SRS och RSV tillbakavisar kritiken att man glömt bort stordatormiljön när man utarbetade normer för bokföringsprogram.
I Balans 4/91, fanns intagen en artikel av Ingemar Glans och Anders Malmeby från Bohlins Revisionsbyrå med rubriken ”Normer skapar ojämlikhet inför lagen”. Artikeln kommenterar rapporten ”Krav som enligt bokföringslagen kan ställas på ADB-bokföringsprogram för persondatorer enligt projektbeskrivning 1990-03-21” som en gemensam arbetsgrupp för SRS/RSV framtagit och översänt till Bokföringsnämnden i augusti 1990.
SRS/RSV-arbetsgruppen, som har bestått av Peter Alnebring och Jan F. Jonsson som representanter för SRS samt Kent Björkdahl, Jan Olsson och Christer Westermark som representanter för RSV, vill med denna replik lämna vissa kommentarer med anledning av artikeln.
Observerat brister
Bakgrunden till SRS/RSVs förslag är dels att man under en längre tid observerat brister i många ADB-bokföringsprogram, dels att Bokföringsnämnden p.g.a. knappa resurser inte haft möjlighet att aktivt arbeta med frågan.
SRS/RSV har därför avsatt egna utredningsresurser och genomfört en förstudie omfattande ett 50-tal bokföringsprogram samt framlagt ett förslag till kravspecifikation baserat på bokföringslagen. Övergripande princip vid formuleringen av kravspecifikationen har varit att bokföringslagens regelverk ej gör åtskillnad på huruvida bokföringen rent praktiskt sker manuellt eller med hjälp av dator.
Väckt intresse
Vi har med tillfredsställelse noterat att vår rapport väckt intresse på många håll inom redovisningsområdet. Så vitt vi erfarit har rapporten till helt övervägande del emottagits positivt. Trots att någon rekommendation eller anvisning från Bokföringsnämnden ännu inte presenterats, har ett flertal tillverkare av bokföringsprogram tagit till sig innehållet i rapporten vid sitt fortsatta arbete med utveckling av sitt bokföringsprogram.
Som framgår vid genomläsning av Glans/Malmebys artikel har de läst arbetsgruppens rapport noggrant och har i sin artikel i Balans lämnat en hel del synpunkter på densamma Tyvärr fanns inte arbetsgruppens rapport intagen i tidningen varför de läsare, som inte haft möjlighet att ta del av rapporten, kan ha fått en felaktig bild av den genom Glans/Malmebys artikel eftersom flera missuppfattningar tycks föreligga.
Projektets avgränsningar
Arbetsgruppen har, i konsekvens med förstudiens riktlinjer, avgränsat sitt förslag till att enbart avse program för bokföring, dvs ej försystem (reskontra, lager, löner etc). Förslaget behandlar bokföringsprogram och inte standardsystem inom själva databehandlingen såsom operativsystem och standardiserade programhjälpmedel. Förslaget fokuserar sig på egenskaper och förhållanden kring mjukvaran och i den fysiska form den saluförs.
Avgränsningen i förhållande till försystemen innebär naturligtvis inte att dessa skulle vara oväsentliga i bokföringssammanhang eller att avlämningen från försystem till den centrala bokföringsdelen skulle sakna intresse. Tvärtom. Arbetsgruppen har i rapporten formulerat kraven på följande sätt:
”Det förekommer bokföringsprogram som är integrerade med eller tar emot data från försystem, t.ex. lönesystem. I sådana fall skall behandlingshistoriken i erforderlig utsträckning dokumentera detta så att det framgår vilken bearbetning som utförts i bokföringsprogrammet.”
Missat poängen
Storleken betyder ingenting hävdar Glans/Malmeby och syftar då på datorn. Tyvärr har de nog missat poängen med förslaget. Det mindre företaget, som tar steget från manuell bokföring eller från bokföringsbyrå, väljer oftast en PC med standardbokföringsprogram. Företaget saknar oftast egen ADB-expertis och måste helt och hållet förlita sig på sin ADB-leverantör. De har inte egna resurser att bedöma om bokföringsprogrammet uppfyller BFLs krav men bär likväl ansvaret för sin bokföring. I företag med stordatormiljö finns redan i dagsläget helt andra resurser och möjligheter för att säkerställa en fullständig och korrekt ADB-bokföring.
Mot denna bakgrund, och det faktum att förstudien visade en vildvuxen marknad av bokföringsprogram, ansåg vi det försvarligt att i ett första steg precisera krav och normer för bokföringsprogram för persondatorer. Givetvis skall även företag med stordatormiljö följa bokföringslagens krav, därom är vi ense.
Enbart huvudbokföringen
Glans/Malmeby påstår att förslaget enbart berör huvudbokföringen. Påståendet är emellertid helt gripet ur luften. Vi har svårt att förstå anledningen till denna uppenbara felinformation till läsarna. Envar som tar del av förslaget kan förvissa sig om att följande områden behandlas i den omfångsrika rapporten:
löpande bokföring
systematisk bokföring, huvudbokföring
årsbokslut
årsbokslut i AB, jordbruk och ekonomisk förening
verifikationslåsning och bokföringens beständighet
rättelser i bokföringen
automatkontering
systemdokumentation
behandlingshistorik
säkerhetskopiering
verifikationsnummerserier
kontoplan
förkortning/förlängning av räkenskapsår
Vi hoppas att flera intresserade tar del av rapporten och ger synpunkter på vilka ytterligare områden som eventuellt också bör beaktas i sammanhanget. Rapporten är överlämnad till Bokföringsnämnden och handläggs där.
Ganska enkla krav
Glans/Malmeby hävdar att det i strid med BFN:3 utvecklats en praxis bland revisorer när det gäller tolkningen. De redogör inte närmare för denna praxis och vi avstår därför från kommentar.
Som framgår av vår rapport är det ganska enkla krav vi ställer på behandlingshistoriken. Den fråga man ställer sig är; kan man tala om behandlingshistorik om det ej framgår vem som gjort körningen och vilken dag den gjordes? I propositionen till 1976 års bokföringslag, prop. 1975:104, anges på sidan 193 exempelvis
”För egen del vill jag framhålla att det måste vara ett oeftergivligt krav, då automatisk databehandling används, att man utan svårighet i efterhand kan följa och kontrollera hur de enskilda posterna har behandlats och vilka bearbetningar som företagits inom datasystemet”.
Redan idag uppställer bokföringslagen krav på behandlingshistorik – åtminstone om den behövs. Kan man då verkligen påstå att man har en behandlingshistorik om man inte ens därav kan utläsa när och av vem en körning gjorts?
Självklart med beskrivning
För vår del har det framstått som en självklarhet att en köpare av ett bokföringsprogram skall få med en beskrivning av vem som har gjort programmet, vad programmet gör etc. Det är egentligen inte konstigare än att bruksanvisning/beskrivning medföljer nästan alla hårdvaror, det må sen gälla en svarv eller dammsugare. Samma utgångspunkt har BFN haft i ett par uttalanden från senare tid. Såväl i BFN U 89:2 som U 89:8 utgår man från att systemdokumentation skall finnas. Vi kan inte acceptera att Glans/Malmeby vill lämna den bokföringsskyldige användaren av persondatorer i sticket genom att inte kräva systemdokumentation till bokföringsprogrammet och ej heller kräva att denna skall vara skriven på svenska.
En halvmesyr
Begreppet grundbokföring är av hävd entydigt avgränsat i såväl tid som rum. Grundbokföring består i att post för post notera verifikationerna. Detta kan antingen ske manuellt i en bok, maskinellt på kort eller lösblad eller via ett tangentbord på ADB-medium. Grundboken, som är det färdiga alstret, kan utgöras av böcker, kort, lösblad, magnetband eller diskett. Tidigare var hålkort och hålremsa vanliga ADB-medier.
Glans/Malmeby har i sin artikel bland annat skrivit; ”Av praktiska skäl måste därför den som bokför ha möjlighet att ta ut en kontrollista över registrerade verifikationer före det att dessa definitivuppdateras”. Författarna hävdar vidare;
”Vi anser m.a.o. att användarna skall ha möjlighet att rätta felregistreringar fram tills dess att berörda verifikationer definitivuppdateras. Därefter skall rättelse endast kunna ske via rättelseverifikationer”.
Glans/Malmeby vill, av skrivningen att döma, få vissa företeelser att framstå som helt normala och legala.
Det gäller preliminärt grundbokfört, preliminäruppdatering, latent bokfört eller vad dessa halvmesyrer vid sidan av bokföringslagen må betecknas. Problemet är att man då lämnar fritt fram för användaren att själv avgöra när, och om, definitivbokföring skall ske.
Strider mot lagen
Utan tvekan står det i strid mot bokföringslagen att ändra en redan bokförd post utan att det framgår av bokföringen att en rättelse gjorts. Bokföringslagen kräver entydigt enligt § 6 bl.a. att; ”Bokföringen skall ske på varaktigt sätt i ett ordnat och betryggande system av böcker, kort, lösblad eller andra hjälpmedel. Vad som bokförts får ej utplånas eller göras oläsligt.”
Frågan om när bokföringen är definitiv har behandlats i propositionen till bokföringslag (prop. 1975:104, sid 211–212)
”I anslutning till frågan om rättelse vill jag i korthet beröra frågan om när en bokföring kan sägas vara definitiv. Det förekommer nu i viss utsträckning att en bokföringsskyldig för olika former av kladdar från vilka uppgifterna, mer eller mindre oförändrade, förs över till de egentliga bokföringsböckerna. Krav ställs nu inte längre på bundna böcker och utrymmet blir då naturligtvis mindre för det nämnda förfarandet. Varje ordnad anteckning, som avser rörelsens ekonomi, skall enligt min mening i princip uppfattas som räkenskapsmaterial, om inte anteckningen vid tillkomsten eller omständigheterna vid denna klart ger vid handen att anteckningen inte tillkommit i bokföringssyfte. Anteckningar o.d. som en gång gått in i bokföringsmaterialet, kan naturligtvis inte ändras utan att man använder de former för rättelse som lagen anvisar”.
Väsentlig fråga
Om preliminära bokningar skulle accepteras uppkommer problemet när definitivbokning skall ske och hur man i efterhand skall kunna konstatera när, och om, definitivbokning överhuvudtaget skett. Glans/Malmeby kommer här in på en mycket väsentlig fråga som sedan länge gett externrevisorerna huvudbry. Hur många revisorer har inte i sin dagliga gärning kunnat konstatera att ett konto som vid granskningsbesök under året analyserats, vid ett senare granskningsbesök saknar någon eller några transaktioner eller att någon transaktion tillkommit på kontot.
Som de flesta revisorer och redovisare torde känna till är bokföringslagen inte dispositiv på denna punkt. Preliminär bokföring medges ej. För att preliminära bokningar skall accepteras måste en lagändring till. Arbetsgruppen har dock inte haft till uppgift att utarbeta förslag till en ny bokföringslag.
Utomlands eller i Sverige?
Glans/Malmeby hävdar att 22 § BFL inte är tillämplig annat än för slutförvaring av räkenskapsmaterialet. Vi vill därför fästa uppmärksamheten på BFN 89:8 som bl.a. konstaterar att BFLs regler om arkivering även omfattar räkenskapsmaterialet för löpande räkenskapsår (BFN R 3 punkt 17). Vidare slås i uttalandet fast att reglerna innebär att räkenskapsmaterial som avser ett svenskt företags verksamhet i Sverige inte vid någon tidpunkt får föras ut ur Sverige exempelvis för att bokföras. Vidare anges i uttalandet att såväl den dator som det program som används för bokföringen måste finnas tillgängliga inom landet. Anledningen är att det skall finnas en reell möjlighet till kontroll av att ADB-systemet verkligen arbetar på det sätt som anges i systemdokumentationen.
Man bör särskilt notera två delfrågor som behandlas i uttalandet. Den ena är att BFN utgår ifrån att systemdokumentation skall finnas och den andra är att systemdokumentationen skall kunna stämmas av mot vad som faktiskt händer i datorn. Att dokumentationen skall vara avfattad på svenska språket framstår, mot bakgrund av syftet med detta uttalande, som en självklarhet.
Det torde inte heller vid en framtida svensk anslutning till EG förhålla sig så att svenska språket förlorar sin officiella status av modersmål. Vi uppfattar Glans/Malmeby som onödigt pessimistiska på den punkten.
Pinsam missuppfattning
Glans/Malmeby hävdar att arbetsgruppens förslag beträffande skydd av datafiler mot obehörig påverkan strider mot ett uttalande av Bokföringsnämnden. Detta är naturligtvis en pinsam missuppfattning. BFN U 88:10 gäller en helt annan sak. Grundprincipen är att utomstående granskare (revisorer, skatterevisorer, konkursförvaltare m.fl.) skall kunna ta del av räkenskapsmaterialets innehåll utan medverkan av den bokföringsskyldige eller anställd hos denne. Bokföringsnämnden konstaterar avslutningsvis i uttalandet att det inte är förenligt med BFL att kryptera informationen i räkenskapsmaterialet eller på annat sätt göra läsbarheten beroende av tillgång till någon form av hemlig kod.
Redan de-facto-standard
Glans/Malmeby förbiser i sin artikel att till förslaget finns, med programtillverkarens tillstånd, bifogat ett konkret exempel på såväl systemdokumentation som behandlingshistorik. Exemplet avser bara ett av flera bokföringsprogram som idag finns på marknaden och som har modifierats för att svara upp mot förslagets normer. Arbetsgruppen har under hand fått entydiga signaler från flera programtillverkare, om att en uppstramning av bokföringsprogrammen för bättre överensstämmelse med bokföringslagen görs. Flera programtillverkare skapar samtidigt möjlighet att låta programmet producera standardiserade räkenskapsutdrag. Sådana skall som bekant lämnas från och med 1992 års taxering och skall bygga på 1991 års bokföring. Näringsidkare med årsbokslut kan dock vänta till 1993 års taxering med det nya uppgiftslämnandet.
Det är därför ingen överdrift att påstå att förslaget vunnit acceptans hos många programtillverkare. Den föreslagna kravspecifikationen grundad på BFL är på god väg att ta form av de-facto-standard på området. Vi vågar påstå att de bokföringsskyldiga och företagens övriga intressenter vinner på detta.
Peter Alnebring, Öhrlings Reveko