom revisionsbranschen måste vara byggd på en ökad datamognad hos revisorerna. Detta betyder att du som revisor måste få en allmän utbildning i användning av mikrodatorer. Här bör naturligtvis din revisionsbyrå ha ett generellt utbildningsprogram (internt eller externt administrerat) som täcker detta.

För att användandet av elektronisk post ska bli framgångsrikt krävs en ändamålsenlig utrustning. I kontorsmiljön på en revisionsbyrå är det antagligen fullt tillräckligt med stationära mikrodatorer utrustade med modem, kommunikationsprogram, skrivare och hårddisk. Elektronisk post kan också vara en del av ett centralt ordbehandlingssystem eller lokalt nätverk. Eftersom revisorn är en rörlig person behövs dessutom ett antal mikrodatorer av portabel typ. Förutom de krav som gäller för stationära datorer tillkommer naturligtvis en del andra önskemål för bärbara datorer. Bl. a. bör de vara lätta att flytta på och ha en skärm som är lätt att läsa, och kanske ska den även kunna drivas med batteri etc.

För att du som pionjär inte ska hamna i en ”Moment 22”-situation där du är alldeles ensam om att försöka använda elektronisk post gäller det att sprida systemet till så många som möjligt inom revisionsbyrån/samarbetsorganisationen. Det gäller då också att delge information om systemets existens och alla brevlådors existens. Jämför man med telefonen så var den ju, när den kom till, inte världens största uppfinning förrän den andra telefonen hade tillverkats.

Vid alla projekt för anskaffning av datorstödda rutiner måste man börja med en utredning av organisationens behov av funktioner och kapacitet inom det område man har tänkt sig att automatisera.

Naturligtvis börjar ett projekt om rationalisering av rutiner för kommunikation inom en revisionsbyrå på samma sätt.

Det är viktigt att ett sådant projekt samordnas med byråns övriga aktiviteter för att automatisera verksamheten så att föreslagna lösningar passar in i helhetsbilden (strategin) för automatiseringssträvandena.

Några av de frågor man måste svara på är ifall systemet ska vara internt eller externt, vara Sverige-baserat, kunna vara igång 24 timmar per dygn, klara sändning/mottagning av annat än ren text etc. Vidare måste kostnads/intäktskalkyler sammanställas och utvärderas för de olika system som anses uppfylla din revisionsbyrås krav.

Säkerheten är lika viktig

Det är viktigt att, innan en revisionsbyrå börjar använda ett system för elektronisk post, man skaffar sig en uppfattning om vilka säkerhetsmekanismer som finns i systemet. Frågor man måste ställa är:

  • Finns det risk för obehörig åtkomst?

  • Är användare klart identifierbara och unika?

  • Krävs det att användare identifierar sig när de loggar på systemet och verifierar sin rätt att använda systemet med password?

  • Finns det risk att information går förlorad i systemet?

  • Finns det risk att information förstörs eller ändras inom systemet?

  • Kan leverans av information försenas eller utebli?

  • Kan meddelandetrafiken avlyssnas?

När säkerhetsbedömningen av systemet har gjorts och man har utrett säkerhetsnivån, måste man sätta upp regler för vilken typ av information som får sändas via systemet. Finns det den minsta risk att information i systemet kan läsas av obehörig är det definitivt vissa typer av klientinformation som inte får sändas via systemet utan ska distribueras via andra media.

Om man t. ex. kan använda en skala från 0 till 10 för klassificering av information, där 0 utgör meddelanden av inget eller mycket ringa säkerhetsvärde och 10 utgör hemlig information, kan man lättare etablera begripliga regler för vad som får sändas via systemet.

Snabb utveckling

I vissa länder är det möjligt att komma åt sin elektroniska brevlåda via terminaler som finns ute på stan, på flygplatser etc. I Kanada har det kanadensiska televerket (Bell Canada) på några av de större flygplatserna en telefonkiosk-liknande hytt som kallas för ”Telepost”. Där kan man nå både ”Envoy”- och ”Thornet”-brevlådor. I Frankrike finns systemet Minitel. Där planerar man att bygga ut antalet fasta terminaler (kiosker) mycket kraftigt.

Denna typ av fasta terminaler är en mycket viktig komponent för en framgångsrik spridning och användning av elektronisk post. Särskilt i Frankrike har användningen av elektronisk kommunikation vuxit lavinartat under de senaste åren. Bl. a. kan man via det franska systemet komma åt en datoriserad telefonkatalog, vilket är en av över 3.000 olika tjänster systemet erbjuder.

Ett bra tips är att etablera listor på användare som har gemensamt intresse av vissa typer av information. Olika grupper är exempelvis intresserade av skatteinformation, tips om mikrodatoranvändning, intern information från revisionsbyråns redovisningssystem etc.

Listor av denna typ gör systemet mer känt och underlättar för specialistavdelningar och byråadministratörer att kommunicera med resten av byrån.

Det är ett känt faktum att infrastruktur och kommunikation är avgörande för välstånd och kontakter, vilket för revisorer definitivt är grundstenen för hög effektivitet och hög servicegrad i arbetet.

Därför, utnyttja elektronisk post i ditt arbete.

Auktor revisor Anders Hult, Reveko Stockholm