En arbetsgrupp inom FARs databehandlingskommitté har utarbetat en exempelsamling som ska förtydliga och vidareutveckla ADB-aspekterna på revisionen. Den ansluter sig i sin struktur till FARs rekommendation ”Revisionsprocessen” och författarnas ambition är att förklara frågor både kring klienternas ADB-miljö och revisorns egen alltmer datoriserade situation.
En exempelsamling som kan läsas av alla
När FARs databehandlingskommitté förra året gick igenom den nya rekommendationen ”Revisionsprocessen” väcktes tanken att komplettera rekommendationen vad gäller ADB-frågor.
– Vi såg ett behov av att förtydliga och vidareutveckla de tankar vi läst in i rekommendationen när det gällde just ADB-aspekterna på revisionen, säger auktor revisor Anders Malmeby, Bohlins, som är en av författarna till den nyutkomna exempelsamlingen ”ADB och revisionsprocessen”.
Dessutom ansåg man inom kommittén att det fanns alltför få kommersiellt tillgängliga skrifter på svenska inom det här ämnesområdet. Samtidigt menade man att det förelåg ett påtagligt behov.
Beroende av ADB
Bakgrunden är naturligtvis den att näringslivet idag är så beroende av ADB att det knappast skulle gå att bedriva verksamhet utan datorer. Det kan exemplifieras med finansbolagen som måste ADB-revideras eftersom de flesta transaktioner där uppstår i datorn. Denna utveckling i sin tur påverkar självklart också revisionsarbetet och det är viktigt att revisorerna verkligen har god kännedom om sina klienters datorstödda system.
En sådan kännedom är nödvändig för att granskningen ska kunna sägas vara utförd med hög kvalitet och enligt god revisionssed. Revisorns verktyg och metoder måste naturligtvis hela tiden anpassas till den allmänna utvecklingen och dessutom är datorn i många fall ett överlägset verktyg, till exempel när det gäller att granska stora volymer.
– De här frågorna gäller alltså inte bara klientens ADB-miljö. Intimt kopplat till detta är givetvis också revisorns planering av det egna revisionsarbetet, hur det kan göras effektivare med hjälp av datorstöd, framhäver auktor revisor Torsten Lyth, Ernst & Young, en annan av de medlemmar i databehandlingskommittén som varit med om att ta fram den nya skriften.
Kunde gått snabbare
De tre i arbetsgruppen bakom skriften, förutom Anders Malmeby och Torsten Lyth också auktor revisor Jan Ekholm, Ernst & Young, är eniga om att utvecklingen hos revisorerna i det här avseendet inte gått riktigt så fort som den möjligen borde ha gjort. Åtminstone inte överallt.
– Det har varit viktigt för oss att anpassa vårt arbetssätt till klienternas när det gäller datorstöd och datorsystem, men det har inte alltid skett. Det är något som kåren nog får ta på sig.
Skriften är så utformad att den till sin struktur följer FARs revisionsrekommendation. Den har följande kapitelindelning:
ADB och revisionsprocessen
Planering av revisionen (från riskbedömningar och informationsinsamling till utvecklingen av arbetsprogram)
Granskning av redovisningen
Granskning av förvaltningen
Rapportering
Dokumentation
Till varje avsnitt hör centrala citat ur själva rekommendationen, korta resonerande partier och – huvudsakligen – ett antal exempel som främst är hämtade från medelstora företag.
– Texten är relativt lättåtkomlig och tekniken har en mindre central roll i framställningen. Även revisorer och andra intresserade som inte har specialiserat sig på ADB borde alltså kunna ha nytta av den, tror Jan Ekholm.
Olika nivåer
De fiktiva företagen i exempelsamlingen befinner sig på mycket olika nivåer av datorisering, från att vara högt utvecklade och väl fungerande till att sköta det mesta på en PC och sakna backup och rutiner. Tanken är att alla läsare ska kunna känna igen sig någonstans.
När arbetsgruppen i de här sammanhangen talar om datorisering och ADB underförstår man att det rör sig om alla nivåer av datorstöd, att problemen finns såväl på den ensamma PCn som i det sofistikerade minidatorprogrammet med många användare. Eftersom exemplen är principiellt hållna och inte heller går in på det tekniska är det också så att flertalet av de ställningstaganden som görs i skriften är oberoende av företagets storlek.
Handlar det verkligen inte alls om datateknik?
– Det mesta i den här boken, liksom i verkligheten, rör sig om resonemang kring överväganden om vad som bör göras i olika lägen. Kan vi lita på klientens system? Hur ska vi göra registeranalys? Det är naturligtvis ofta en fråga om att välja metoder, men vi har inte gått in på några detaljer. Det är inte där problemet ligger rent generellt, säger Anders Malmeby.
Referensgrupp
Initiativet till den här skriften kommer från databehandlingskommittén och det är framför allt de tre medlemmarna i arbetsgruppen som svarar för dess innehåll. Men även övriga medlemmar i kommittén (Tomas Ahlgren, Håkan Thörnholm och Per Wardhammar) har under arbetet ingått i en referensgrupp. Till den gruppen har man också knutit FARs ordförande Olle Herolf och revisionskommitténs ordförande Bo Ribers.
Deltagarna i arbetsgruppen är dock noga med att påpeka att innehållet i ”ADB och revisionsprocessen” inte gör anspråk på att i alla delar utgöra FARs officiella ståndpunkt.
Samarbetet med ADB-specialister är en fråga som återkommer då och då i boken och rekommendationens ord om att revisorns ansvar omfattar även specialisternas arbete citeras. Hela exempelsamlingen avslutas också med en tänkt dialog mellan revisor och ADB-expert kring ett fall, där en registeranalys utförs på ett lager i samråd mellan revisor, specialist och bolagets egen personal, och där analyserna avslöjar stora problem beträffande inventering och värdering.
Exempel: Ränteintäkterna för AB Säkra Pengar
Bakgrund
Ränteintäkterna för AB Säkra Pengar genereras från ca 1.000 konton med kortfristiga fordringar på främst näringsidkare. Behållningen varierar kraftigt på kontona. Räntan beräknas utifrån kontrakterad räntesats (finns i det s.k. kontraktsregistret tillsammans med övriga uppgifter om respektive näringsidkare) och lägsta fordran under månaden för varje enskilt konto.
I kontosystemet KSYS registreras samtliga transaktioner och ränta beräknas. Månadsvis förs ränteintäkter in i huvudboken med ett saldo per kundkategori. Totalt 6 kundkategorier finns. Även räntekostnader kan förekomma – om något kontosaldo är negativt, då bokförs en räntekostnad på separat huvudbokskonto.
Verifieringskedjan mellan försystemet KSYS och huvudboken är bruten. Det går ej att härleda belopp i huvudboken till enskilda kundkonton. avstämningslistor saknas.
Överväganden
Revisorn har i samband med den förberedande informationsinsamlingen då uppdraget erhölls försökt att överslagsmässigt beräkna ränteintäkterna från antagen genomsnittsränta och genomsnittliga kontobehållningar per månad. Revisorn konstaterade då att beräkningen blir alltför grov. Precisionen kan ej accepteras för granskningsändamål. Inte minst som bolaget f.n. går dåligt och resultatet ligger strax under nollnivån.
Revisorn är mer eller mindre hänvisad att förlita sig på att försystemet KSYS fungerar och att i huvudboken bokförda ränteintäkter är i allt väsentligt korrekta. En ADB-revisionsspecialist har därför knutits till granskningsteamet. Denne granskar ränteintäktsrutinen genom en kombination av registeranalys och systemgranskning. Den senare granskningen baseras på studium av systemdokumentationen för KSYS, intervjuer samt egen test i bolagets systemutvecklingsmiljö.
Konsekvenserna om revisorn ej kan förlita sig på ränteintäktsrutinen skulle bli en mycket tidsödande granskning av ett stort antal kundkonton.
Bengt Holmquist