När Sverker Hasselberg och Mattias Kehrer kom till PRV:s bolagsavdelning fick de lära sig att se på årsredovisningar och revisionsberättelser via mikrofilm i våra återsökningsstationer, att via dataterminal söka uppgifter i aktiebolagsregistret och att hitta i vårt jättelika arkiv där alla pappershandlingar finns förvarade.
Innan arbetet sattes igång funderade vi på hur vanligt det var med orena revisionsberättelser. Vi tyckte att 5% lät rimligt och att det knappast kunde vara 10%. I våra gissningar tog vi då hänsyn till att det var lågkonjunktur under 1992. Resultatet, sedan såväl Sverker och Mattias som apparater svettats, blev som framgår av deras artikel så högt som 12,5%.
Det förvånar mig, även om vi på PRV tyckt oss se en tendens till att det blir mer och mer vanligt med olika anmärkningar i revisionsberättelserna. Att en årsredovisning avgivits för sent till revisorn, är exempel på en anmärkning som inte var så vanlig på 80-talet.
Det kunde förutsägas att det i många orena revisionsberättelser fanns anmärkningar som på olika sätt hänvisade till 13:2 ABL. (Många ringer till PRV om den typen av anmärkning och tror att innebörden är att PRV skall ta initiativ till en avveckling av bolaget, vilket ju inte är fallet.)
En intressant fråga i uppsatsen är de fem fall då revisorn har avstyrkt ansvarsfrihet för någon av styrelseledamöterna eller VD. Författarna anser att det inte helt klart framgår på vilka grunder som detta gjorts. För aktieägaren som på bolagsstämman skall besluta om ansvarsfrihet är en sådan koppling nödvändig. Även om det bara rör sig om fem fall i materialet, anser jag frågan vara viktig och hoppas därför att den inbjuder till kommentarer.
Fr.o.m. årsredovisningar och revisionsberättelser per den 31 december 1994 gäller att förseningsavgifter drabbar de aktiebolag som inte ger in dessa handlingar till PRV inom sju månader från räkenskapsårets utgång. För att undvika avgifter kommer processen med att sammanställa årsredovisningar och revisionsberättelser att ske inom snävare tidsramar än tidigare. För en hel del styrelser kommer det att bli svårt att hinna åtgärda av revisorerna påtalade brister innan det är dags att skriva revisionsberättelse. Därför torde det inte vara någon vågad gissning att påstå att fler revisorer än tidigare kommer att ha anledning att fundera på hur anmärkningar skall skrivas och om dessa anmärkningar bör påverka de s.k. uttalandesatserna.
Kommentar till några av de punkter som Balans tagit upp
2. I det här fallet hänvisas till Balans nr 11/1994 sid. 6 där jag besvarade frågor avseende ett liknande fall. I korthet sade jag att PRV:s kontroll är av stickprovskaraktär och att detta är i överenstämmelse med vad som uttalades i förarbetena till gällande aktiebolagslag. Vidare framgick att PRV diskuterat med den sittande Redovisningskommittén om verkets granskningsskyldighet av räkenskapshandlingar.
PRV har under 1995 åter väckt frågan om nivån för verkets granskning av räkenskapshandlingar i samband med Justitiedepartementets arbete med en ny årsredovisningslag. Om det leder till ändringar i regelverket eller andra förtydliganden har jag ännu ingen vetskap om. Regeringen förväntas lägga en proposition i början av hösten 1995.
Men även om PRV:s granskningsroll inte tydliggörs genom den nya årsredovisningslagen så har verket naturligtvis ambitionen att förbättra sina rutiner så att möjligheten att kringgå gällande regler om revisorer minimeras.
Auktoriserade eller godkänd revisorer kan även ge oss på PRV en hjälpande hand. För oss verkar åtgärden enkel, men vi vet att alla inte har rutiner för detta idag. Skicka in en bestyrkt fotokopia av revisionsberättelsen och inte en avskrift eller ett mellanting, där vad som sägs utgöra en avskrift av en revisionsberättelse egentligen är en fotokopia av en revisionsberättelse som saknar namnteckning av revisorn! På en korrekt fotokopia återges nämligen namnteckningen, vilket talar för att det finns ett original. Namnteckningen bör även förses med ett namnförtydligande och uppgift om revisorn är godkänd eller auktoriserad. Uppge gärna även telefonnummer till arbetet.
3. Det blir allt vanligare att aktiebolag hos PRV begär att en tidigare ingiven och av PRV godkänd och mikrofilmad årsredovisning och revisionsberättelse skall bytas ut. För närvarande begär 20–30 aktiebolag per vecka att utbyte skall göras. PRV har funnit att det inte finns något lagligt stöd för att neka till detta. Men dessa utbyten vållar ofta problem och skapar naturligtvis en osäkerhet om informationsvärdet för den som köper en årsredovisning av PRV.
Bör ingivna handlingar alls få bytas ut? Skall i så fall det kunna ske ett par år efter räkenskapsårets utgång? Bör det finnas regler om detta? PRV har ställt bl.a. dessa frågor till Aktiebolagskommittén och Redovisningskommittén.
Hur gör vi då på PRV? För att verket skall byta ut en tidigare insänd årsredovisning och revisionsberättelse krävs att en styrelseledamot eller verkställande direktör skriftligen begär att utbyte skall ske och att anledningen till utbytet anges. Därtill skall en ny, fullständig årsredovisning med påtecknat fastställelsebevis samt en ny revisionsberättelse ges in. För att utbyte skall ske fordras alltså en komplett räkenskapshandling. PRV tillåter således inte att en eller ett par sidor byts ut. De nya handlingarna granskas därefter enligt gällande rutiner. PRV prövar inte skälet till utbytet, eftersom det saknas lagligt stöd för att neka, utan den lämnade förklaringen skall ses som en upplysning till läsaren av de nya räkenskapshandlingarna.
När den nya räkenskapshandlingen godtagits av PRV förses den med en stämpel och en påteckning på förstasidan. Av den informationen framgår att handlingen ersätter en tidigare ingiven handling. Den förra handlingens ankomstdag anges liksom var den finns på mikrofilm och i arkiv. Den förra handlingen behålls av PRV och är sökbar och tillgänglig för den som kanske vill kontrollera båda handlingarna.
I PRV:s rutiner ingår inte att underrätta tidigare styrelse eller revisor om ny årsredovisning och ny revisionsberättelse ges in av nya företrädare för bolaget.
I det aktuella fallet, som avser räkenskapsåret 1993-05-01–1994-04-30, har de beskrivna rutinerna följts. De nya handlingarna (årsredovisning, revisionsberättelse, bolagsstämmoprotokoll, styrelse- och revisorsförteckning samt följebrev) kom till PRV den 8 mars 1995. I följebrevet förklarar en styrelseledamot att han köpt bolaget i slutet av 1994 och att han tillsammans med revisorn gått igenom bokföringsmaterial, verifikationer, in- och utbetalningar och att det visat sig att bolagets vinst, omsättning, kundfordringar m.m. inte överensstämde med den årsredovisning som getts in till PRV. Följebrevet liksom övriga handlingar har originalnamnteckningar. Den 2 mars 1995 anges som datum för underskrift av årsredovisning, fastställelsebevis samt revisorspåteckning och revisionsberättelse jämte hållande av bolagsstämma.
De nya handlingarna är sammanställda på samma sätt som de ursprungliga och med samma typsnitt. Redovisad vinst är ändrad från drygt 300.000 kr till nästan 2,1 milj. kr, men utdelningen är densamma, 61.000 kr.
Av aktiebolagsregistret i övrigt framgår följande. Under december 1994 avregistrerades på egen begäran bolagets företrädare samt revisor och revisorssuppleant. I aktiebolagsregistret antecknades då att bolaget saknade registrerad styrelse och revisor. Ett i november 1994 inkommet ärende avseende bl.a. ny styrelse avskrevs i januari 1995, då ärendet inte var fullständigt och bolaget inte besvarat PRV:s föreläggande. Senare under januari 1995 anmäldes en ny styrelseledamot, en ny suppleant och en ny revisor för registrering.
Det åberopade bolagsstämmoprotokollet är från den 1 december 1994. Efter begärd komplettering registrerades de nya förhållandena den 20 februari 1995. De personer som inregistrerades i detta ärende överensstämmer med de som förekommer i de räkenskapshandlingar som ges in i mars 1995. Den nye revisorn har efter egen begäran avregistrerats under april 1995.
När jag sitter med dessa räkenskapshandlingar och registreringsärenden framför mig så anser jag att den formella handläggningen har skett enligt den praxis som tillämpas. Det kan också konstateras att det är möjligt att följa alla turer kring detta bolag och därför göra kontroller i efterhand. Visst reses en del frågor när handlingarna ligger framför mig och namnteckningar ur olika dokument jämförs, men materialet är inte sådant att jag som lekman kan hysa någon tvärsäker uppfattning om att det rör sig om ”fiffel” Den frågan får polisen utreda.
Men som framgått delar PRV oron för att utbyten av räkenskapshandlingar kan utnyttjas på ett felaktigt sätt eller rent av i brottsligt syfte.
Det kan vara av intresse att här även informera om en annan företeelse som inte heller den är utan problem.
Riksdagsbeslut och rykten
Den 8 juni 1994 beslutade riksdagen om hur aktieutdelning skulle beskattas. Många hade väntat på detta och därför avvaktat med att ge in årsredovisningar till PRV. Men nu tog det FARt! Och riktig FARt blev när ett rykte spreds att den nya regeringen skulle ändra det hela och att den 7 oktober 1994, då den tillträdde, var sista dag för att få tillämpa de nya beskattningsreglerna.
Under några veckor i september och drygt en vecka i oktober fick PRV dubbelt så många årsredovisningar som normalt. Bra! Men inom samma tid fullkomligt dränktes vi av protokoll från extra bolagsstämmor på vilka beslutats att ändra resultatdispositionen i förhållande till tidigare ingivna räkenskapshandlingar. Vi uppskattar att vi fick 7.000–8.000 sådana protokoll och att ett par tusen bolag gjorde ändringar av resultatdispositionen för de senaste två räkenskapsperioderna. Även här har PRV krävt att en styrelseledamot eller en verkställande direktör skriftligen har förklarat att dispositionen ändrats. Dessa ändringar har krävt stora arbetsinsatser då uppgifter måste ändras i aktiebolagsregistret och de ursprungliga handlingarna på nytt måste mikrofilmas med de nya protokollen.
I stort sett samma frågor som ställs om en årsredovisning skall kunna ändras sedan den getts in till PRV, kan ställas om en resultatdisposition skall vara möjlig att ändra på sätt som skett under hösten 1994.
Tyvärr har också från revisorer uttalats att det ”Bara gällde att skicka provisoriska räkenskapshandlingar men med beslutad utdelning till PRV före den 7 oktober 1994” Sedan hade bolaget tid att färdigställa korrekta handlingar som därefter skulle ges in till PRV med begäran om utbyte...
4. Kommerskollegium underrättar PRV en gång per månad om förändringar av auktorisation och godkännande av revisorer. Dels anges vilka som erhållit auktorisation resp. godkännande, dels anges för vilka auktorisationen eller godkännandet har upphört. I det senare fallet kan anledningen bl.a. vara att kollegiet har upphävt auktorisationen eller godkännandet och att beslutet vunnit laga kraft.
Vad gör PRV om auktorisationen har upphört för revisor A? Ja, först markerar vi i vårt datasystem att A inte längre är auktoriserad revisor. A kan därefter inte som auktoriserad revisor registreras för nya uppdrag. Nästa fråga för PRV blir vad som skall göras med de 150 aktiebolag där han är registrerad som auktoriserad revisor och bolaget därigenom anses ha behörig revisor. Och här bör uppmärksammas att från den 1 januari 1995 gäller att ett bolag som saknar behörig revisor kan sättas i likvidation och påföras en särskild avgift.
Hos PRV diskuteras nu hur handläggningen av dessa revisorsärenden skall ske. Det följande kan därför betraktas som ett preliminärt resonemang: PRV kommer utifrån kollegiets underrättelse att registrera att resp. bolag saknar behörig revisor (för det fall att bolaget bara har en revisor), men låta A stå kvar som revisor. Detta eftersom aktiebolagslagen tillåter lekmannarevisorer. Varje bolag får sedan ett ändringsbevis om detta samt en påminnelse om att inom sex veckor anmäla en ny, behörig revisor för registrering.
I påminnelsen upplyses bolaget om att grund för likvidation föreligger och att bolaget kan påföras en särskild avgift om 2.700 kr om inte behörig revisor anmäls inom den angivna tiden. Om PRV självmant inleder ett likvidationsförfarande efter de sex veckorna och ingen behörig revisor har anmälts, skall bolaget förpliktas att betala den särskilda avgiften för kostnaderna som PRV har i likvidationsärendet.
Konsekvenserna kan således bli allvarliga för de aktiebolag som har en revisor som inte själv informerar om att auktorisationen eller godkännandet har upphört. Inför planerade avgångar som revisor är det alltså viktigt att i god tid meddela alla berörda bolag så att dessa i lugn och ro kan vidta lämpliga åtgärder. Denna omsorg bör väl även visas av en revisor som har fått ett negativt beslut från kollegiet och som avvaktar beslut från högre instans.
Kort om förseningsavgifter
Senast den 31 juli 1995 skall årsredovisningar och revisionsberättelser per den 31 december 1994 finnas hos PRV för att förseningsavgift skall undvikas. Det räcker alltså inte att skicka handlingarna den 31 juli 1995. Och observera att såväl årsredovisning som revisionsberättelse skall ha kommit in till PRV och att handlingarna skall vara fullständiga.
Om dröjsmålet är en dag blir avgiften 10.000 kr för publika aktiebolag och 5.000 kr för privata aktiebolag. Om inte heller handlingar ges in inom två månader från det att underrättelse skickades till bolaget om den första avgiften, påförs en ny avgift på 10.000 kr för publika resp. 5.000 kr för privata aktiebolag. Om inte heller handlingar ges in inom två månader efter den andra avgiften, påförs en ny avgift på 20.000 kr för publika resp. 10.000 kr för privata aktiebolag. Ett publikt aktiebolag kan totalt påföras avgifter på 40.000 kr och ett privat aktiebolag 20.000 kr.
I början av juni 1995 kommer PRV att skicka ett meddelande till alla aktiebolag som då ännu inte har sänt in årsredovisning och revisionsberättelse för räkenskapsår som avslutas den 31 december 1994. En folder med information om bestämmelserna kommer under samma tid att skickas till verkställande direktören och en styrelseledamot. PRV kommer också att i annonser informera om förseningsavgifterna.
De bolag som får meddelandet i juni kommer att få en bekräftelse så snart PRV fått handlingar och godtagit dessa. Om det vid något tillfälle kommer in så många handlingar att PRV inte tillräckligt snabbt hinner granska handlingarna, kommer bolagen istället att få en underrättelse om att PRV mottagit räkenskapshandlingar från bolaget men att dessa inte granskats.
Fr.o.m. 1 juni 1995 kommer även ett talsvarssystem att vara tillgängligt. Genom att ringa ett 020-nummer kan bolagen få besked om senast ingiven räkenskapshandling och om den godtagits.
Två tips för att undvika problem: En revisor för ett nybildat aktiebolag bör kontrollera bolagets registrerade räkenskapsår och när bolagets första räkenskapsperiod börjar (dvs. när bolaget har registrerats) och när den kan avslutas. Kom ihåg att det inte går att överskrida 18 månader! En revisor för ett aktiebolag som påstår att räkenskapsåret har ändrats, bör kontrollera att bolaget verkligen har anmält ändringen och att den har registrerats. Kontrollera även vilket omläggningsår som blir följden av ändringen.
Vi på bolagsavdelningen förbereder oss på att klara anstormningen, men hoppas naturligtvis att ni inte väntar till de sista dagarna i juli med att skicka in handlingarna. Skicka dem nu!
Åke Svensson
Chef för räkenskapsenheten
PRV:s bolagsavdelning