ADB: Lagens krav på systemdokumentation och behandlingshistorik – Det handlar mer om bokföring än om ADB!

Bokföringsnämnden har gett ut en ny rekommendation om ”systemdokumentation och behandlingshistorik” (BFN R10), som ersatt BFN 3. Rekommendationen (som publiceras i början av detta nummer av Balans) har arbetats fram av BFNs ADB-grupp. Gruppens dåvarande ordförande Leif Lundqvist, och gruppens sekreterare Peter Pyk, ger en bakgrund och redogör för skälen till gruppens ställningstaganden.

Varför behöver man en ny rekommendation på det här området?

– Enligt bokföringslagen krävs det att bokföringssystemet skall beskrivas – en systemdokumentation. I dag använder flertalet företag ADB-baserad redovisning och även i mindre företag bör det därför finnas en övergripande beskrivning av systemet. Utvecklingen har gjort att praxis och god sed har utvecklats åt olika håll. Det har visat sig att dokumentationen av företagens redovisningssystem har blivit bristfällig på många håll. Detta beror troligen på att det föreligger en osäkerhet om kraven på detta område.

Den dokumentation som finns är i allmänhet ADB-tekniskt inriktad. Det är viktigt att här påpeka att det är bokföringen och bokföringssystemet som skall beskrivas och inte den tekniska processen.

BFN har i sin rekommendation tolkat lagen så att samtliga bokföringssystem – även manuella – skall dokumenteras. I ett enkelt och lätt överblickbart system blir naturligtvis denna dokumentation inte speciellt omfattande. Det är viktigt att komma ihåg när man upprättar dokumentationen, att den skall göras så att det blir möjligt att förstå bokföringen och hur bokföringsposterna har behandlats.

För vem gör man dokumentation en och vem har ansvar för att den upprättas?

– Vi tror att det är viktigt att företagen för sin egen skull har väl dokumenterade system. Detta gör det möjligt för företag att på ett smidigare sätt hantera personbyten i organisationen och att kunna besvara frågor som uppkommer internt och externt.Det finns även externa intressenter som kan ställa krav i detta sammanhang. Vi tänker här närmast på externrevisorer och skatterevisorer.

När det gäller ansvaret så är det naturligtvis som alltid företagsledningen som har det yttersta ansvaret för att systemdokumentationen och behandlingshistoriken upprättas. Vi tror att det är värdefullt om dokumentationen upprättas med hjälp av de ekonomiansvariga eftersom det alltså är bokföringen och bokföringsprocessen som skall beskrivas – inte den tekniska ADB-processen.

Syftet med rekommendationen är att beskriva när och hur systemdokumentation och behandlingshistorik skall upprättas. Avsikten är inte att ge en rekommendation om hur ett bokföringssystem skall se ut. Vi har inte heller velat binda oss och de bokföringsskyldiga kring en viss rekommenderad beskrivningsmodell. Det måste stå var och en fritt att själv välja utformningen på sin dokumentation – så länge den uppfyller bokföringslagens syfte att göra bokföringen begriplig.

Varför har Ni valt denna väg? Hade det inte varit bättre att precisera mer exakt hur de bokföringsskyldiga skall upprätta sina dokumentation?

– Utvecklingen inom ADB-området går tidvis otroligt snabbt och skapar möjligheter till nya lösningar. Det hade varit olyckligt att binda sig vid en modell som i dag känns bra men som är out-of-date i morgon. Bokföringslagen arbetades fram under hålkortens tid. Detta framgår tydligt när man läser förarbeten till lagen. Bokföringslagen kan i vissa stycken i dag kännas omodern, men den kan fortfarande tillämpas eftersom den i stora delar är relativt generellt skriven.

Avsikten har därför varit att skriva en rekommendation som skall hjälpa de bokföringsskyldiga att förstå lagens syfte med dokumentationen. BFN har dessutom tagit fram ett fristående exempel där man förtydligar rekommendationen. Var och en kan därefter utifrån sin situation utforma en lämplig dokumentationen.

Verifieringskedjan förefaller vara ett centralt begrepp i rekommendationen – varför?

– Ja, det är riktigt. Det borde vara målsättningen att utforma bokföringssystem så att man kan följa bokföringsposterna utifrån redovisningen. För att förstå ett bokföringssystem så måste man kunna följa bokföringsposternas redovisningsväg från ”vaggan till graven”. Det finns många enkla åtgärder som underlättar detta och som gör att dokumentation inte behöver bli så omfattande. Man bör sträva efter att göra systemet ”självdokumenterande”, så att det blir möjligt att förstå bokföringen och följa bokförda poster enbart utifrån verifikationer och bokföringsnoteringar. Dokumentationen kan då begränsas till en enkel samlingsplan och den kontoplan som har använts.

Är det olagligt att ha brutna verifieringskedjor?

– Regeln är att det alltid skall vara möjligt att följa bokföringsposterna från grundverifikation via den systematiska bokföringen till årsbokslutets balans- och reultaträkningar. För att överbrygga eventuella brott i en kedja kan man använda speciellt framtagna avstämningsunderlag som t.ex. journaler eller sammandrag.

Så det är detta som menas med kompletterande systemdokumentation?

– Ja, på sätt och vis. Ju mer komplext man gör ett bokföringssystem desto mer kompletterande dokumentation krävs för att man skall kunna följa och förstå verifieringskedjorna. Men den kompletterande dokumentationen syftar även till att förstå posternas behandling.

När blir ett bokföringssystem komplext?

– Med komplext menar vi att bokföringen är svårbegriplig. En första komplicerande faktor som i dag finns i många bokföringssystem är att poster genereras automatiskt. En rekommendation i dessa fall är att systemet självt dokumenterar dessa transaktioner, t.ex. i form av automatiskt skapade verifikationer innehållande genomförda beräkningar. Bokföringssystem kan dessutom byggas oerhört komplexa t.ex. genom att automatiskt skapa bokföringsposter i försystem där posten sedan i sin tur bygger nya bokföringsposter i andra delar av systemet. I ett sådant system krävs det naturligtvis väldigt mycket av systemdokumentationen.

Lagring av räkenskapsmaterial på datamedia är en annan komplicerande faktor, som kräver speciell dokumentation.

Vad är behandlingshistorik och varför är den så viktig enligt lagen?

– Behandlingshistoriken är också en dokumentation. Med hjälp av denna skall man kunna se när en bearbetning är gjord och i vilken turordning olika bearbetningar har gjorts. Behandlingshistoriken är nödvändig när man vill gå tillbaka och söka efter eller rätta fel. Den är också nödvändig för att kunna genomföra effektiva kontroller för interna eller externa ändamål.

Behandlingshistoriken skall också innehålla uppgifter om när och vilka förändringar som gjorts i själva systemet, dvs. sådana förändringar som påverkar bokföringen. Här kan exempelvis nämnas när nya programversioner tas i bruk, när ändringar sker i fasta registeruppgifter eller när nya konton läggs till i kontoplanen. En annan viktig uppgift som bör framgå av behandlingshistoriken är när regler ändras, så att bokföringsposter redovisas på ett annorlunda sätt än tidigare.

Hur ser behandlingshistoriken ut? Är det samma sak som maskinloggar?

– Maskinloggar är vanligtvis alldeles för svårtillgängliga och omfattande för att vara en bra behandlingshistorik. Från bokföringssynpunkt är det egentligen bara åtgärder som leder till förändringar i bokföringens innehåll resp. i redovisningssystemets utformning som är intressanta. Behandlingshistoriken bör vara enkel och överskådlig och inte innehålla onödiga uppgifter.

Man bör eftersträva att i så stor utsträckning som möjligt arbeta in historik i den ordinarie redovisningen. Att direkt i redovisningsmaterialet dokumentera datum och löpnumreringar på körningar är bra exempel på inarbetad behandlingshistorik.

Vad innebär det att systemdokumentation och behandlingshistorik är räkenskapsmaterial?

– Det innebär att dokumentationen skall arkiveras – precis som övrigt redovisningsmaterial – tillgängligt och varaktigt under hela den lagstadgade arkiveringstiden, dvs. i tio år. Ett tips för mindre företag kan vara att arkivera en kopia av systemdokumentation och behandlingshistorik tillsammans med bokslutsdokumentationen för varje räkenskapsår.

Vad bör man tänka på vid arkivering på datamedia?

– När man väljer att lagra räkenskapsmaterial på datormedia i stället för i läsbara utskrifter så måste man också beskriva detta i systemdokumentationen. Man kan inte räkna med att kunna spara såväl hård- som mjukvara användbart under en så lång tid som tio år. Detta skulle i många fall inte vara ekonomiskt försvarbart. Det är därför viktigt att se till att man vid arkivering på datamedia har en beskrivning på hur lagrade poster ser ut och är organiserade, så att det med modern utrustning och program går att ta fram de lagrade uppgifterna i vanlig läsbar form.

Auktor revisor Leif Lundqvist är verksam vid BDO Feinstein Revision AB. Han medverkade senast i Balans nr 2/1985.

Peter Pyk är konsult.