Balans nr 8–9 1995

Tema ISO 9000: Björn Markland – ackrediterad branschexpert

FARs generalsekreterare Björn Markland var ackrediterad branschexpert vid ISO 9000-certifieringen av Arthur Andersen i Sverige (se även artikeln på sid 12 i detta nummer)

– Olika former av kvalitetscertifiering har diskuterats mycket länge i FAR, säger Björn Markland. En av de mest pådrivande – äras den som äras bör – har varit Arthur Andersens VD Reidar Peters, tidigare ledamot av FARs styrelse.

Björn Markland berättar att ISO-certifiering för FARs del kom in i debatten när man för ett antal år sedan diskuterade offertgivning på revision – och vad det skulle innebära för att definiera produkten revision.

På den tiden var ISO 9000 kanske mera ett modeord. Det användes flitigt fastän många kanske inte riktigt visste vad det var.

Inga konkurrenter i systemen

En dag ringde Reidar Peters och undrade om han kunde tala konfidentiellt med Björn Markland. Det kunde han. Om samtalet kom in på något som förhindrade detta skulle Björn Markland säga ifrån.

– Det är inget konstigt med det. Det förekommer då och då att vi på FAR har anledning att ta del av byråhemligheter.

Reidar Peters berättade att Arthur Andersen kommit ganska långt med en ISO-certifiering av sin revisionsdel. Ett certifieringsinstitut, Det Norske Veritas, hade handlats upp.

Veritas behövde en branschexpert – någon som kunde ge certifieringsinstitutet upplysning om specialförhållanden i branschen.

För Reidar Peters var detta ett dilemma. Experten måste vara någon som är väl förtrogen med branschen. Om det inte är en person från branschföreningen, FAR, så måste det bli en konkurrent. Arthur Andersen ville inte gärna ha en konkurrent ”snokande” i sina system.

Kunde Björn Markland eller FARs biträdande generalsekreterare Margareta Damberg ställa upp? De är de enda auktoriserade revisorer som finns på FARs kansli.

Naturligt att ställa upp

Dessa båda hade sedan en diskussion och bestämde sig för att det gick bra.

– Det är väldigt naturligt att FAR är med i det här sammanhanget, säger Björn Markland. Det är en service åt medlemmarna. Det handlar dessutom om en yrkesutveckling som är både hedervärd och värd att uppmuntra.

För att ta uppdraget ställdes från FARs sida två villkor. Det ena var att man skulle kunna få ställa upp även senare om något annat certifieringsinstitut behövde en branschexpert för en annan kollegas räkning.

Det andra var att FAR skulle ha betalt av Det Norske Veritas. Arbetet ska inte bekostas av de ledamöter som inte utnyttjar tjänsten.

Inte så tidsödande

En praktisk fråga: hade FAR tid med detta?

– Faktum är att branchexperten inte behöver använda så mycket tid, säger Björn Markland. Veritas skötte det här skickligt. De samlade ihop de frågor som de hade. Sedan fick jag under några sammanhängande intensiva dagar svara på frågor och gå igenom material. Mer än 20–25 timmar blev det inte. Det var en positiv överraskning. Jag hade räknat med mer. På Veritas är man tydligen van vid den här sortens arbete och använder branschexperten bara när det verkligen behövs. Man hade gått igenom mycket i förväg och hade naturligtvis läst Arthur Andersen manualer och FARs revisionsrekommendation ”Revisionsprocessen”.

Konstruktionsfas

En viss diskussion blev det om huruvida revisionen innehåller en konstruktionsfas. Detta har att göra med att certifiering önskades enligt ISO 9001, som är den mest omfattande kravstandarden i ISO 9000-familjen.

Den omfattar kvalitetssäkring vid konstruktion, utveckling, produktion, installation och service. Alternativet ISO 9002 gäller bara produktion, installation och service.

Konstruktion innebär att man innan man sätter igång ett arbete utför någon form av planering av just det jobb som ska göras – vilka komponenter ska användas, vilka arbetsresurser ska sättas in och när i tiden ska det hända?

– Från början var Veritas inne på att revision utförs enligt manual. Man sätter bara igång och jobbar. Men där lyckades Arthur Andersen uppenbarligen övertyga om att det inte går till så, säger Björn Markland. Och det är helt rätt enligt min uppfattning.

Jämställs med tillverkning

Revision jämställs alltså med det som händer på ett tillverkande företag.

– Särskilt på större uppdrag finns det en viktig planeringsfas i början, säger Björn Markland. Man tar del av riskfaktorer och volymer. Man fördelar granskningsresurser.

Men hela frågan om konstruktionsfas var redan avklarad innan Björn Markland kom in i bilden:

– Det var lika bra det. Den kompetens man behöver för det resonemanget är snarare kvalitetsrevisorns än den vanliga revisorns. Jag blev imponerad av den personal från Veritas som jobbade med det här. De arbetade mycket oberoende. De kom ibland med obehagliga nyheter och ställde höga krav. Precis som den vanliga revisorn måste ha råg i ryggen och ta obehagliga diskussioner så gjorde man det från Veritas sida.

Skillnad mellan små och stora

Vilka var de svåra frågorna?

– En fråga som jag upplevde som konkret i sammanhanget är skillnaden mellan små och stora revisionsklienter. I princip ska samma kvalitetsnormer gälla vid revision på små och stora företag. Men det går ju aldrig att i ett litet företag genomföra en revision med riktigt samma byråkrati som man måste ha på ett storföretag.

Det är fråga om en balansgång. Kvaliteten ska vara lika väl dokumenterad i alla företag, stora som små. Men revisionen måste kunna genomföras med en resursförbrukning som gör att det lilla klientföretaget inte går i konkurs.

– Detta var ingen svår fråga. Men det blev en intressant diskussion. Det var mycket att gå igenom innan kvalitetsrevisorerna kom fram till sina slutsatser på det området.

ISO-certifiering kan betyda mera papper på revisionsbyrån:

– Det finns ett delvis oförtjänt och delvis rättvist rykte om att ISO-certifiering handlar om att man ska ha så mycket papper som möjligt, säger Björn Markland. Självklart är det inte sant. Men det är onekligen så att hela ISO-certifieringen går ut på att kvalitetsstyrningen ska vara dokumenterad, att man vet var ansvaret ligger och att man ska ha ett system som fångar upp risker så att man hela tiden kan förbättra kvaliteten. Detta går inte att göra utan ett väl genomtänkt och disciplinerat dokumentationssystem. Det klart att det blir mycket papper då. Jag kan tänka mig att Arthur Andersen har mer papper i dag än man hade förut. Men lyssnar man på Reidar Peters så har det fått följdeffekter i form av en uppstramning och en styrbarhet som inte fanns förut.

Stora revisionsbyråer har naturligtvis, även utan ISO-certifiering, väl genomtänkta system byggda på internationell erfarenhet. Behöver de verkligen förändras med tanke på en ISO-certifiering?

– De systemen är inriktade främst på att genomföra revision, säger Björn Markland. Andra överväganden kan vara att ha tillräckligt material om man skulle råka ut för anspråk på skadestånd. Men systemens bakgrund är inte i första hand att ha en kvalitetsdokumentation. Jag förstod att Arthur Andersen fick lägga ner mycket arbete där.

Bevis mot omvärlden

Vilken nytta tror du att en revisionsbyrå kan ha av en ISO-certifiering?

– Jag tror inte att det är det allena saliggörande. Jag tror inte heller att en byrå som inte vill certifiera sig med nödvändighet måste betraktas som en oseriös lågkvalitetsbyrå. Men en ISO-certifiering är ett sätt att oreserverat visa för omvärlden att man vill hålla hög kvalitet. Och det torde vara klok marknadsföring – sett både från branschens och den aktuella byråns sida.

Björn Markland vet att det finns storbyråer som är skeptiska till ISO-certifiering.

– Jag har respekt för det. Förmodligen kan man uppnå samma effekt med mindre resurser än ISO kräver. Det är bara det att man utan certifikatet inte kan bevisa detta för omvärlden.

Konsultarbete

Är det en fördel att man såsom ISO-certifierad revisionsbyrå kanske kan ägna sig åt rådgivning kring ISO-certifiering?

– Det är en intressant tanke. Det ligger en bit bort från det normala verksamhetsområdet. Men någon form av konsultarbete på kvalitetsstyrningssidan borde ligga nära till hands för revisionsbyråerna.

Nu är det certifieringsinstitutet som gör de återkommande revisionerna av ISO-certifierade företag. Kan man tänka sig att revisionsbyråer blir certifieringsorgan så att de sedan kan revidera andra företag enligt ISO 9000? Eller blir det för svårt?

– När revisionsbyråerna funderar på miljörevision så tycker jag för min del att det ligger längre bort från den traditionella verksamheten än vad kvalitetsrevisionen gör. Om revisionsbyråerna skulle försöka ge sig in på ISO-revision så kan det dock vara ett problem om det redan finns starka väletablerade institut på marknaden. Det är väl med det som med miljörevisionen. Revisorskåren är lite sent ute. Andra yrkesgrupper har tagit hand om det här. Men visst tror jag att det kan finnas ett intresse.

Inge Wennberg