Den nya årsredovisningslagen har orsakat många frågor i samband med upprättandet av årsredovisningar. Och många har vänt sig till Patent- och registreringsverket med frågor och synpunkter. PRV:s Åke Svensson ger här några tips och råd som man bör tänka på innan ett bolag skickar in sina handlingar.
Sedan den nya årsredovisningslagen trädde ikraft har Patent- och registreringsverkets bolagsavdelning, och då framför allt räkenskapsenheten, fått många frågor om lagens innehåll m.m. Det har naturligtvis varit frågor från bolagen inför upprättandet av de första årsredovisningarna enligt den nya lagen, men räkenskapsenheten har också fått många frågor och synpunkter från intressenter som av verket köpt de av bolagen enligt de nya reglerna upprättade årsredovisningarna. Dessa intressenter som vänt sig till PRV kan vara alltifrån affärspartners eller -konkurrenter till fackföreningar eller anställda. De vanligaste frågorna under 1998 har rört frågor om när den nya lagen ska börja tillämpas och om koncernredovisningar samt om börsbolagens årsredovisningar.
Frågor har även fångats upp genom att räkenskapsenhetens personal under 1998 har deltagit eller medverkat i kurser och träffar om den nya årsredovisningslagen. Vid några av dessa tillfällen har framförts önskemål om att PRV sammanställer någon typ av information om PRV:s erfarenheter av den nya årsredovisningslagen och om vilka krav som ställs för att en årsredovisning ska godtas av verket.
Medarbetarna på räkenskapsenheten, som själva hade planer på att sammanställa en information om erfarenheterna av den nya lagen, har arbetat fram ett material och förhoppningen från vår sida är att detta motsvarar vad som önskats.
En av de positiva konsekvenserna med den nya årsredovisningslagen har varit den dialog som förts mellan verket å ena sidan och bolagen, revisorerna m.fl. å andra sidan. Vi vill gärna att den dialogen fortsätter. Den som har synpunkter på innehållet, får alltså gärna kontakta PRV.
Vanliga brister vid ingivande av årsredovisningar till PRV
I bilaga 1 redovisar PRV en sammanställning över de vanligaste bristerna i de årsredovisningar och revisionsberättelser som ges in till verket. Den visar att vanliga brister är att revisionsberättelse saknas, att kopian av denna inte är bestyrkt, eller att revisorspåteckning saknas. En annan typ av fel rör brister i fastställelseintyget, alltifrån att fastställelseintyget helt saknas till att datum för bolagsstämman saknas. Det är vanligt att PRV måste efterfråga bolagsstämmoprotokoll vid utdelning till aktieägarna. Att protokoll där utdelning beslutats måste ges in till verket följer av kupongskattelagen.
En annan vanlig brist med anledning av årsredovisningslagen är att underkoncerner som inte upprättar egen koncernredovisning, inte ger in moderföretags koncernredovisning till PRV.
Postadresserna är emellanåt felaktiga hos PRV eftersom adressändringar hos bolag, styrelse och revisorer inte alltid anmäls till PRV. Observera att enligt lagstiftning och förordning att det är bolagets skyldighet att anmäla ändrad adress. Någon koppling mellan adressändring hos ex. Posten och skattemyndigheten och vidare till PRV finns inte.
När ni skickar in handlingar till PRV är det en fördel om ni anger kontaktperson och dennes telefonnummer.
Tips och råd innan inskickande av räkenskapshandlingarna till PRV
Nedan lämnas lite tips och råd (checklista) som kan användas innan bolaget skickar in handlingarna till PRV.
Allmänt
Räkenskapshandlingarna ska sändas in som ett dokument. Helst sammanhållet med en häftklammer i det övre vänstra hörnet. Dokumentet ska innehålla en bestyrkt kopia av originalet av dessa handlingar och helst i följande ordning.
Årsredovisning/koncernredovisning inklusive fastställelseintyg
Revisionsberättelse
Bolagsstämmoprotokoll, vid utdelning
Koncernredovisning med revisionsberättelse (den som bifogas om bolaget hänvisar till ett annat bolag)
PRV godtar inte årsredovisningar i katalogform (se avsnitt 4), eftersom sådana årsredovisningar inte alltid är fullständiga och dessutom svåra att scanna, mikrofilma och kopiera.
Tänk på att:
Årsredovisningen ska vara en bestyrkt kopia av originalet. Observera att ett original av årsredovisningen och revisionsberättelsen ska finnas hos bolaget.
Bolagets organisationsnummer ska anges på årsredovisningen och revisionsberättelsen. Numret bör stå uppe i högra hörnet, helst på varje sida i årsredovisningen.
Bolagets firma ska anges i sin helhet. Det är alltså inte tillräckligt att en förkortning eller en populärversion av den registrerade firman anges. På årsredovisningens första sida (och åtminstone i förvaltningsberättelsen) bör den fullständiga firman anges. Exempelvis bör det stå Mo och Domsjö AB (publ.) och inte endast MoDo.
Bolagets räkenskapsperiod ska anges i årsredovisningen och revisionsberättelsen (ex. ÅÅÅÅ-MM-DD – ÅÅÅÅ-MM-DD).
Det ska tydligt framgå vilken enhet som används när olika belopp anges, t.ex. Mkr, Tkr, Kkr, Kr.
Vid utdelning ska en bestyrkt kopia av bolagsstämmoprotokollet ges in till PRV tillsammans med årsredovisningen och revisionsberättelsen. Av protokollet ska beslutad utdelning framgå.
Eftersom årsredovisningen och revisionsberättelsen scannas bör ni undvika färger och tonade eller skuggade fält i de kopior som ges in till verket.
Förvaltningsberättelsen
Tänk på att:
Det alltid ska finnas förslag till resultatdisposition i förvaltningsberättelsen.
Bolagets verksamhetsområde bör framgå i förvaltningsberättelsen.
Resultaträkningen/Balansräkningen
Tänk på att:
Kontrollera balansomslutning, dvs. att summa tillgångar = summa eget kapital, avsättningar och skulder.
Kontrollera att resultaträkningen och balansräkningen är rätt summerade.
Tilläggsupplysningar (Noter)
Tänk på att:
Specifikation finns i förekommande fall över aktier och andelar i koncern- och intresseföretag enligt årsredovisningslagens krav.
Det ska finnas en not till förändringen av eget kapital om förändring skett mellan åren (t.ex. utdelning, emission).
Kontrollera att det i förekommande fall för att slippa upprätta koncernredovisning i årsredovisningen framgår att undantagsregeln enligt 7 kap. 2 § ÅRL åberopas och att moderbolaget som upprättar koncernredovisning anges (uppgift om namn, org.nr och säte).
Bolaget ska även ange bolag som upprättar koncernredovisning för den största och den minsta koncern som bolaget ingår i (uppgift om namn, org.nr och säte samt var man erhåller utländskt moderföretags koncernredovisning).
Kontrollera att det i förekommande fall i tilläggsupplysning framgår skälen för att undantagsregeln enligt 7 kap. 4 § ÅRL är aktuell (dvs. bolaget undantar vissa dotterföretag i koncernredovisningen).
Uppgift om personal ska finnas enligt PRV:s mening även om bolaget inte bedriver någon verksamhet och inte har några anställda. Det kan även göras i förvaltningsberättelsen med upplysningen: ”Bolaget bedriver ingen verksamhet och har inga anställda”.
Underskrifter/Fastställelseintyg
Tänk på att:
Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter i den senast valda styrelsen (dvs. den styrelse som är vald i bolaget vid datum för undertecknandet) och av verkställande direktören. En ledamot kan inte vägra att skriva under räkenskapshandlingarna. Anser han/hon att årsredovisningen inte är korrekt eller har avvikande mening, skall han/hon ändå skriva under årsredovisningen, men notera sina avvikande åsikter i en särskild bilaga, som lämnas in tillsammans med årsredovisningen.
Vid underskrifterna ska namnförtydligande och datumet för undertecknande finnas.
Om suppleant ersätter ledamot vid underskrift, ska det framgå vid underskriften att personen undertecknat i egenskap av suppleant samt vilken ledamot som har förfall och därför ersätts.
En styrelseledamot kan inte lämna fullmakt till någon annan att underteckna årsredovisningen.
På den bestyrkta kopian av årsredovisningen ska en styrelseledamot eller verkställande direktören teckna ett bevis (s.k. fastställelseintyg) om att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på ordinarie bolagsstämma med uppgift om dagen för bolagsstämman. Namnteckningen vid intyget ska vara i original på den bestyrkta kopian av årsredovisningen som ges in till PRV. Observera att fastställelseintyget samtidigt kan innehålla bestyrkande av årsredovisningen (se bilaga 2).
Intyget ska även innehålla en uppgift om bolagsstämmans beslut om aktiebolagets vinst eller förlust (den sammanlagda vinsten eller förlusten, således inte bara årets vinst eller förlust utan även balanserad sådan).
Fastställelseintyget ska skrivas eller stämplas i årsredovisningen och inte på ett separat blad.
Revisionsberättelse
Tänk på att:
Kopian av revisionsberättelsen ska vara bestyrkt då revisionsberättelsen är en egen handling.
Revisionsberättelsen ska ange den lag som årsredovisningen är upprättad enligt och räkenskapsperioden ska anges med periodens första och sista dag (1998-07-01–1999-06-30). Observera att datum för undertecknandet ska anges på revisionsberättelse, dvs. det räcker inte med att ange år och månad. När koncernredovisning inte upprättas utan bolaget hänvisar till överliggande moderbolags koncernredovisning, är det viktigt att koncernredovisningen inte kommenteras i revisionsberättelsen.
Om revisorssuppleant ersätter ordinarie revisor vid underskrift, ska det framgå vid underskriften att personen undertecknat i egenskap av suppleant samt vilken revisor som har förfall och därför ersätts. Upplysning om att revisorssuppleant ersatt ordinarie revisor vid dennes förfall, kan även lämnas i följebrev till årsredovisningen.
Göra revisorspåteckningen i årsredovisningen! En revisorspåteckning är alltid viktig eftersom årsredovisningen är en egen handling, skild från revisionsberättelsen. Vid en oren revisionsberättelse är det naturligtvis än mer angeläget att en korrekt påteckning görs.
Koncernredovisning
Tänk på att:
Utgå från moderföretagets angivna aktieinnehav vid bedömning om koncernförhållande föreligger. Om koncernredovisning inte upprättas utan bolaget hänvisar till annat moderbolag (enligt 7 kap. 2 § ÅRL), kontrollera att koncernredovisning för högre nivå bifogas och att denna omfattar aktuell underkoncern.
Varje underkoncern som inte upprättar egen koncernredovisning ska själv ge in ett exemplar av koncernredovisning för högre nivå i koncernträdet. Det räcker inte med hänvisning till koncernmoders årsredovisning med koncernredovisning, utan varje underkoncern måste skicka in en egen kopia.
Koncernredovisningens delar Följande delar ska finnas med i en bifogad koncernredovisning:
Koncernens förvaltningsberättelse
Koncernens resultaträkning
Koncernens balansräkning
Koncernens tilläggsupplysningar
I förekommande fall om koncernen är så stor att det krävs auktoriserad revisor ska det finnas en finansieringsanalys i koncernen.
Observera att koncernens revisionsberättelse ska skickas in.
Om en årsredovisning för ett moderbolaget kommer in och där ”mormors” koncernredovisning har bifogats, sker kontroll av att mormors årsredovisning kommit in och godkänts hos PRV. Om den inte har godkänts skickas ett meddelande till moderbolaget där det upplyses att årsredovisningen ännu inte kan godkännas då ”mormors” eller de bolag som hänvisas till när det gäller koncernredovisningen, inte getts in och därför inte heller godkänts av PRV.
Börsbolagens årsredovisningar – tryckta årsredovisningar
Under 1998 skärpte PRV kraven vad gäller möjligheten att sända in tryckta årsredovisningar (s.k. katalogform) till PRV.
Ett problem med årsredovisningar i katalogform är att det ofta saknas organisationsnummer i årsredovisningen och att bolagets registrerade firma endast anges i revisionsberättelsen.
En del börsbolag som skickat in årsredovisningen i så kallad katalogform har klippt ut och klistrat in namnunderskrifterna i katalogen, medan andra bolag har lagt med lösa blad med namnunderskrifter på den sida där underskrifterna ska vara. I en del fall har börsbolagen tagit ut endast vissa delar ur den tryckta versionen och skickat in den till PRV, medan andra bolag har tillfogat den tryckta versionen med ytterligare bilagor. Detta medför att det skapas en osäkerhet hos såväl PRV som hos övriga intressenter om huruvida årsredovisningen verkligen är en kopia av originalet, vilken del av dokumentet som har reviderats, vad som har behandlats på bolagsstämman och vilka handlingar som varit tillgängliga för de styrelseledamöter som skrivit under dokumentet. Det har emellanåt känts som om PRV ansvarat för sammanställningen av årsredovisningen och vilka delar som ska ingå i denna.
Enligt nya regler i ÅRL som trädde i kraft den 1 januari 1999, kan bolagen utelämna vissa uppgifter i den publicerade årsredovisningen, däremot ska fullständiga uppgifter lämnas i den kopia av originalet som skickas in till PRV. De nya reglerna kan innebära att vissa större bolag kommer att ha två versioner av bolagets årsredovisning, en ofullständig årsredovisning (den tryckta) som av bolaget sprids till aktieägare m.fl. och en fullständig version som ges in till PRV. Men PRV har även förstått att en del av de större bolagen vill undvika att ha två versioner av sin årsredovisning, och därför väljer att låta den tryckta årsredovisningen ha samma innehåll som den som ges in till PRV.
Från de erfarenheter som PRV haft under 1998, har verket följande råd när det gäller inlämnade årsredovisningar.
Årsredovisningen jämte eventuella bilagor ska utgöra ett sammanhållet dokument, se avsnitt 3.1.
Observera att det alltid ska finnas ett original av den fullständiga årsredovisningen hos bolaget, och att det är en kopia av denna som ska ges in till PRV.
Om ett bolag använder sig av den tryckta versionen som original, bör bolaget göra på följande sätt: kopiera den tillsammans med erforderliga bilagor, paginera hela dokumentet, påteckna fastställelseintyg och med hjälp av ett försättsblad – där fullständig firma, organisationsnummer och räkenskapsperiod anges – sätt ihop trycksaken med bilagorna till ett dokument. På detta vis uppfylls kravet på att årsredovisningen ska vara ett sammanhållet dokument och det råder ingen osäkerhet om vad som ingår i bolagets årsredovisning.
Redan förra året var det flera börsbolag som sammanställde årsredovisningshandlingarna på det sätt som anges ovan. PRV vet därför att bolagen kan följa ovanstående rekommendation.
Fortsatt bolagsstämma – skärpta regler
Reglerna om anmälan av fortsatt bolagsstämma har skärpts. I fortsättningen ska bl.a. ges in en försäkran från aktiebolagets revisor att en revisionsberättelsen har lämnats till styrelsen. För att ett aktiebolag som beslutat hålla fortsatt bolagsstämma ska undgå förseningsavgift gäller från och med den 1 januari 1999 följande.
Bolaget måste inom sju månader från räkenskapsårets utgång ha kommit in till PRV med anmälan om fortsatt bolagsstämma
registreringsavgiften ska ha kommit in till PRV inom samma tid och
därtill en skriftlig försäkran från bolagets revisor om att revisionsberättelsen lämnats till styrelsen.
Om dessa förutsättningar är uppfyllda beslutar PRV om förseningsavgift först om räkenskapshandlingarna inte kommit in till PRV inom nio månader efter räkenskapsårets utgång.
PRV:s förelägganden i ärenden om räkenskapshandlingar
De mest förekommande bristerna samt antal upplysningar om förseningsavgift
Utfall | Utfall | Utfall | |||
|---|---|---|---|---|---|
PRV-koder | Meddelandetext | 1996 | 1997 | 1998 | |
I | BP | Vinstutdelning, bolagsstämmoprotokoll ska ges in | 4 768 | 7 730 | 5 889 |
II | MS | Fastställelseintyg saknas | 3 769 | 3 708 | 1 739 |
MF | Fastställelseintyg saknar uppgift om bolagsstämmans datum | 3 026 | 2 570 | 1 929 | |
MU | Fastställelseintyget är inte underskrivet | 2 118 | 1 343 | 875 | |
MO | Namnteckningen ska vara i original på fastställelseintyget | 1 859 | 1 931 | 1 033 | |
III | RS | Revisionsberättelse saknas | 2 862 | 2 736 | 1 769 |
RV | Kopian av revisionsberättelsen är inte bestyrkt | 2 958 | 2 295 | 1 868 | |
RP | Årsredovisningen saknar av revisor underskriven påteckning | 2 102 | 1 763 | 1 177 | |
IV | ÅU | Årsredovisningen är inte underskriven av samtliga i styrelsen, vd | 2 297 | 1 570 | 1 451 |
OV | Kopian av årsredovisningen är inte bestyrkt | 1 173 | 973 | 530 | |
BT | Fel i balansomslutningen | 1 226 | 1 224 | 1 061 | |
FK/NK | Uppgift om fördelning mellan kvinnor och män saknas | 3 157 | 1 031 | 2 279 | |
NA | Uppgift om medelantalet anställda saknas i notanteckningarna | 2 256 | |||
NL | Uppgift om löner och ersättning saknas i notanteckningarna | 2 122 | |||
KÅ | Hänvisad koncernredovisning saknas i ingivna årsredovisningshandl. | 876 | |||
FB | Upplysning att förseningsavgift kan påföras bolaget | 6 231 | 5 732 | 5 291 | |
39 542 | 36 603 | 32 145 | |||
Totalt antal årsredovisningar som gavs in till PRV | 277 329 | 276 950 | 262 995 | ||
Totalt antal utskickade meddelanden om brister | 39 398 | 46 376 | 40 215 |
Här följer fyra exempel på fastställelseintyg (inklusive bestyrkande av kopian):
a) Undertecknad styrelseledamot i ......... intygar härmed, dels att
denna kopia av årsredovisningen överensstämmer med originalet, dels att resultaträkningen och balansräkningen fastställts på ordinarie bolagsstämma den ........ Bolagsstämman beslöt, att den uppkomna vinsten skulle användas, så att kronor .......... överförs till reservfonden, att kronor ........ utdelas till aktieägarna och att återstoden balanseras i ny räkning.
Arboga den ........
Anders Andersson
b) Undertecknad styrelseledamot i ......... intygar härmed, dels att denna kopia av årsredovisningen överensstämmer med originalet, dels att resultaträkningen och balansräkningen fastställts på ordinarie bolagsstämma den ........ Bolagsstämman beslöt att den under året uppkomna vinsten skulle avräknas på den balanserade förlusten, varefter kvarstående förlust skulle balanserad i ny räkning.
Borås den ........
Bengt Bengtsson
c) Undertecknad styrelseledamot i ......... intygar härmed, dels att denna kopia av årsredovisningen överensstämmer med originalet, dels att resultaträkningen och balansräkningen fastställts på ordinarie bolagsstämma den ........ Bolagsstämman beslöt tillika godkänna styrelsens förslag till vinstdisposition (förslag beträffande den uppkomna förlusten).
Stockholm den ........
Cecilia Ceciliadotter
d) Om koncernförhållande föreligger:
Undertecknad styrelseledamot i ......... intygar härmed, dels att denna kopia av årsredovisningen överensstämmer med originalet, dels att resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen fastställts på ordinarie bolagsstämma den ........ Bolagsstämman beslöt tillika godkänna styrelsens förslag till vinstdisposition i moderbolaget.
Degerfors den ........
David Davidsson
Jur. kand. Åke Svensson är chef Bolag Juridik inom Bolagsavdelningen hos Patent- och registreringsverket.Han medverkade senast i Balans nr 5/95.