En av de revisionsbyråer som redan från början satsade mycket medvetet på den bärbara datorkraften är SET Revisionsbyrå AB, med kontor bl.a. i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg.
Runt 1985 köpte man in sina första IBM PPC. Genom sin storlek och vikt, var dessa maskiner alltså mer att betrakta som flyttbara eller möjligtvis släpbara, än riktigt bärbara. Men arbetet med dem gav ändå värdefulla kunskaper i hur det var att arbeta med flyttbar datorkraft. Med bl.a. dessa erfarenheter att falla tillbaka på drog man under åren 1987 och -88 upp riktlinjer för den fortsatta datoriseringen.
För SETs interna arbete ansåg man det viktigt att skaffa ett datorsystem som kunde underlätta planering, samt ge ett bättre beslutsunderlag och resursutnyttjande. Systemet skulle också bidraga till en snabbare fakturering.
Vad gäller det externa revisionsarbetet skulle revisorerna förses med en ”verktygslåda” innehållande kraftfull portabel dator laddad med program för ordbehandling, kalkylering etc.
Detta var några av de delmål som sattes upp under 1987 och 1988. Efter en utvärdering konstaterades i mars 1990 att det administrativa system som SET Nord arbetade med inte höll måttet. Faktureringen hade i och för sig snabbats upp, men i övrigt fanns mycket att önska.
Däremot föll satsningen på bärbara datorer och programvara till dessa väl ut. Idag finns det en bärbar dator per revisor och assistent.
– Den övergripande orsaken till att vi satsat på bärbara datorer är att vi velat effektivisera revisionsarbetet, förklarar Berndt Carlsson, datoransvarig på SET i Stockholm.
– En del revisorer började utnyttja den nya tekniken redan från början. Andra har kanske känt en viss tvekan.
– Datormognaden har med andra ord varierat. Men när de tveksamma sett vilken nytta de flitiga användarna haft av de bärbara datorerna har intresset spridit sig som ringar på vattnet. Våra utbildningsinsatser har också haft betydelse för att revisorerna inte skall känna sig främmande inför datortekniken.
Organisationen kring de bärbara datorerna är genomtänkt.
Revisorerna får kvittera ut sin notebook. När detta sker poängteras vikten av att alltid ta säkerhetskopior och att aldrig lagra kundinformationen på hårddisken. Denna information får bara finnas på lösa disketter.
Säkerhetsfrågorna är naturligtvis alltid ett aktuellt problem för en revisionsbyrå.
Berndt Carlsson förklarar att man just nu arbetar med att ta fram en ny policy för datasäkerheten inom SET.
– Vi diskuterar bl.a. olika typer av säkerhetsprogram, kryptering av informationen på hårddisken och även löstagbara hårddiskar.
Någon gång i maj skall man vara klar med den framtida datastrategin där bl.a. säkerhetsproblematiken ingår.
Programansvarig
Organisatoriskt har varje revisionsgrupp inom SET en datoransvarig.
Det är till honom eller henne revisorn i första hand kan vända sig om det uppstår frågor eller problem med datorerna och deras funktion. Inom byrån finns dessutom flera programägare.
Varje program har alltså en ansvarig ”ägare”. Programägaren har bl.a. till uppgift att sprida information om programmet till de övriga inom byrån.
De datoransvariga ansvarar för att nya programversioner snabbt når ut till användarna.
– Från att vi fått in en uppdatering eller ny version skall det inte ta mer än två dagar innan samtliga datorer laddats med den nya informationen, kommenterar Berndt Carlsson.
Han berättar också att man fram till idag helt förskonats från datavirus. Men så har man också en noggrann viruskontroll för att disketter eller hårddiskar inte skall smittas ner. Om en revisor använder en dator för att hämta information från en kunds datorsystem skall datorn ”avlusas” före och efter.
Roligare och mindre stressande
En av SETs ADB-revisorer heter Elisabet Gustafsson. Hon ser mest fördelar med de bärbara datorerna.
– Rent allmänt tycker jag att mitt arbete ute hos kunderna blivit roligare och mindre stressande sedan jag började arbeta med min bärbara dator. Jag får nu snabbare fram information om ett företag. Får mer tid över till att analysera och hitta var felen ligger, berättar hon.
– Jag tror också att kunderna i allt högre grad förväntar sig att deras revisor skall arbeta med ADB-stöd.
Elisabet Gustafsson är inte bara ADB-revisor, utan också gruppchef för SETs datakonsulter. För henne är en ADB-revisor inte bara en revisor som använder datorstöd i sitt arbete.
– Jag anser att vi också skall kunna ge kunderna råd om hur de skall utforma en god internkontroll i ADB miljö. Vi bör även kunna informera om vissa försäkrings- och säkerhetsfrågor.
Skäl för DOS: Vanligare ute hos kunderna – och maskinerna är billigare
Varför har SET ”envist” fortsatt arbeta med DOS-baserade datorer när vissa kolleger i branschen gått över till Mac?
– Det finns flera skäl till det, säger Berndt Carlsson. När vi började datorisera kunde Apple inte erbjuda de program vi behövde (någon portabel Macintosh dator fanns inte heller på den tiden, redaktionens kommentar). Vi bedömde det då också troligare att våra revisorer oftare skulle få arbeta i PC-miljö ute hos kunderna än i Macintosh-miljö.
– Ytterligare ett skäl till att vi fortsatt med PC-maskiner är att vi tyckt att Apples priser alltid legat för högt. Vi har ansett det vara bättre att skaffa något billigare maskiner, för att snabbt kunna erbjuda alla revisorer bärbar datorkraft.
– Idag pratar alla om miljöerna Windows och OS/2. Kommer ni att lämna DOS-världen och satsa på något av dessa?
– Idag har alla nya maskiner vi köper DOS 5.0. Jag har följt utvecklingen av både Windows och OS/2. Att vi kommer att satsa på något av dessa är nog klart. Men något beslut är ännu inte taget.
Fakta och siffror
Idag finns det ca 160 bärbara datorer inom SET Nord och Syd, som totalt har ca 200 anställda.
När satsningen på bärbara datorer kom igång 1986 började man lite försiktigt med en investering i tre maskiner. Så här ser historien ut.
* 1985 3 St IBM PPC (Portable Personal Computer). 8088 processor. Klockfrekvens 4,77 MHz. Internminne 512 KB. Hårddisk 10 MB.
* 1987 ca 20 Ericsson PPC. 8088 processor. Klockfrekvens 4,77 MHz. Internminne 512 KB. Inbyggd hårddisk fanns inte. Maskinen kompletterades med en hårddisk på 20 MB.
* 1988 ca 40 laptops, modell ISE TS 16 från ISE Data. 286 processor. Klockfrekvens 10 MHz. Internminne 640 KB. Hårddisk 20 MB.
* 1989–90 totalt 65 TS 120 från samma leverantör. Dessa hade en 286 processor. Klockfrekvens 12,5 MHz. Internminne 640 KB. Hårddisk 40 MB.
* 1991 ca 25 Notestar notebooks med modellbeteckningen NP 903. 386SX processor. Klockfrekvens 16 MHz. Internminne 2 MB. Hårddisk 20, 40 eller 60 MB.
* 1992 Ytterligare leverans av ett 15-tal Notestar NP 925. 386SX processor. Klockfrekvens 25 MHz. Internminne 4 MB. Hårddisk 60 MB.
Programvaror
* Flertalet bärbara maskiner är laddade med Norton Commander version 3.0 och uppåt.
* Fastlynx används för att hämta information från kundernas datorer. Men också för att ”slanga över” uppdateringar till byråns datorer. Det är framför allt de datoransvariga som har Fastlynx.
* Works 2.0. Används för ordbehandling (ersätter successivt SPCS Ord) I Works har man lagt in ett 30-tal egna mallar.
* På några maskiner finns ACL och IDEA för registeranalys.
* Proffsversionen av Akelius Skatt
* REDO
* Hogia Redovisning (SET Syd)
Hans Knodt är frilansjournalist och har bl. a. skrivit mycket kring bärbara datorer.