Författaren kommenterar några olika aspekter på den nya rekommendationen R 10 om systemdokumentation och behandlingshistorik från Bokföringsnämnden.

Behövs BFNs nya rekommendation om systemdokumentation och behandlingshistorik? Vilka berörs? Vad innebär den? Revisorns roll? Frågeställningarna aktualiseras i och med Bokföringsnämndens nya rekommendation och artikeln syftar till att kort belysa dessa.

Brister

Ett stort antal företag har idag större eller mindre brister vad gäller beskrivningen av hur bokföringen organiserats och hur använda redovisningsrelaterade system (order-lager-fakturering, reskontror, huvudbok, lönesystem m.m.) är relaterade till varandra och fungerar. Det är heller inte alls ovanligt med svårigheter att följa bokföringsposter genom redovisningen (verifieringskedjan) och/eller förstå tillämpade behandlingsregler.

Extrakostnader

Bristerna leder till mer eller mindre kvantifierbara extrakostnader för företagen, beloppen kan i vissa fall bli betydande. Exempel på dylika kostnader är bl.a. extraarbete för att kontrollera redovisningens tillförlitlighet vid brutna verifieringskedjor – speciellt då differenser eller ”fel” uppstått, merkostnader för revision och kostnader p.g.a. osäkerhet kring hur företagets integrerade system fungerar. De senare kan t.ex. uppstå i samband med personalbyte eller vakanser.

Inget motsatsförhållande

Som framgår finns ett flertal incitament för en ordnad och ändamålsenligt dokumenterad redovisning. Något motsatsförhållande mellan företagens intresse av en väl fungerande administration och kraven på systemdokumentation och behandlingshistorik enligt Bokföringslagens 7:e paragraf finns ej.

BFN:3

BFN utkom 1977 med sin anvisning nr 3 (BFN:3) var i nämnden utvecklade tolkningen av Bokföringslagens 7:e paragraf. Skrivningen var dock i vissa avseenden en kompromissprodukt och gjord på ett sätt som krävde ytterligare uttolkning för att kunna omsättas i praktisk tillämpning. Flera revisionsbyråer tog därför fram eget material som stöd för revisorerna i deras arbete med tolkningen av lagtext och anvisning.

Under årens lopp efter introduktionen av BFN:3 har vi kunnat konstatera att anvisningen blivit otidsenlig i vissa avseenden. Detta har bl.a. medverkat till att företag och systemleverantörer ej ställt relevanta krav på systemlösningar och dokumentation.

Stor kritik

BFN försökte för några år sedan tillskapa en ny rekommendation om systemdokumentation och behandlingshistorik. Det utkast som då presenterades blev i remissbehandlingen 1989 utsatt för många kritiska kommentarer och synpunkter eftersom det bl.a. sökte detaljreglera området och ej anslöt till utvecklad praxis.

Välkommen rekommendation

Den nu släppta rekommendationen R10 ersätter BFN:3 och innebär en välkommen kodifiering av den praxis som utvecklats kring tolkningen av anvisningen nr 3 samtidigt som bristerna gällande ”otidsenlighet” avhjälpts.

R10:an har ingen likhet med utkastet från 1989 utan är exempelvis mer inriktad mot principer. En förändring vi noterar med stor tillfredsställelse.

Som tidigare nämnts krävde tillämpningen av BFN:3 ute på företagen oftast experthjälp vid uttolkningen. Även om det förvisso finns ett flertal bra skrivningar i förarbetena till Bokföringslagen (SOU 1973:57, Prop 1975:104) som kan vara till hjälp, är det förstås orimligt att begära att de bokföringsskyldiga skall ta del av dessa arbeten för att kunna tolka lagen. Behovet av tolkningshjälp för det enskilda företaget bör nu minska eftersom R10:an är mer lättillgänglig.

I remissbehandlingen av R10:an efterlyste några remissinstanser mer handfasta regler/skrivningar. Även om det kan tyckas vara ett rimligt krav för att ge en enklare och mer direkt tillämpning är nuvarande avvägning med nyss nämnda tonvikt på principer definitivt att föredra. En alltför detaljerad skrivning klarar inte att möta över tiden förändrade förutsättningar relaterade bl.a. till den tekniska utvecklingen

Gäller alla näringsidkare

Kraven på systemdokumentation och behandlingshistorik gäller alla näringsidkare. R10:an bör också vara tillämplig för verk och myndigheter då dessa lyder under den statliga Bokföringsförordningen vars stadganden i tillämpliga avseenden får anses vara parallella med Bokföringslagens.

Stor effekt

Störst effekt bör den nya rekommendationen få på systemleverantörer, systemutvecklare och servicebyråer. Hittills har det i allmänhet varit så att det enskilda företaget fått bekosta de anpassningar av system och systemdokumentation som krävs för att uppfylla lagkrav för standardsystem. R10:an innebär att kraven förtydligas och ges betydligt större uppmärksamhet. Företagen kommer därmed sannolikt att i allt större utsträckning ställa krav på att de system man köper eller hyr redan från början uppfyller Bokföringslagens krav. Eftersom det idag endast är ett fåtal standardsystem som klarar bokföringslagens krav borde det vara intressant ur marknadssynpunkt för leverantörerna att snabbt anpassa system och systemdokumentation. I sammanhanget bör tilläggas att det ofta krävs ytterligare dokumentationsåtgärder från företagets sida även om de nyinförskaffade systemen i sig uppfyller Bokföringslagens krav på systemdokumentation och behandlingshistorik. Ett och samma system kan många gånger installeras på högst varierande sätt och måste anpassas till den bedrivna verksamheten via ändamålsenliga kringrutiner, skräddarsydd parameteruppsättning etc.

Revisorns roll

Vad är då revisorns roll? Historiskt har många företag utnyttjat sin revisor eller specialist från revisionsbyrån vid systemupphandling eller utveckling av system och rutiner. Revisorn/specialisten har bistått som referent avseende kontroll och säkerhetsaspekter och i samband med detta fått i uppdrag att följa upp huruvida Bokföringslagens krav uppfylls. I dessa fall föreligger således normalt sett inget behov av åtgärder från företagets sida relaterade till R10:an.

Förväntningsgap

Det är inte osannolikt att ett förväntningsgap kan finnas hos företag och kanske också från den fiskala sidan beträffande externrevisorns arbete inom ramen för uppdrag att revidera aktiebolag. Ibland tolkas avsaknad av synpunkter/kommentarer från revisorn som att system och dokumentation ej uppvisar några brister. Den tolkningen är dock inte alltid korrekt.

Alternativa sätt

Det finns alternativa sätt på vilket revisorn kan införskaffa erforderligt beslutsunderlag för att ta ställning till huruvida resultat- och balansräkning kan fastställas. Flera av dessa vägar innebär inte nödvändigtvis att revisorn gör den granskning av system och dokumentation som erfordras för att uttala sig om företaget uppfyller Bokföringslagens krav på systemdokumentation och behandlingshistorik. Exempelvis kan revisorn välja att inte granska ett visst system överhuvudtaget utan istället via stickprov i räkenskapsmaterialet förvissa sig om riktigheten i redovisningen. Det kan också vara så att revisorn i sin granskning av effektivitetsskäl bara förlitar sig på delar av system. Mot denna bakgrund görs ej en kartläggning på den detaljnivå som krävs avseende hela de aktuella systemen för att rätt kunna bedöma dokumentationens kvalitet enligt BFL § 7. Här finns sannolikt ett behov av förtydligande från den valde revisorns sida för att undvika eventuella missförstånd vid kommunikationen med företaget.

Revisorn rådgivare

Med hänsyn till att R10:an är ny och antalet näringsidkare som inte uppfyller lagkraven är många är behovet av information stort. Revisorn spelar en viktig roll både vad gäller att informera sina klienter och som rådgivare.

Har revisorn fått indikation på att företaget i olika avseenden ej uppfyller gällande lagkrav bör denne förstås verka för att företaget gör en genomgång av system och dokumentation. Det är då ofta naturligt att företaget utnyttjar sin revisor eller specialist från revisionsbyrån för uppdraget. Revisorn har ju redan kunskap om företagets verksamhet och grundförståelse avseende befintliga systern och rutiner. Det blir därigenom enklare att sätta in dokumentationskrav etc. i sitt sammanhang och medverka till lösningsalternativ som är kostnadseffektiva.

Framtida rekommendationer

R10:an fyller som hittills framgått en viktig funktion. Det finns dock behov av att gå vidare och ge vägledning till företagen vad gäller Bokföringslagens krav vid EDI-tillämpningar dvs. då handelsinformation utbyts via direkt kommunikation dator till dator. Exempel på dylik hantering är när beställningar, fakturor och olika typer av bekräftelser utbyts ”papperslöst” mellan kund och leverantör.

Vi har som revisorer redan gjort för vårt arbete erforderliga uttolkningar av vad som erfordras i form av kontroll- och säkerhetsåtgärder samt utökad dokumentation vid EDI-tillämpningar. Motsvarande gäller exempelvis också Bokföringslagens allmänna regler om arkivering kontra ny teknik med optisk lagring. Den senare tekniken finns inte explicit behandlad i Bokföringslagen och dess förarbeten. Så länge dessa våra tolkningar inte bekräftas officiellt finns dock en icke önskvärd osäkerhet hos företagen och dess revisorer.

BFN har påbörjat visst sonderingsarbete inom nyss nämnda områden och vi ser fram mot uttalanden/rekommendationer som medger ändamålsenligt utnyttjande av ny teknik.

Dra tillbaka U89:8

Kvar på önskelistan sedan R10:an nu producerats står som tidigare framförts till BFN ett tillbakadragande eller en omarbetning av uttalandet BFN U89:8 Bokföring utomlands.

Stick i stäv mot utvecklingen

I uttalandet 89:8 sägs att dator och programvara för bokföring måste finnas tillgängliga inom landet och att det ”...därför inte anses tillåtet att t.ex. från terminal i Sverige bokföra med hjälp av en dator som är placerad utomlands”. Detta stadgande får ej anses ha något stöd i Bokföringslagen och dess förarbeten. Att skrivningen också går stick i stäv mot utvecklingen med ökad internationalisering, ”elektronisk handel” (EDI), utnyttjande av nätverk som sträcker sig över landsgränser samt innebär konkurrensbegränsning gör inte saken bättre.

Uttalandets krav på att räkenskapsmateriel inte vid något tillfälle får föras ut ur Sverige (för att t.ex. bokföras) bör vidare nyanseras. Låt oss dock inte orda mer om U89:8 i detta sammanhang utan med tillförsikt hälsa R10:an välkommen!

Auktor revisor Anders Malmeby är verksam vid Bohlins. Han medverkade senast i Balans nr 8–9/1991.