Denna andra ADB-Bulletin från FARs databehandlingskommitté täcker några aktuella ämnen främst inom området datorisering av revisorns arbete. I bulletinen beskrivs också de senaste aktiviteterna inom Bokföringsnämnden för att se över regler för systemdokumentation och behandlingshistorik. Vidare redogörs för skriften ”Säkerhet i persondatorer” från samarbetsgruppen FAR-SDF-IIR och för hur kvaliteten på datorskyddet påverkar revisionen.
En mycket vanlig åtgärd i samband med revisionsarbete är utskick av saldoförfrågningsbrev till en klients kunder, leverantörer, finansiärer etc. Till detta kommer arbete med administration av svar, utsändning av påminnelser etc.
Traditionellt har detta arbete utförts så att förfrågningarna manuellt noterats på särskilda formulär och sekreterare har fått skriva mer eller mindre personligt utformade brev till de tillfrågade.
Steget före själva brevskrivandet – att ta fram det urval som skall tillfrågas – har fått utföras manuellt ur exempelvis klientens listor och rapporter.
Med den idag tillgängliga tekniken (i första hand genom användning av mikrodatorer) görs arbetet i många fall enklast och effektivast genom att man följer nedanstående steg:
* Bestäm kriterier för (främst urvalsmetod) och storlek på det urval som skall behandlas i saldoförfrågan.
* Genomför urvalet. Detta bör företrädesvis göras med datoriserade hjälpmedel för att få hög precision, statistisk säkerhet och möjlighet att snabbt utföra tilläggsurval.
De selekterade uppgifterna bör läggas i ett register på mikrodatorn som kan läsas av det ordbehandlingsprogram byrån använder. Kan inte uppgifterna automatiskt föras över till ett datoriserat register bör de i stället matas in manuellt till detta.
* Komponera det brev som skall användas i förfrågningsarbetet. I de fält i brevet som representerar namn, adress, datum, förfrågat belopp etc (variabla fält), markeras att uppgifterna skall hämtas från det selekterade materialet som finns i det datoriserade registret. Instruktioner för hur detta skall utföras finns i manualen för ordbehandlingsprogrammet under rubriken ”mail-merge” eller ”kopplad utskrift”.
* Skapa breven. Följ också här instruktionerna för ordbehandlingsprogrammets ”mail-merge” eller ”kopplad utskrift”.
* Importera registret med det selekterade materialet också till ett kalkylprogram (Lotus 1-2-3, Excel, SuperCalc, Multiplan eller dylikt). Inom kalkylmallen, som på detta sätt skapas, noterar man sedan enkelt uppgifter om bekräftelser eller avvikande svar, uteblivna svar, påminnelsebrev etc. Alla de registrerade uppgifterna kan sedan sorteras, kategoriseras och utnyttjas för fortsatt administration och utfallsbedömningar för en saldoförfrågan.
Behöver exempelvis påminnelsebrev sändas ut, kan underlag för dessa brev enkelt hämtas ur kalkylmallen och importeras in i ordbehandlingsprogrammet. Breven skapas på samma sätt som beskrivits ovan.
Den ovan beskrivna arbetsmetoden ger för medelstora och större saldoutskick avsevärda rationaliseringsvinster. Vidare kan saldoförfrågningsbrevets text formuleras fritt och kan dessutom omfatta vilka uppgifter som helst ur klientens reskontra, fordringsstock etc. Ur kostnadssynpunkt ligger stora vinster i att man kan utnyttja på byrån redan befintlig programvara i form av ordbehandlingsprogram, kalkylprogram och eventuellt även registeranalysprogram. Fördelaktigt är naturligtvis också om den egna byrån tillhandahåller standardmallar för arbetet. Dock behålls en hög flexibilitet genom användandet av kända programvaror, där revisorerna själva kan anpassa brevtexten till en specifik situation och dessutom kan ta fram den statistik som är väsentlig vid uppföljningen av saldoutskicket.