Dagens mycket effektiva mikrodatorer och lätthanterliga registeranalysprogram gör att det i de flesta fall är ekonomiskt motiverat för revisorn att genomföra datoriserade registeranalyser. Detta gäller oavsett revisionsbyråns storlek och övriga tillgängliga tekniska resurser, anser Anders Hult, auktor revisor vid Reveko i Stockholm.

Det har under åren skrivits en hel del om datorn som hjälpmedel vid registeranalyser i stor- och minidatormiljö. Syftet med denna artikel är att belysa användbarhet och kapacitet hos de idag tillgängliga mikrodatorbaserade registeranalysprogrammen som ett alternativ till stor- och minidatoranvändning. Som jag ser det kommer dessa program på några års sikt att på ett omvälvande sätt påverka revisorns arbetsmetoder.

I min bild av begreppet registeranalys innefattar jag sådana oberoende åtgärder som revisorn kan utnyttja för att studera, kategorisera, kontrollera, verifiera och rapportera information från klienternas datoriserade redovisningssystem.

De fall när det verkligen är angeläget att revisorn utnyttjar registeranalys med hjälp av dator är där det är omöjligt, opraktiskt eller i strid med god revisionssed att inte direkt granska de elektroniskt lagrade data som representerar klientens redovisningstransaktioner. Genom mikrodatorbaserade verktyg blir det betydligt mycket lättare än tidigare för revisorn att uppfylla ett sådant krav.

Det som händer när de mikrodatorbaserade verktygen blir mer allmänt använda, är att revisorn återtar sin ställning som den som kan ”se in i böckerna”. Revisorn får då precis som på den ”manuella” tiden möjlighet att ”läsa” klientens transaktioner helt oberoende av de rapporter som klientens egna rutiner serverar honom.

I huvudsak kan man tänka sig att revisorns åtgärder kommer att falla inom två kategorier av bearbetningar av datoriserade redovisningstransaktioner.

Den första avser sådant arbete som går ut på att verifiera innehållet i ett register. Hit räknas kontrollsummeringar m.m. Till den andra kategorin hänförs arbete med att skapa underlag för annan verifiering eller analytisk bedömning av registrerade data. Sådant material tas fram genom bl.a. statistiska urval, kategoriseringar, sorteringar, avvikelserapportering etc. på det bearbetade registret.

Hjälpmedlen har utvecklats

Ända sedan datorerna gjorde sitt intåg inom det administrativa området har naturligtvis revisorer haft behov av att med hjälp av likaledes datoriserad teknik kunna analysera klienternas elektroniskt lagrade redovisningsinformation.

I de tidiga åren av registeranalysarbete var revisorn hänvisad till att söka hjälp hos kvalificerade programmerare som utförde detta programutvecklingsarbete, företrädesvis då på stordatorer. Rutinerna skrevs direkt i något programmeringsspråk, t.ex. COBOL. De på detta sätt utvecklade procedurerna var mycket specifika för en viss datamaskin och för ett visst programpaket. Möjligen var det till och med så att en analysrutin bara kunde utnyttjas för ett enda system hos en viss klient. Modifieringar och anpassningar av dessa rutiner var mycket omständliga och dyra. Naturligtvis drog man sig i det längsta för att utnyttja sådan teknik, särskilt som det inte gick att övertyga klienten om att denna arbetsmetod var värd pengarna i förhållande till manuella arbetsinsatser. De tillgängliga hjälpmedlen har utvecklats mycket sedan den tiden. Bl.a. har det i många år funnits speciella revisionsprogram som revisorn kunnat utnyttja.

Faktiskt har anpassningarna av dessa verktyg i samband med att de lagts på mikrodator kunnat genomföras utan att man har behövt göra avkall på programmens prestanda och produktivitet. Snarare är numera i många fall den effektivaste lösningen när det gäller registeranalys, att utnyttja mikrodatorbaserade analysprogram. Med andra ord är dessa hjälpmedel någonting som måste tas på fullaste allvar när man planerar för anskaffning av registeranalysverktyg till revisionsbyrån.

När kan mikrodatorbaserade verktyg användas?

Ur teknisk synvinkel kan mikrodatorbaserade verktyg idag användas för att utföra registeranalyser i de flesta situationer. Filstorlek och filursprung har inte längre någon avgörande betydelse för mikrodatorns möjligheter att klara uppgiften. Begränsningar kan visserligen förekomma där det är svårt att kommunicera med klientens dator via direkt överföring eller där det är problematiskt att utnyttja ett allmänt accepterat medium som t.ex. disketter eller magnetband. Andra begränsningar som är svåra att komma förbi är olika typer av ur mikrodatorsynpunkt svårdefinierad lagring av data. Det kan röra sig om vissa ”packade” fält eller speciella typer av variabel postlängd.

Överföringsproblem beträffande filer från alla typer av datorer får man räkna med ibland. Om problem uppstår vid överföring av data eller vid läsning av redan överförda data, är det dock i normalfallet så att revisorn tillsammans med en ADB-expert då utarbetar en teknik för att ta hand om detta specifika register. Insatsen är vanligen av engångskaraktär och kan därefter utnyttjas igen under förberedelserna för kommande års analysarbete eller för andra klienters register som kommer ifrån identiska eller liknande system.

Ganska många alternativ

Alternativen för revisorn när han planerar att utföra registeranalys är ganska många. För en utförligare genomgång av fördelar och nackdelar med olika metoder hänvisas till Databehandlingskommitténs Bulletin, publicerad i Balans 5/88.

Vad jag vill beröra här är användningen av egen mikrodator för att utföra arbetet. Detta sker då i revisorns ”hemmiljö”. Vare sig det är en egen stor-, mini- eller mikrodator man utnyttjar för detta ändamål, utförs arbetet i en homogen miljö som revisorn väl känner till. Själva den invanda arbetsmiljön vid en egen dator är en viktig komponent i den effektivitetsvinst som uppnås vid arbete med mikrodator. Revisorns egna program finns ju naturligtvis redan installerade. Påloggningsprocedurer etc är också kända. Klientens data måste dock på något sätt överföras till registeranalysdatorn. Är det en mikrodator, kan man i vissa fall ta med denna ut till klientens dator och där tappa av registerinformation antingen via en direkt överföring eller genom att flytta disketter eller rullband mellan datorerna. I sådana fall kan man göra analysarbetet på den egna datorn utan att klientens material behöver föras ut från det område som kontrolleras av klienten. Detta kan vara en fördel i de fall registerinformationen betraktas som mycket känslig till sitt innehåll. Viktigt att komma ihåg är då att förstöra sådan kopierad information innan man lämnar klientens lokaler. I normalfallet kan man dock räkna med att få tillstånd av klienten att flytta informationen till revisionsbyrån.

Oavsett på vems dator analysen utförs, är det av säkerhetsskäl att föredra att revisorn endast arbetar med en kopia av klientens register.

Kostnaderna

Datorutrustning

På en revisionsbyrå behöver man normalt åtminstone en PC med mycket hög kapacitet och datakonverteringsmöjligheter. Denna maskin måste vara utrustad med hårddisk. Skrivare och kringutrustning för läsning av rullband och disketter av varierande format behövs också. För kommunikation med andra datorer är det lämpligt att ha ett modem. Beroende på vilken nivå som väljs kommer en sådan centralt belägen och stationär utrustning prismässigt att ligga i intervallet 50.000–150.000 kronor. Rent registeranalysarbete kan naturligtvis också utföras på en ordinär PC. Inget hindrar att man utnyttjar en portföljmodell. En viktig förutsättning för effektivt arbete är dock att även denna dator i så fall är utrustad med hårddisk. Det betyder att många av de datorer som tidigare anskaffats för andra ändamål även kan användas i det här sammanhanget.

Program

Förutom själva registeranalysprogrammet är det lämpligt att införskaffa en uppsättning olika hjälpprogram (utilities). Dessutom behövs kalkylprogram för att göra ytterligare analyser och sammanställningar av utdata från registeranalysen samt ordbehandlingsprogram för sådana funktioner som att ta fram personligt utformade saldoförfrågningsbrev. För att upprätta kommunikation via modem behövs också lämplig kommunikationsprogramvara. Totalkostnaden för program är svår att förutsäga beroende på varifrån registeranalysprogrammet anskaffas och vilka specifika programpaket som väljs i övrigt. I många fall tillhandahåller den internationella organisation som den egna revisionsbyrån är medlem av registeranalysprogram. Sådana program av olika prestanda är också tillgängliga på den allmänna marknaden och betingar då ett pris mellan cirka 4.000 och 15.000 kronor.

Naturligtvis är det så att ”övriga program” i en sådan investering har många alternativa användningsområden, varför kostnaden för program inte endast bör läggas på registeranalysfunktionen.

Bakgrundskunskaper

Den revisor som skall genomföra registeranalyser på klienters information måste ha goda kunskaper inom tre olika områden. För det första krävs det att man väl känner till hur en PC fungerar och vilka olika kommandon som är nödvändiga för att denna skall utföra vissa grundläggande operationer. För det andra måste man ha god kunskap om olika lagringstekniker och fältdefinitioner för alla storleksklasser av datorer. För det tredje krävs det naturligtvis att man har tillräcklig kunskap om själva registeranalysprogrammet.

För de revisorer som endast har för avsikt att genomföra själva analysarbetet och inte kommer att engagera sig i mottagande och konvertering av klientens register, räcker det att känna till vissa elementära operativsystemskommandon och att ha grundläggande kunskaper om registeranalysprogrammet självt. I dessa fall är det lämpligt att en speciell teknisk avdelning (eller person) inom revisionsbyrån tar emot registren från klienterna och genomför inläsning och konvertering av data till för PCn läsbar form. Därefter registrerar man in den fältdefinition som avser det konverterade registret och levererar sedan register och fältdefinition till den revisor som skall utföra analysarbetet.

Överväganden

Nedan redovisas några av de överväganden en revisor måste göra när han utvärderar/planerar för att använda mikrodatorprogram avsedda för registeranalys.

Det är från revisorns sida ett rimligt krav att han skall kunna använda sin vanliga PC till att utföra registeranalyser. Det skall inte vara nödvändigt för den som i vanliga fall arbetar med IBM XT, Macintosh SE eller med dem jämförbara maskiner att göra stora tilläggsinvesteringar bara för att kunna utföra ren registeranalys. Naturligtvis får man räkna med att revisionsbyrån på centralt belägna kontor bör investera i väsentligt kraftfullare maskiner men bara för att man skall kunna bearbeta mycket stora filer (kanske flera hundra megabyte) och för att kunna bistå revisorerna på fältet med mer eller mindre avancerade konverteringstjänster.

Hur stort lagringsutrymme?

Vid val av registeranalysprogramvara bör man i sin helhetsbedömning vidare ta hänsyn till hur stort utrymme själva programmet utnyttjar, dels på externt lagringsmedium (diskett eller hårddisk) och dels i datorns interna arbetsminne. Det kan vara en begränsande faktor ifall stora sådana resurser utnyttjas av programmet självt. En annan viktig fråga är huruvida det krävs att programvaran särskilt installeras på PCn eller om revisorn helt enkelt bara behöver kopiera över programmet från en diskett till PCs hårddisk. Är programvaran tillräckligt kompakt skall den som reservförfarande också kunna köras på en helt diskettbaserad PC. En viktig fråga i anslutning till kraven på lagringsutrymme är huruvida programmet är kopieringsskyddat eller ej. I vissa fall kan ett kopieringsskydd ställa till problem för användarna vid back-up-tagning, administration av hårddisken etc.

Hur stora register räknar man med att den anskaffade utrustningen skall kunna klara av att bearbeta? Storleksbegränsningar beror i huvudsak på tre faktorer: För det första påverkar programvarans egen effektivitet kapaciteten eftersom långa bearbetningstider gör det svårt att arbeta interaktivt med klientens information. För det andra har den utnyttjade datorns tekniska kapacitet (bl. a. klockfrekvens hos processorn och läshastighet hos hårddisk eller diskettstation) stor betydelse för kapaciteten att bearbeta stora informationsmängder. För det tredje sätts naturligtvis en gräns vid hårddiskens fysiska maxkapacitet. Vi ser idag vanligen hårddiskar i storleksordningen 10 MB–40 MB. Kombinerat med detta sätts i vissa lägre versioner av operativsystemet MS-DOS (före 3.3) en logisk gräns vid 32 MB, detta oavsett hur stor fysisk kapacitet en hårddisk har. Detta betyder att än så länge kan vi i normalfallet räkna med en praktisk gräns vid just 32 megabyte. Från dessa maximala 32 MB får vi förstås dessutom räkna bort sådant utrymme som utnyttjas av andra program respektive registeranalysprogrammet självt.

Vilka lagringsmedier kan läsas?

Kan programmet läsa data från alla de typer av lagringsmedia som normalt är tillgängliga från den egna PCn eller finns det begränsningar i vad programmet kan komma åt för import av analysdata? I sådana fall, hur går detta till? Om data först måste läsas in till den egna hårddisken för efterföljande konvertering, kommer man att behöva minst dubbelt så mycket diskutrymme som registret i originalversion utnyttjar. Så är det därför att programmet kommer att skapa en konverterad kopia av registret som lagras tillsammans med originalet. Dessutom är konverteringen en kritisk och ganska tidsödande process. Skulle konverteringen misslyckas, måste den ju göras om.

En kritisk fråga i de fall man upplever begränsningar i tillgängligt lagringsutrymme på hårddisken (se ovan) är programmets eventuella förmåga att läsa och bearbeta data direkt från det diskettformat respektive den bandstation för backup-band (från mini- och stordatorer), där klientens register kan tänkas ligga lagrat. Är detta möjligt, kan i princip oändligt stora register bearbetas oavsett tillgängligt hårddisk-utrymme.

Kan programmet läsa eller konvertera filer som har variabel postlängd? I vissa system används tekniken med variabel postlängd för att man skall utnyttja befintligt lagringsutrymme så ekonomiskt som möjligt. Ett register lagrat på detta sätt kan vara problematiskt att läsa för ett mikrodatorbaserat program. I normala fall kan dock problemet kringgås genom att klienten via sina rutiner för att läsa över information på backup-medium (band eller diskett) gör alla poster som läggs på bandet eller disketten lika långa. Här finns alltså stora effektivitetsvinster att göra om man ber klienten om denna extra tjänst.

Kan programmet och de hjälpmedel det behöver utnyttja, köras på en dator som är så liten och lätt att den kan anses som portabel? Detta avser både mikrodatorn själv och dess kringutrustning (t. ex. en bandstation). Skulle det vara så att klienten inte vill att känslig redovisningsinformation lämnar företagets dataavdelning, kan det vara en bra lösning på problemet att revisorn helt enkelt bär med sig sin analysutrustning till klienten och utför allt arbete i klientens lokaler.

Kostnaderna

I alla projekt som innebär en datorisering av rutiner måste man i sina kalkyler ta hänsyn till samtliga kostnadskomponenter som projektet innebär. Naturligtvis är kostnader enligt ovan för maskiner, program och utbildning en viktig del i en sådan kalkyl men därtill kommer uppskattningar av analysprogrammets effektivitet och interaktivitet samt den tid som revisorn därmed kontinuerligt behöver avsätta för att övervaka analysarbetet. Till detta kommer den tid som behöver läggas ned av revisorn för att återuppliva kunskaper från en säsong till en annan för att han skall klara av att arbeta med programmet på ett effektivt sätt. Med andra ord är ett användarvänligt program att föredra.

I vanlig ordning skall kostnaderna vägas mot intäkter. Intäkterna består i det här sammanhanget av en kombination av ökad effektivitet och ökad produktivitet. Effektivitetsökningar uppnås när det gäller t. ex. sådana arbetsuppgifter som kontrollräkningar, kontrollsummeringar, statistiska urval respektive framtagning av saldoförfrågningsbrev. Ökad produktivitet erhåller vi genom att helt nya arbetsmoment kan utföras av datorn. Hit kan vi räkna produktion av diverse grafiska uppställningar, rutiner som imiterar vissa funktioner i klientens system (exempelvis uppdatering av huvudbok från dagboksregister) och överföring av information till andra programvaror som också används för rationalisering av revisionsarbetet. Det är dock viktigt att påpeka att effektivitetsökningarna i mikrodatoralternativet mycket beror på att revisorn kan arbeta interaktivt med registerinformationen. Svar på frågor kommer nästan omedelbart och eventuella omkörningar och korrigeringar av fältdefinitioner etc. kan göras utan fördröjning. Det är också lätt för revisorn att under kontrollerade former avbryta en bearbetning.

En annan förtjänst ligger förvisso i att man får en betydligt högre precision i det arbete som utförs av registeranalysprogrammet än om samma arbetsmoment skulle utföras manuellt. Dessutom kan det vara så att god revisionssed säger oss att datoriserade hjälpmedel måste tas till för att lösa en viss granskningsuppgift. Dvs. förutom att vi kan göra mer för klienten och vår egen granskning, kan vi också utföra det ordinarie granskningsarbetet snabbare och lättare än om vi använder traditionella metoder. Beräkningen av de faktiska tids- och produktivitetsvinsterna måste dock göras för den enskilda granskningsuppgiften. Inledningsvis (första året) får man dock räkna med att ta större kostnader avseende definiering av postbeskrivningar, diskussioner med klienten etc. Även det första året visar antagligen på effektivitetsvinster men när väl detta är passerat kommer man att börja se de verkligt stora skillnaderna mot de traditionella metoderna.

Är detta ett hjälpmedel för en stor eller en liten revisionsbyrå?

Både för en ”stor” och en ”liten” revisionsbyrå kan ett mikrodatorbaserat registeranalysprogram utnyttjas på ett meningsfullt sätt. Alla revisionsbyråer har klienter med varierande komplexitet i sina databehandlingsrutiner. Det finns därför ett berättigande för mikrodatorbaserade program även på en ”stor” byrå. Programmen levererar tillräcklig effektivitet och produktivitet för detta. För den mindre byrån är det också viktigt att notera att dessa program inte är så komplexa till sin natur att det kräver stora interna underhållsresurser på byrån. Det vore annars inte meningsfullt att börja en sådan verksamhet om man måste skapa en mycket omfattande stöd- och underhållsorganisation för att programmet skall kunna användas ute bland revisorerna. De mikrodatorbaserade programmen är vanligen också lätta att använda, vilket är en mycket viktig komponent för att utnyttjandet inom den egna byrån skall bli framgångsrikt.

Arbetsgången

Efter det att revisorn har konstaterat att det är nödvändigt att utföra registeranalys på en klients redovisningsdata, kommer man när man arbetar i mikrodatormiljö att behöva utföra de arbetsmoment som beskrivs nedan.

* Beställ filen hos klienten

För att revisorn skall få tillgång till den information han vill granska, måste man beställa ett utdrag ur eller en kopia av klientens register. Här är det viktigt att revisorn har klart för sig vilka delar av klientens register eller databas som behövs för att analysarbetet skall kunna genomföras på det sätt som han har tänkt sig. Revisorn behöver alltså först få tillgång till beskrivningar över alla de register som innehåller relevanta data för analysen. Förutom den önskade innehållsspecifikationen måste man tala om för klienten vilket ”per”-datum som skall tillämpas. I en bokslutssituation är det ju ofta så att register hålls öppna tills samtliga bokslutstransaktioner har registrerats. Det gäller då att göra klart för klientens personal hur viktigt det är att alla dessa transaktioner verkligen tas med på den registerkopia som skall skickas till revisorn. Om man å andra sidan skall analysera ett lagerregister där löpande uppdateringar görs måste man ange precis vid vilken tidpunkt revisorns kopia av registret skall tas. Annars löper man risk att få med data efter avklippstidpunkten.

Det är vidare av stor betydelse att man kommer ihåg att ange för klientens personal vilka lagringsformer för data som revisorns egna anläggning klarar av att arbeta med. Det gäller både. t.ex. lagringstäthet på rullband och att man kanske inte kan läsa vissa besvärliga typer av variabel postlängd.

I samband med att beställning görs av utdrag ur informationsregister är det också viktigt att revisorn får tillstånd från ansvarig befattningshavare på rätt nivå inom företaget att föra ut register utanför klientens direkta kontroll. Vidare bör man i de fall det gäller ett personregister beakta datalagens krav på skydd av data för upprätthållande av registrerade personers integritet.

* Tag emot filen

När registret överlämnas till revisorn bör han kvittera detta på en ändamålsenligt utformad blankett. På blanketten bör förklaras vilka säkerhetsregler som revisorn internt tillämpar på erhållen information och när registret senast skall återlämnas till klienten eller förstöras. Ett liknande förfarande bör tillämpas om registret sänds med post eller bud.

* Nedläsning till hårddisk

Ett av de första tekniska arbetsmomenten är att läsa ned informationen till registeranalysdatorns hårddisk. Detta är normalförfarandet såvida inte registret är mycket stort. Är registret större än det utrymme som för tillfället finns ledigt på hårddisken eller om registret är större än hårddiskens totala kapacitet, måste analysen utföras direkt på det externa mediet, exempelvis rullband. Är dock registret hanterbart, kopieras det helt enkelt över från det medium det levererades på till den egna hårddisken.

Beroende på vilket registeranalysprogram som används, kan man i samband med kopieringen behöva göra en konvertering från ursprungligt lagringsformat för informationen till ett format som är mer normalt för mikrodatorn. Det steget i analysarbetet är tämligen okomplicerat eftersom det oftast rör sig om en ganska ordinär kopiering av information från ett medium till ett annat.

* Dumpning av innehåll

När registret väl ligger på hårddisken kan innehållet börja studeras. Om registrets format: postlängd, fältinnehåll, fälttyper etc inte är kända kan det vara en bra idé att utföra en s.k. DUMP av registrets innehåll. Man kan då på mikrodatorns skärm läsa registerinnehållet översatt enligt några standardmetoder. Detta ger revisorn hjälp med att uppskatta de variabler som är viktiga för att man skall kunna definiera registret så att analysprogrammet klarar av att tyda informationen.

* Mata in postdefinitionen

När alla tveksamheter om registrets utseende är undanröjda, registrerar man in en definition av registret. En postdefinition kan innehålla sådana uppgifter som postens längd och fältens namn, typ, startposition, längd och antal decimaler. Det går snabbt att registrera detta och vanligen räcker det att ange endast de fält som är intressanta för analysen.

* Lista delar av filens innehåll

För att kunna konstatera att postdefinitionen noterats riktigt kan man göra en snabb provlistning av registrets första poster. Om det som skrivs ut går att läsa och ser vettigt ut till sitt innehåll, har man antagligen gjort rätt. Naturligtvis måste man kontrollera läsbarheten på samtliga fält inom de listade posterna.

* Verifiera filen

För att definitivt konstatera att fildefinitionen är korrekt noterad och att man arbetar med de data som klienten har uppgivit skall ligga på registret, kan man låta kontrollsummera registret och räkna antalet poster. Överensstämmer dessa uppgifter med dem som klienten uppgivit kan det verkliga arbetet börja. Detta är operationer som går häpnadsväckande snabbt i mikrodatormiljö.

* Eventuell sammanläggning av register

På den här punkten kommer sådana åtgärder in som att samköra olika register. T.ex. kan uppgifterna i klientens lagersystem vara uppdelade på mer än ett register. Vi kanske erhåller två rullband där det ena innehåller artikelnummer, artikelnamn, beskrivning och pris medan det andra bandet innehåller artikelnummer och alla möjliga kvantitetsklasser. Skall vi kunna uttala oss om lagervärdet, måste dessa uppgifter kombineras. Det gör vi som en del av förberedelsearbetet.

* Utför analysarbetet (tester, extrakt, kategorisering, nummerseriekoll etc.)

Nu vidtar arbetet med att göra de insatser som har planerats för det aktuella registret. Här kan vi alltså tänka oss tester i form av kontrollräkning och kontrollsummering av innehållet i ett lagerregister, omräkning av provisioner i ett försäljningsregister etc. Dessa kalkyler kan genomföras med hjälp av så kallade virtuella fält, där kalkylresultatet kan läggas i speciella fält som bara existerar i datorns interna minne och inte behöver lagras tillsammans med själva grundregistret, vilket är tidsödande och utrymmeskrävande. Trots att dessa fält inte ”existerar” i registret kan statistiska uppgifter, sortering etc göras med dem som grund.

Extrakt kan göras bestående av poster innehållande stora belopp, små belopp, avvikande uppgifter (såsom marginaler, datum etc) och sådana uppgifter som rimligen skulle ha stoppats av klientens etablerade internkontrollstruktur. Eller också framställer vi ett statistiskt urval baserat på revisorns riskanalys, för senare manuell verifiering. Här kan man också låta analysprogrammet ta fram saldoförfrågningsbrev.

Vi kan kategorisera innehållet i registret efter filialtillhörighet, marknadsområde, valuta, omsättningshastighet, ålder etc. Kategorisering kan göras antingen genom att informationen grupperas på ett sätt som gör den överskådlig eller också kan detta åskådliggöras i grafisk form.

Nummerseriekontroll kan utföras för att se att inget verifikationsnummer saknas eller har dubblerats.

Vid användande av ett effektivt hjälpmedel kommer naturligtvis revisorn under arbetets gång att se nya möjligheter till analys. Det gäller då att ta vara på dessa idéer. Dock måste man komma ihåg att det är lätt att drabbas av överentusiasm när man sitter vid skärmen och arbetar. Kombinerat med att tillvarata alla idéer gäller det också att hinna stoppa i tid, d.v.s. när revisionen inte tillförs något ytterligare av en utvidgad analys. Det är ju också så att det material som tas fram vid en registeranalys vanligen måste vidarebehandlas manuellt på något sätt. Antingen måste man helt enkelt notera en slutsats på materialet eller också måste detta verifieras mot underlag för redovisningen.

Flera av stegen i denna och föregående punkt kan läggas samman i körningar som ej behöver övervakas (batch). I sådana gruppkörningar av kommandon kan också den extra möjligheten utnyttjas att göra flera bearbetningar av ett register parallellt. Programmet får då under en enda läsning av registret genomföra samtliga kommandon för granskningen. Denna möjlighet sparar ytterligare tid för revisorn och för upp mikrodatorprogrammets effektivitet i eller t.o.m. över stordatornivå. Den höga effektiviteten i kombination med revisorns ”närhet” till materialet gör att total nedlagd tid för revisorn endast blir en bråkdel av vad som är fallet i mini- och framförallt stordatormiljö, där det finns ett otal olika anledningar till varför revisorn måste vänta på att se sina körningsresultat.

* Skriv ut listor och behandlingslogg

Efter själva analysarbetets slut måste resultatet och arbetet dokumenteras. Det görs enklast genom att man helt enkelt skriver ut rapporter från de olika granskningsmomenten, såvida inte detta gjorts redan under analysarbetets gång. Därtill skall logginformation skrivas ut så att det i efterhand går att klargöra hur analysarbetet utförts och vilka register och variabler som utnyttjats. Här anges också datum och tid för när arbetet utfördes.

* Gör säkerhetskopior, arkivera

Sådan information som är till nytta för granskningsarbetet och följande års analyser skall sparas på back-upmedium och förvaras på betryggande sätt, vanligen disketter. Detta omfattar normalt inte själva redovisningsregistret utan endast definitioner av filens innehåll, vissa körningsrutiner, logginformation samt de urval som har gjorts ifrån filen.

* Utför tester och verifiering på det utlistade materialet

Efter det att arbetet vid datorn slutförts, återstår en hel del manuellt arbete för att verifiera och bedöma innehållet i de framtagna rapporterna. Det kan inte upprepas nog många gånger att allt material som tas fram under analysarbetets gång senare måste tas om hand för manuell analys. Påpekandet är nödvändigt bl.a. för att den revisor som utför analysarbetet vid datorn skall tänka sig för så att endast sådan information tas fram som är meningsfull för fortsatt verifieringsarbete och att detta görs i sådana volymer att det kan hanteras.

Nytta för klienten

Registeranalysprogram kan också vara till stor nytta för klienten. Antingen kan han läsa de rapporter revisorn tar fram som ett led i revisionen eller också skaffar han sitt eget mikrodatorsystem för registeranalys.

På samma sätt som revisorn är intresserad av att kunna analysera data utan att behöva besitta avancerade tekniska kunskaper har internrevisorer och controllers samma typ av önskemål. Det bör poängteras att det mikrodatorbaserade registeranalysverktyget öppnar tunga portar för många kategorier av befattningshavare som känner behov av att t.ex. studera information från stor- och minidatorsystem utan att behöva koppla in sig via terminal. Om data överförs på t.ex. rullband till en mikrodator, kan analysarbetet utföras på ett oberoende sätt. Överföringshastigheten är dessutom betydligt högre än vad som blir fallet om man skickar data över terminalkopplingar eller modem. Dessutom behöver man inte utnyttja dyr centraldatorkapacitet vid detta arbete.

Viktigt att veta

Viktigt att veta för en användare oavsett var han sitter är huruvida analysprogrammet klarar av att arbeta på ett sådant sätt att konversationen med användaren kan kallas interaktiv. Detta kräver att programmet arbetar mycket snabbt och att bearbetningar kan startas direkt samt att svar erhålles utan tidsspillan. En central fråga i detta hänseende är ifall instruktionerna till programmet kräver att kompilering utförs innan de kan exekveras eller om programmet tar hand om och utför de givna kommandona direkt. Svaret på denna fråga är att en del av de idag tillgängliga registeranalysprogrammen uppfyller även dessa krav.

Åtkomsten till ett registeranalysprograms olika funktioner bör kunna regleras av behörig användare. Dock görs antagligen detta bäst via ett generellt behörighetssystem för mikrodatorn snarare än för den specifika registeranalysapplikationen.

Viktigt att se upp med är också ifall programmet kan utnyttja/läsa svenska bokstäver i variabelnamn eller innehållet i själva registret. Vissa utländska program har sådana problem och det bör uppmärksammas.

Anders Hult, auktor revisor vid Reveko i Stockholm