Systematisk implementering av miljöledning: En förutsättning för miljödriven affärsutveckling

Miljöfrågan är redan idag strategisk men med hjälp av miljödriven affärsutveckling kommer den även att behandlas strategiskt. Så sammanfattar Nils-Holger Jansson, Åse Jansson och Fredrik Nilsson sin genomgång av krav på företagets miljöledning.

Den tunga förorenande processindustrin var bland de första att uppmärksamma behovet av en kontinuerlig uppföljning av miljöarbetet. En av orsakerna är att dessa industrier varit tvingade att uppfylla miljökrav som de ålagts av myndigheterna. Från att tidigare ha betraktats som ett ”nödvändigt ont” bidrar miljöarbetet numera till att utveckla och skapa affärer. Ofta visar det sig att ny miljöanpassad teknik kan vara mer kostnadseffektiv än traditionell sådan. Ett positivt samband mellan ett effektivt miljöarbete och en förbättrad konkurrenskraft har blivit alltmer tydligt. Miljödriven affärsutveckling har därför fångat många företags intresse, inte minst internationellt.

Affärsutveckling kräver ofta någon form av systemstöd. Inom miljöområdet har olika standards för miljöledning introducerats. Några av de mest kända är BS 7750 och ISO 14001.1 Oavsett vilket system som väljs måste det implementeras på ett sådant sätt att det blir en integrerad del i företagets affärsprocesser. Endast därigenom kan systemet bli ett verkligt effektivt stöd i företagets utveckling av sin affärsverksamhet.

I denna artikel visas en metod för att starta och därefter systematiskt utveckla miljöarbetet i ett företag. Diskussionen kommer att utgå från figur 1 (Se sid. 22 i Balans nr 6–7/96.) som illustrerar de viktigaste faserna i en sådan process.2 Beroende av företagets tidigare erfarenhet av miljöarbete kan implementering och utveckling av ett system för miljöledning ske på olika sätt. Det är således lämpligt att ansluta sig till den fas i processen som passar bäst samman med hur långt företaget har kommit i sitt miljöarbete.

I företag med begränsad erfarenhet av miljöarbete kan det vara lämpligt att dela upp implementeringsarbetet i tre faser. I en första fas genomför företaget en miljöutredning (kartlägger nuläget) och utarbetar en miljöpolicy. Med utgångspunkt i policyn kvantifieras företagets ambitionsnivå i form av miljömål. Hur förverkligandet av målen skall ske beskrivs i ett miljöprogram. I miljöredovisningen kommunicerar företaget resultatet av sitt miljöarbete både till interna och externa intressenter. För att förankra miljöarbetet är det väsentligt att i ett så tidigt skede som möjligt säkerställa att grundläggande kunskaper i miljöfrågor etableras i företaget.

För att följa upp hur det inledande miljöarbetet avlöpt kan det som en andra fas vara lämpligt att börja arbeta med återkommande miljörevisioner. Härigenom erhålls successivt ett allt bättre underlag för utformningen av det fortsatta arbetet.

Företaget kan som tredje fas påbörja införandet av ett miljöledningssystem som exempelvis BS 7750, ISO 14001 eller ett eget system. Med ett miljöledningssystem avses den del av det övergripande systemet för verksamhetsstyrning som syftar till att upprätthålla företagets miljöpolicy, miljömål och miljöprogram. Då miljöledningssystemet är på plats finns förutsättningarna att integrera miljöarbetet i företagets affärsprocesser och med hjälp av information från systemet styra verksamheten. Ett viktigt led i implementeringen av miljöledning är att ta hänsyn till de krav på organisations- och kompetensutveckling som kan uppkomma.

Det bör noteras att figur 1 inte bara beskriver implementeringsprocessen. Pilarna i figuren understryker att miljöarbetet måste vara föremål för en fortlöpande utveckling, och att aktiviteterna i den yttre slingan bör upprepas regelbundet. På så sätt säkerställs att de affärsmöjligheter som ett systematiskt miljöarbete innebär tillvaratas.

Efter denna korta bakgrund övergår vi till att mer detaljerat beskriva hur miljöledning implementeras. Vi inleder med att behandla hur behovet av grundläggande kunskaper i miljöfrågor kan tillgodoses genom utbildning.

Utbildning

Ett framgångsrikt införande av miljöledning kräver att hela företaget har grundläggande kunskaper på miljöområdet. Det är därför lämpligt att redan i samband med att miljöarbetet inleds genomföra en grundläggande utbildning. I takt med att miljöarbetet blir mer avancerat måste kunskapen hos personalen fördjupas genom lämplig fortbildning.

En relevant målgrupp bör identifieras för det inledande utbildningsarbetet. Ledningen, andra personer med arbetsledande ställning och övriga nyckelpersoner inom företaget kan vara lämpliga. Efter hand bör denna grupp utvidgas till att omfatta en allt större del av personalen och slutligen hela personalen.

En grundläggande utbildning bör sträva efter att sätta in miljöarbetet i ett sammanhang. En lämplig inledning kan vara de grundläggande ekologiska sambanden och vad företaget kan göra för att minska sin miljöpåverkan. Därefter kan mer praktiska frågeställningar diskuteras såsom exempelvis vad man bör tänka på när ett miljöledningssystem skall implementeras.

Miljöutredning

Syftet med en miljöutredning är att utreda och fastställa företagets eller anläggningens miljöstatus. Miljöutredningen skapar en bas från vilken företagets miljöarbete kan utvecklas. I en miljöutredning ingår som regel följande komponenter (a) omvärldsanalys; (b) genomgång av företagets påverkan på den yttre miljön; (c) kartläggning av organisation och fördelning av ansvar; samt (d) ledningens förhållningssätt till miljöarbetet.

Omvärldsanalysen syftar till att kartlägga de hot och möjligheter som föreligger för företaget inom miljöområdet. Analysen bör utgå från de globala miljöhoten som bryts ned till en nivå som gör dem mätbara för företaget. Till grund för analysen kan internationella avtal och utredningar inom området ligga som exempelvis Rio-deklarationen, Brundtland-rapporten och olika EU-uttalanden. Analysen bör ta hänsyn till den nationella utvecklingen och då särskilt lagar och regelverk som berör eller kan komma att beröra företaget.

Kartläggningen av företagets miljöpåverkan startar med en genomgång av den dokumentation som finns inom företaget. Den reglerar samt beskriver företagets miljöarbete och dess miljöpåverkan. Med utgångspunkt i denna information bestäms vilka delar av verksamheten som skall prioriteras i utvärderingen.

Områden som ofta behandlas är verksamhetens (inklusive produkternas) påverkan på olika ekosystem, hur företaget hushållar med energi och råvaror, emissioner samt hur avfall och restprodukter hanteras. Företagets miljöledningsrutiner kartläggs med syfte att utvärdera organisation och rutiner då det gäller miljöfrågor. Ledningens förhållningssätt till miljöarbetet utreds. Syftet är att skapa insikt i ledningens inställning till utvecklingen på området.

Genomförandet av miljöutredningen sker genom intervjuer med utvalda chefer och medarbetare samt genom inspektion av berörda anläggningar. Slutligen sker en värdering av den information som framkommit under arbetets gång och en rapport sammanställs.

På marknaden finns ett antal olika standards (och motsvarande) som behandlar miljöledning. De mest kända är EMAS,3 BS 7750 och ISO 14001. I dessa beskrivs bland annat hur en miljöutredning bör utföras. Det understryks särskilt att den enskilda miljöutredningen måste anpassas efter det aktuella företagets situation.

Miljöpolicy, miljömål och miljöprogram

Den inledande miljöutredningen är en viktig utgångspunkt när företaget skall utarbeta sin miljöpolicy, fastställa miljömål och miljöprogram. Syftet med en miljöpolicy är att ange målsättningen för företagets fortsatta miljöarbete. Miljöpolicyn bör utgå från företagets valda förhållningssätt när det gäller de övergripande miljöfrågorna och grunda sig på den inledande miljöutredningen. Policyn bör vara enkelt formulerad för att kunna förstås av företagets samtliga intressenter. Den måste vara utformad så att den uppfattas som relevant i förhållande till företagets verksamhet. Tidshorisonten för en miljöpolicy bör vara två till fyra år. Därefter kan det vara lämpligt att revidera policyn med hänsyn till omvärldsförändringar.

Utifrån de ambitioner som uttalas i miljöpolicyn samt på grundval av den inledande miljöutredningens resultat utformas företagets miljömål. Syftet med dessa är att definiera vad företagets miljöarbete skall resultera i inom de områden som prioriterats. Målen skall vara lätta att förstå samt möjliga att mäta och uppnå. I annat fall är det svårt att skapa acceptans och förståelse för miljöarbetet inom företaget.

Med miljöpolicyn och miljömålen som utgångspunkt utformas ett miljöprogram. I miljöprogrammet konkretiseras de projekt som måste genomföras för att miljöpolicyn och miljömålen skall kunna uppfyllas. Projekten bör beskrivas så att löpande avstämningar kan göras i anslutning till övrig operativ uppföljning inom företaget. Denna uppföljning underlättas när företaget har ett väl fungerande miljöledningssystem.

Miljöledningssystem

Miljöledningssystemet syftar till att skapa en grund för ett gemensamt agerande i den operativa verksamheten för att uppnå de uppställda miljömålen. Viktiga komponenter i ett miljöledningssystem är beskrivningar och rutiner som berör (a) organisation och personal; (b) hantering av miljöeffekter; (c) driftskontroll; (d) beredskapsplaner och hantering av nödsituationer; (e) rapporteringssystem; samt (f) miljörevision. (Se sid. 24 i Balans nr 6–7(96.)

För att miljöledningssystemet skall fungera effektivt krävs att det finns en klar beskrivning av fördelning av ansvar och befogenheter. Alla anställda skall ha en tillräcklig miljöutbildning för att klara av sina uppgifter. Fortlöpande information till anställda krävs för att uppdatera dem om hur ansvarsfördelning och rutiner förändras.

Miljöledningssystemet kräver utarbetade rutiner för hur verksamhetens miljöeffekter skall hanteras. I manualen som beskriver miljöledningssystemet bör en förteckning ingå över de lagar och förordningar som det specifika företaget har att följa.

Kontroll av verksamhetens drift utförs med hjälp av fastställda arbetsinstruktioner, övervakning samt väl inarbetade rutiner för att avhjälpa de brister som kan komma att uppstå. Effektiva rutiner för att hantera eventuella olyckshändelser skall finnas.

Information om hur styrningen och uppföljningen är utformad för att minimera verksamhetens miljöpåverkan bör finnas tillgänglig för alla berörda. Miljörevisioner bör genomföras med bestämda tidsintervall i syfte att lokalisera och eliminera systemets svaga delar.

BS 7750 och ISO 14001 är inte de enda miljöledningssystem som används. Många företag har utvecklat egna system som de anser passar deras företag och situation bättre.

Ett miljöledningssystem skall kunna implementeras i alla företag oavsett storlek. I en koncern bör miljöledningssystemen för de olika affärsenheterna utformas så att rapporteringen kan aggregeras i koncernens överordnade miljöledningssystem. Det är dock viktigt att detta inte leder till en bristande situationsanpassning på operativ nivå. Exempel på hur en koncern kan utforma sitt miljöledningssystem på olika nivåer visas i figur 3. (Se sid. 25 i Balans nr 6–7/96.)

Det överordnade miljöledningssystemet kan baseras på ICC:s näringslivsprogram för varaktig hållbar utveckling. Dessa principer är utformade i syfte att vägleda företag i deras ansträngningar att förvalta miljön.

Miljöledningssystemen för respektive affärsenhet bör vara mera omfattande, detaljerade och konkreta än det överordnade systemet. En lämplig utgångspunkt är den specifika affärsenhetens miljöpolicy, miljömål och miljöprogram. Dessa system kan vara utformade i enlighet med BS 7750 eller ISO 14001.

Miljöledningssystemen för respektive anläggning bör i sin tur vara ännu mer detaljerade. På denna nivå kan systemen utformas i syfte att bli registrerade enligt EMAS.

Det kan konstateras att de flesta miljöledningssystem inte är integrerade i företagens affärsprocesser. Orsakerna till detta är bland annat att miljöarbetet uppfattats som tvingande utifrån lagar och förordningar. Resultatet har blivit att miljöledning enbart har berört verksamhetens operativa delar. För att tillvarata de fördelar som ligger i ett systematiskt miljöarbete bör dock miljöledningssystemet integreras med övriga styrsystem. Därigenom blir miljöarbetet en naturlig del i företagets affärsutveckling.

Integrering i affärsprocesser

Som framgått ovan är implementering av miljöledning en successiv förändringsprocess. Införandet av ett miljöledningssystem innebär goda förutsättningar att integrera miljöarbetet i företagets affärsprocesser. Därigenom kan väsentliga miljöaspekter beaktas då affärer skapas och utvecklas.

Integreringen av miljöarbetet i företagets affärsprocesser konkretiseras i affärsplanen, företagets system för verksamhetsstyrning och valet av parametrar för uppföljningen av miljöarbetet.

I arbetet med att upprätta en affärsplan ingår en kartläggning och utvärdering av företagets externa och interna affärsförutsättningar. På basis av dessa analyser sammanställs en verksamhetsplan samt olika handlingsprogram. Verksamhetsplanen är ett dokument av mer övergripande karaktär där bland annat affärsidé, verksamhetsområden, ekonomiska och andra mål, strategier och organisation presenteras. Handlingsprogrammen är vanligtvis inriktade mot specifika områden som exempelvis marknad, produktion, kvalitet och miljö. Affärsplaner upprättas både för den enskilda affärsenheten som för koncernen som helhet.

När det gäller de avsnitt i affärsplanen som avser miljöarbetet bör bland annat en analys av företagets produkter göras. I analysen behandlas hur marknaden värderar produkternas miljöanpassning, konkurrenternas faktiska och förväntade agerande etc. Andra viktiga aspekter att ta hänsyn till är nya lagar och förordningar.

Resultatet av analysen bestämmer innehållet i affärsplanen. Där konkretiseras företagets affärsidé och de övergripande mål som verksamheten skall inriktas mot såväl som strategierna för att nå målen, bland annat de övergripande miljömålen.

Miljöstrategin, dvs. de projekt och aktiviteter som erfordras för att nå uppställda mål, bör framgå av företagets miljöprogram. Som tidigare nämnts utarbetas särskilda handlingsprogram även för andra områden som exempelvis produktion och kvalitet.

Uppföljningen av hur miljöstrategin genomförs bör ske inom ramen för miljöledningssystemet. På liknande sätt följs produktions- och kvalitetsstrategierna upp via sina styrsystem. Dessa styrsystem utgör sammantaget företagets system för verksamhetsstyrning:

På operativ nivå är de olika styrsystemens rutiner och praktiska användning anpassade till den specifika situationen. Detta innebär att olika avdelningar inom ett bolag kan använda olika nyckeltal för att exempelvis följa upp miljöarbetet. På operativ nivå är informationen ofta mycket detaljerad. (Se figur 4, sid. 25 i Balans nr 6–7/96.)

På koncernnivå är det önskvärt att informationen är överskådlig och jämförbar. Detta är nödvändigt då informationen dels används som underlag i den övergripande affärsplaneringsprocessen, dels för att följa upp redan fastlagda strategier. Informationen från de olika styrsystemen aggregeras därför till kvantitativa och kvalitativa beskrivningar av kritiska framgångsfaktorer.

Som tidigare nämnts är det av största vikt att informationskraven från koncernledningen inte leder till en bristande situationsanpassning på operativ nivå. Svårigheterna att uppnå både situationsanpassning och samordning skall inte underskattas. Utvecklingen inom IT-området har dock underlättat skapandet av övergripande system för verksamhetsstyrning.

Att integrera miljöledningssystemet med övriga system för verksamhetsstyrning är en förutsättning för att åstadkomma en miljödriven affärsutveckling. En framgångsrik affärsutveckling kräver dessutom engagerade och kunniga medarbetare i företaget. Ett viktigt steg i implementeringsarbetet är därför organisations- och kompetensutveckling.

Organisations- och kompetensutveckling

För att miljöledning skall kunna integreras i affärsprocesserna krävs att miljöarbetet betraktas som meningsfullt av medarbetarna. Det innebär att styrsystemen måste utformas för att passa företagskulturen. Detta kräver i sin tur att miljöstrategierna är väl förankrade hos såväl styrelse, ledning som övriga anställda.

Miljödriven affärsutveckling kräver att anställda har insikt och kunskap om de övergripande miljöfrågorna samt förmåga att koppla samman dessa med den egna verksamheten. Det är viktigt att anställda på alla nivåer har de färdigheter och den förmåga som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter i enlighet med de fastställda miljömålen. Detta kräver en kontinuerlig utbildning som förändras i takt med att företagets miljöarbete utvecklas.

Miljörevision

Miljörevision är ett av ledningens instrument för uppföljning av företagets miljöarbete. En opartisk och systematisk miljörevision resulterar i ett underlag som kan användas i det fortsatta förbättringsarbetet. Viktiga komponenter som granskas vid en miljörevision är bland annat miljöskydd, miljöledning, miljörapporter och miljöredovisning.

En miljörevision kan utföras av en extern eller opartisk intern miljörevisor. Planeringen av miljörevisionen sker i samråd mellan miljörevisorn och uppdragsgivaren. På så sätt säkerställs att revisionen inriktas på för företaget eller anläggningen väsentliga områden. Granskningen av anläggningen sker ofta i två steg.

I det första steget koncentreras arbetet kring inläsning av dokumenterade uppgifter som exempelvis processbeskrivningar och tillståndshandlingar. I det andra steget fokuseras arbetet på en fysisk granskning av berörda anläggningar och verksamheten i dessa. Anläggningarna inspekteras och intervjuer sker med nyckelpersoner på olika nivåer. Därefter summeras iakttagelser, intervjuer och genomgång av dokument för att värderas med utgångspunkt i gällande lagar, policydokument och miljömål utformade inom företaget. Slutsatserna utmynnar i en rapport som redovisas för uppdragsgivaren. I rapporten kan även ledningens förslag till åtgärder och kontrollprogram för det fortsatta miljöarbetet inkluderas.

Intern och extern redovisning

Ett återkommande inslag i miljöarbetet är utformandet av en miljöredovisning. En sådan är idag frivillig men i ett tilläggsdirektiv4 till den nya årsredovisningslagen har Redovisningskommittén uppdraget att utreda om företag skall lämna miljöanknuten information i årsredovisningen.

Orsakerna till varför det redan nu är av stort värde för de flesta företag att publicera miljöredovisningar är flera. Miljöredovisningen anses vara ett sätt att kommunicera miljöarbetet till allmänheten och profilera företaget. Den ger även information om företagets nuvarande miljöstatus och skall kunna fungera som ett kompletterande underlag vid värdering.

Internt kan en miljöredovisning utnyttjas för att engagera och informera de anställda. Den skapar förståelse för det miljöarbete som utförs samt säkerställer arbetets kvalitet och effektivitet.

Innehållet i miljöredovisningen bör avse samma tidsperiod som den ekonomiska redovisningen. Den bör jämföra utfallet av företagets miljöarbete mot upprättade mål, beskriva det nuvarande tillståndet samt redovisa mål för den kommande perioden. Det är i detta sammanhang viktigt att understryka kopplingen mellan företagets miljöpåverkan och miljödata i miljöredovisningen.

En diskussion som har aktualiserats på senare tid är huruvida företagens miljöredovisningar bör vara granskade av en lämplig revisor eller ej. Om en granskning görs av miljöredovisningen bör den ses som ett oberoende uttalande om redovisningen av företagets miljöpåverkan (inklusive produkternas) samt av dess miljörelaterade kostnader och risker. Granskningen skall bidra till att säkerställa den lämnade informationens kvalitet.

Vad gäller granskningen av miljöredovisningar råder för närvarande en stor begreppsförvirring. Begrepp såsom revision, verifiering och validering sammanblandas. Revision bör ses som En i efterhand utförd oberoende granskning av redovisning och förvaltning under en viss tidsperiod. Verifiering i sin tur bör ses som en Bekräftelse genom undersökning och framläggande av bevis att specificerade krav har uppfyllts. Slutligen bör en validering ses som en Bekräftelse genom undersökning och framläggande av bevis att de särskilda kraven för en specifik, avsedd användning har uppfyllts. Det är således viktigt att den granskare som skriver under en miljöredovisning klart specificerar vad det är som signeras.

Miljödriven affärsutveckling

Den ovan beskrivna metodiken visar hur en systematisk implementering av miljöledning kan genomföras. Av stor betydelse är att miljöarbetet integreras i företagets affärsprocesser. Detta är en förutsättning för miljödriven affärsutveckling.

Miljödriven affärsutveckling resulterar i att de affärsmässiga besluten i företaget tas med beaktande av företagets förhållningssätt till miljöarbetet. Med hjälp av det angreppssätt som presenterats i denna artikel kan företaget i sin affärsverksamhet hantera ökade miljökrav och omvandla dem till nya affärsmöjligheter. Miljöfrågan är redan idag strategisk men med hjälp av miljödriven affärsutveckling kommer den även att behandlas strategiskt.

Civilingenjör Nils-Holger Jansson, Civilekonom Åse Jansson och Ekonomie licentiat Fredrik Nilsson är verksamma vid Deloitte & Touche Management Consultants i Stockholm.

Litteraturförtecknig

BSI, 1994, BS 7750:1994 Specification for Environmental Management Systems, London: British Standards Institution.

Clarke, R.A. et al, 1994, The Challenge of Going Green, Harvard Business Review, July–August, s. 37–50.

EEG, 1993, Rådets förordning (EEG) nr 1836/93 om frivilligt deltagande för industriföretag i gemenskapens miljöstyrnings- och miljörevisionsordning, Europeiska gemenskapernas officiella tidning, nr L 168, s. 1–18.

Epstein, M.J., 1996, Measuring Corporate Environmental Performance, Chicago: Irwin.

ISO, 1995, ISO/DIS 14001 & 14004 Environmental management systems, Geneve: International Organization for Standardization.

ISO, 1995, ISO 14010, 14011 & 14012 Guidelines for environmental auditing, Geneve: International Organization for Standardization.

IVA, 1995, Miljödriven Affärsutveckling, Stockholm, Ingenjörsvetenskapsakademien.

Johansson, S.E., Nyström, B.A. & Rådström, E., 1987, Revision – Kontroll, Effektivitet, Utveckling, Uppsala: Liber.

Kaplan, R.S. & Norton, D.P., 1992, The Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance, Harvard Business Review, January-February, s. 71–79.

Mc Nair, C. J., Lynch, R. L. & Cross, K. F., 1990, Do Financial and Nonfinancial Performance Measures Have to Agree?, Management Accounting, November, s. 28–36.

SIF, 1992, The Rio Resolution, London: Social Investment Forum.

SIS, 1994, SS – ISO 8402 Kvalitetsledning och Kvalitetssäkring – Terminologi, Stockholm: Standardiseringen i Sverige.

Porter, M.E., & van der Linde, C., 1995, Green and Competitive, Harvard Business Review, September–October, s. 120–134.

World Commission on Environment and Development, 1987, Our Common Future, Oxford: Oxford University.