I den sista av fem artiklar från FARs genomförandegrupp för Informationsprojekt Euro beskriver Anna-Clara af Ekenstam och Ludwig Hedlund de praktiska konsekvenserna för svenska företags IT-system och hur dessa kan hanteras.

Oavsett om Sverige blir medlem i EMU eller ej kommer nya affärsförutsättningar att råda. Att stora företag med omfattande internationell handel påverkas är uppenbart. Men även små hemmamarknadsinriktade företag kommer att känna av den nya miljön i och med att de makroekonomiska förutsättningarna förändras och genom att de indirekt via kunder och leverantörer kommer att påverkas av att internationella handels- och konkurrens- förutsättningar ändras.

Utöver de rent affärsstrategiska konsekvenserna av EMU finns en rad praktiska svårigheter som måste bemästras. En av dessa är hur företagens IT-system påverkas av EMU.

Tänkbara problem

Flertalet svenska företag och organisationer måste förändra sina IT-system vid införande av euron. Alla beloppsuppgifter på fakturor, prislistor, prismärkning, avräkningsnotor etc. måste, under en övergångsperiod, uttryckas i såväl svenska kronor som i euro. Kunder och leverantörer kommer att kunna välja om de vill betala och fakturera i lokal valuta eller i euro. För vissa verksamheter, som t.ex. detaljhandeln och den finansiella sektorn, är det ett omfattande arbete att anpassa verksamheten till de nya förutsättningarna.

De flesta IT-system måste under alla omständigheter anpassas fram till sekelskiftet för att undvika problem vid övergången från år 1999 till år 2000. I samband med att företagen gör en översyn av sekelskiftesproblematiken kan det även vara lämpligt att beakta de systemförändringar som kommer att krävas vid införandet av euron. Projekten kan drivas parallellt men måste hanteras som separata projekt.

Effekten på IT-systemen av en övergång till euro kommer att variera väsentligt mellan olika företag. I ena änden av spektrat kommer de företag att finnas som väljer en så enkel lösning som möjligt. I andra änden av spektrat kommer större, mer progressiva företag och de företag som arbetar på konsumentmarknaden att finnas. Nya affärsmöjligheter kommer att uppmärksammas som en effekt av EMU, där exempel på detta är en utökning av begreppet elektronisk handel.

Vägval

De nationella valutorna kommer att fortsätta att gälla som betalningsmedel till halvårsskiftet år 2002. Men efter den 1 januari 1999 kommer euron att bli ett accepterat betalningsmedel. Den mest problematiska perioden vid en övergång till euro blir den då företagen måste kunna hantera dubbla valutor, dvs perioden 1999-01-01–2002-07-01.

Vad avser påverkan på IT-systemen så kan euro- och sekelskiftesproblematiken med fördel analyseras jämsides. I detta perspektiv kan IT-frågeställningarna bli mycket stora, vilket i sin tur innebär att parametrar som resurser, systemets affärsvärde, systemets stabilitet, nuvarande utvecklingsplaner etc. bör fokuseras vid ett beslut om och på vilket sätt ett IT-system skall förändras.

Beroende på den aktuella beslutssituationen så kan IT-relaterade problemställningar hanteras på tre olika sätt:

  1. Befintliga system kan modifieras så att dessa kan hantera såväl euron som år 2000.

  2. Befintliga system kan kompletteras med standardkomponenter/-system.

  3. Outsourca de delar av verksamheten som systemet stödjer eller köpa servicebyråtjänster av en IT-leverantör.

I det fall företagen väljer att modifiera IT-system, kan man i dag urskilja två huvudsakliga strategier som företag och organisationer väljer för att hantera övergångsperioden.

Alternativ 1

Ett gränssnitt, som hanterar omräkning av alla transaktioner in och ut ur berörda system, läggs som ett skal kring befintliga system och databaser som därmed lämnas opåverkade av övergången till euro.

Alternativ 2

Befintliga system och databaser ändras ned till transaktionsnivå för att kunna hantera såväl svenska kronor som euro.

Väsentliga faktorer

Några av de faktorer som ett företag måste beakta oavsett vilken av ovanstående metoder man väljer är:

Timing: När skall systemförändringen genomföras? Att genomföra en övergång till euro i samband med byte av räkenskapsår kan medföra en extra hård belastning på organisationen och minska effektiviteten i såväl genomförande som analysarbete.

Ledtider: Hur lång tid tar det att genomföra nödvändiga förändringar i rutiner och IT-system?

Utbildning: Såväl företagets personal som kunder och leverantörer behöver informeras om vad förändringarna kommer att medföra i form av t.ex. förändrade prisstrukturer, rutiner och IT-system

Förutsättningar: Känner vi till alla nödvändiga förutsättningar för att kunna göra de programändringar som krävs?

Tillverkning: Strategiska beslut om förändringar i prissättning kan leda till förändringar i vilka kvantiteter produkter skall förpackas och säljas och därmed till förändringar i system som används i tillverkningen

Resurser: Finns de resurser och den kompetens tillgänglig som krävs för att kunna hantera analys och genomförande av de systemförändringar som krävs? Tillgängliga resurser inom IT-området såväl inom företag som hos externa konsulter är redan begränsade till följd av sekelskiftesproblematiken.

Tillvägagångssätt

Vissa av de förändringar som kan komma att krävas i IT-systemen kommer att vara drivna av förändrade affärsförutsättningar till följd av bildandet av EMU. Dessa förändrade konkurrensförhållanden kommer att råda för flertalet företag oavsett om Sverige går med i EMU eller ej. En kartläggning av hur ett företags IT-system påverkas av EMU bör därför alltid föregås av en analys av de strategiska konkurrensfrågor som aktualiseras vid bildandet av EMU 1999.

Utifrån den strategiska analysen kan prioritering göras av vilka väsentliga processer i företaget som påverkas, t.ex. inköp, offerering och orderhantering.

Processerna bryts ned på detaljnivå och analyseras bland annat med utgångspunkt i handläggningsrutiner, dokument- och informationsflöden. Processanalysen ger information om vilka system som kommer att påverkas av en övergång till euro och även hur de kommer att påverkas. En styrka i processanalysen är att man genom den även öppnar möjligheten att identifierar effektiviseringspotentialer och förändrade krav från användare till följd av euro.

Tillvägagångssättet kan jämföras med hur ett år 2000-projekt bedrivs med följande huvuddelar; analys, planering, anpassning, test och driftsättning/implementation.

Systemberoende

En viktig aspekt vid analys av vilka väsentliga IT-system som påverkas av euro är att identifiera beroenden och samband mellan olika IT-system inom och mellan företag. För företag med elektronisk överföring av information till externa system, t. ex. orderhantering via EDI, är givetvis en analys av hur dessa externa kopplingar påverkas av euro en strategisk frågeställning.

Effekter på IT-system

Årsredovisning

Företagen inom EMU har frihet att välja om de vill redovisa i nationell valuta eller i euro fr.o.m. 1 januari 1999. För att officiella handlingar i Sverige som t.ex. årsredovisningen skall kunna publiceras i euro krävs dock vissa ändringar i lagstiftningen. För företag med affärsförbindelser inom EU kommer detta troligtvis att innebära att de under en övergångsperiod måste upprätta dubbla årsredovisningar. En i respektive valuta. Detta torde dock inte medföra några omfattande effekter i form av anpassningar i befintliga IT-system.

Koncernredovisningssystem

Övergången från svenska kronor till euro torde inte vålla några betydande konverteringsproblem i flertalet koncernredovisningssystem. Koncernrapporteringen kan vanligen redan i dag ske i flera olika valutor. Omräkning till den valuta man i koncernen väljer som ”funktionell” valuta styrs av den kurs som registreras i systemet.

Vid fast växelkurs uppkommer inga omräkningsproblem för löpande transaktioner. Vid flytande växelkurs kan företaget välja att räkna om från svenska kronor till euro månadsvis på kontonivå. Beslut måste fattas om omräkning av resultaträkning skall ske till snitt- eller dagskurs samt om kvartals- halvårs- och helårsresultat skall omräknas till snittkurs för aktuell period eller till de sammanslagna kurser i vilka rapportering skett löpande under året.

Övriga applikationssystem

Sammanfattningsvis bestäms effekterna på applikationssystem av

  • flexibiliteten i systemen, ex. multi-currency system

  • antal och typ av datatransaktioner, ex. hur affärskritiska är systemen

  • livscykeln på applikationssystemen, ex. när skall systemen bytas ut

Generellt sett kan man säga att multicurrencysystem inte torde påverkas nämnvärt av en övergång till euro. Med multicurrencysystem avses system i vilka man i dag kan arbeta i flera valutor och där företaget har möjlighet att fritt definiera vilken valuta man vill arbeta i.

Problem som uppkommer i samtliga applikationssystem, oavsett om fast eller flytande växelkurs används, är hur historiska data skall hanteras. Konvertering av historikregister kan vara såväl tidsödande som kostsamt.

  • Vilka krav ställer användarna på konvertering av historikregister för t.ex. lager, MPS- och lönesystem?

  • Hur stora approximationer kan man acceptera?

Väsentliga system som ofta endast hanterar en valuta är varulager, projektredovisnings- och löne- samt MPS-system.

Gemensamma frågeställningar för samtliga system är:

  • Kan de hantera det antal valutapositioner som en övergång till euro kräver? Att särskilt beakta i detta sammanhang är även att i euro uttrycks decimaler med kommateringstecken och inte med punkt eller kolon. Vidare bör beaktas att vi i många system i dag avskaffar decimaler i samband med hantering av SEK. Dessa decimaler måste återinföras vid övergången till euro.

  • Hur och när skall konvertering av fasta data till euro göras?

  • Finns behov av att hårdkoda valutakoden i IT-systemen? Hårdkodning bör egentligen undvikas för att minska förvaltningskostnaden.

  • Vilka systemsamband finns – i vilken prioriteringsordning skall vi konvertera befintliga system?

  • I vilken valuta skall redovisning ske gentemot myndigheter? T.ex. A- och B-skatt, mervärdeskatt, sociala avgifter och förmåner?

  • Finns synergier med år 2000-problematiken?

Specifika problemområden som kan aktualiseras är:

  • Förekomsten av program som är skrivna på omoderna programspråk t.ex. cobol, vilket är förhärskande i större organisationers system.

  • System där leverantören inte längre existerar, dvs. där ny version av programvaran inte går att få.

  • System där specialanpassningar gjorts av tredje part.

  • System där källkod av någon anledning saknas.

  • Program som utvecklats av personer som inte längre finns tillgängliga i företaget och där systemdokumentationen saknas/inte är komplett.

  • Vissa företag arbetar redan i dag i två valutor t.ex. svenska kronor och dollar. Dessa företags IT-system kanske inte klarar av att hantera ännu en valuta under övergångsperioden.

Standardiserade programvarupaket

Många små och medelstora företag och även vissa större företag använder standardiserade programvarupaket för redovisning och rapportering. Dessa företag är ofta beroende av att systemleverantören gör de förändringar och uppgraderingar som krävs. Företagen måste redan i dag ställa krav på systemleverantörerna så att de redan från den 1 januari 1999 kan leverera system som klarar av övergången till euro.

Auktor revisor Anna-Clara af Ekenstam är verksam vid Öhrlings Coopers & Lybrand. Hon medverkade senast i Balans nr 8–9/1990.

Ludwig Hedlund är marknadsansvarig för EMU-frågor vid Enator.