Nya EU-regler för fakturor underlättar elektronisk handel

Ett nytt direktiv från EU-kommissionen kommer att möjliggöra elektronisk handel i stor skala, bl.a. genom att tillåta elektronisk fakturering. Bo Forvass beskriver här det förslaget – som troligen behandlas av Ministerrådet under Sveriges ordförandeskap.

Europeiska kommissionen föreslår i ett nytt direktiv KOM(2000)6501 att reglerna om fakturering förenklas och moderniseras, främst för att möjliggöra en anpassning till den nya teknologin med elektronisk fakturering. Det skulle ge europeiska företag större konkurrenskraft och underlätta en utveckling av elektronisk handel i stor skala. De nuvarande reglerna för fakturering daterar sig till 1960-talet och är idag omoderna2. Detta nödvändiggör att de nuvarande 15 olika lagstiftningarna i medlemsländerna harmoniseras och anpassas till den nya situationen samtidigt som skatteadministrationerna kan utnyttja och utveckla ny kontrollmetodik.

Förslaget kommer sannolikt att förhandlas i Ministerrådet redan under det svenska ordförandeskapet.

Bakgrund

Fakturan är ett av de viktigaste dokumenten i affärslivet och omfattas därför av lagstiftning på en rad olika områden, där emellertid skatteområdet intar en särställning. EU-ländernas mervärdesskattesystem knyter särskilda rättsverkningar till fakturan och förutsätter att den uppfyller tre funktioner: den är underlag för själva beskattningen, den avgör rätten till avdrag och den ligger till grund för själva skattekontrollen.

Emellertid är regelverket utformat så att medlemsstaterna hittills haft möjlighet att själva bestämma vilka krav som skall gälla för fakturans utformning m.m. vilket har medfört stora skillnader mellan medlemsländerna. Detta har av affärsföretagen upplevts som en stor administrativ börda som försvårar handeln, inte minst på grund av den olika attityd som intagits till nya innovationer som elektronisk fakturering, selfbilling och outsourcing. Eftersom det nuvarande regelverket bygger på tanken att det endast finns pappersfakturor uppkommer givetvis nya problem när den tekniska utvecklingen rusar förbi lagstiftaren. Redan i samband med kommissionens förenklingsprogram SLIM3 uppmärksammades detta och krav restes på att kommissionen skulle undanröja de hinder som förelåg.

Kommissionen har därefter låtit företa en grundläggande studie av de problem som föreligger på faktureringsområdet och har identifierat skillnaderna mellan de olika lagstiftningarna. Resultatet finns i en särskild rapport4, och det är resultatet av denna rapport som ligger till grund för det förslag som kommissionen nu lagt fram.

Förslaget

Det förslag som kommissionen lagt fram bygger, med hänsyn till den teknologiska utvecklingen, på tanken att reglerna måste acceptera alla tekniska former av fakturor, dvs. vare sig de är pappersfakturor eller elektroniska fakturor eller något annat och att reglerna måste vara neutrala. Den teknologiska utvecklingen har dessutom medfört att begreppet ”original” har spelat ut sin roll och därför inte längre bör användas.

Olika typer av fakturor

De regler som föreslås omfattar inte bara den vanliga fakturan utan även samlingsfakturor, kredit och debetnotor. Samlingsfakturor kan vara ekonomiskt lönsamma till exempel när komponenter levereras regelbundet i stora kvantiteter. Samlingsfakturor kommer därför att tillåtas, under förutsättning att de utställs minst en gång i månaden.

Skyldigheten att utställa en faktura

Det normala är att den skattskyldige ställer ut fakturan. emellertid finns det andra möjligheter, nämligen att en tredje person eller att mottagaren av prestationen ställer ut fakturan. I första fallet talar man om outsourcing och i det andra om selfbilling. Hittills har det ansetts som oklart om någon annan än säljaren kan utställa en faktura, vilket dock får anses klarlagt i rättspraxis5.

Det som är viktigt gäller främst vem som har ansvaret för utställandet av fakturan. Enligt det nya förslaget har alltid säljaren ansvaret, men han kan således delegera själva utställandet till mottagaren eller en tredje person. Som förutsättning föreslås dock krävas att parterna i förväg har avtalat detta och att den skattskyldige godkänner varje faktura som utställs av någon annan.

När det gäller selfbilling föreslås dock att medlemsstaterna ska kunna införa ytterligare krav. Emellertid får sådana krav inte diskriminera de kunder som är etablerade i en annan medlemsstat. En medlemsstat kan således inte införa strängare krav för gränsöverskridande selfbilling än vad som gäller för selfbilling inom den egna medlemsstaten.

När selfbilling eller outsourcing företas av en tredje person eller kund som är etablerad i tredje land med vilken ingen rättslig ram eller avtal föreligger om administrativt samarbete och ömsesidigt bistånd mellan staterna6 har medlemsländerna möjlighet att införa strängare krav.

Normalt är en säljare skyldig att utfärda faktura till en juridisk person, vare sig han är skattskyldig eller inte skattskyldig. När det gäller privatpersoner gäller skyldigheten endast vid distansförsäljning eller leverans av nya transportmedel, eftersom konstruktionen av beskattningsreglerna kräver det.

Medlemsländerna kan dock även fortsättningsvis föreskriva att det krävs faktura även i andra fall. Kommissionen gör inga ändringar i dessa regler om skyldighet att utfärda faktura, men det bör uppmärksammas att de regler om fakturering som kommissionen föreskriver enbart gäller då fakturering är obligatorisk enligt sjätte momsdirektivet och inte de regler som därutöver föreskrivs i nationell lagstiftning.

Det är dock reglerna på skatteområdet som är mest tvingande och som därför blir avgörande för handelsutvecklingen särskilt när det gäller användningen av ny teknologi. Det nya förslaget får därför betydelse inte bara för skatteområdet utan blir troligen normgivande för fakturering i allmänhet i Europa.

Fakturans innehåll

Kommissionen anser att en harmonisering är nödvändig vad beträffar fakturans innehåll på grund av den ökade internationaliseringen och utvecklingen av elektronisk handel. Harmoniseringen tillgodoser de krav som är nödvändiga för mervärdesskatteändamål, vilket innebär att skattemyndigheterna inte kan kräva ytterligare uppgifter för detta ändamål.

Kommissionen har valt en ny teknik vad gäller fakturans innehåll. Regelverket innehåller nu en katalog på tolv olika uppgifter som fakturan skall innehålla jämte ytterligare några som enbart gäller speciella situationer. Det är en maximiregel; medlemsstaterna kan inte införa ytterligare uppgifter, medan däremot affärsföretagen sinsemellan kan utvidga antalet uppgifter om de finner att detta underlättar deras transaktioner.

De uppgifter som en faktura ska innehålla är följande:

• utfärdandedag

• löpnummer

• registreringsnummer för mervärdesskatt för säljare och köpare

• varubeskrivning eller beskrivning av tjänsten

• mängden levererade varor, eller vid behov den tillhandahållna tjänstens omfattning

• leveransdag för varorna eller datum för tjänstens tillhandahållande

• beskattningsunderlaget för varje skattesats

• tillämplig mervärdeskattesats

• den mervärdeskatt som skall betalas

• det sammanlagda belopp som skall betalas

• vid befrielse från skatt, hänvisning till den bestämmelse i sjätte direktivet som ligger till grund för befrielsen från skatt

Och dessa uppgifter för följande speciella situationer:

• vid leverans av nya transportmedel, de uppgifter som anges i 28a.2

• vid tillämpning av vinstmarginalsystemet; hänvisning till artikel 26 eller 26a.

• vid tillämpning av bestämmelserna i artikel 28.c.e.3; uttrycklig hänvisning till dessa bestämmelser samt det registreringsnummer för mervärdeskatt under vilket den skattskyldiga personen gjorde förvärvet inom gemenskapen och den efterföljande leveransen av varor samt mottagarens registreringsnummer för mervärdesskatt

Under förutsättning att kommissionen underrättas i förväg kan emellertid medlemsstaterna,

• reducera antalet obligatoriska uppgifter när det gäller fakturor på mindre belopp

• fastställa krav rörande på vilket språk som får användas i de fakturor som utställs av skattskyldiga personer som genomför transaktioner på deras territorium, eller för deras räkning men däremot inte vad gäller inkommande fakturor från andra länder.

Inga krav får ställas på att en faktura ska undertecknas. När det gäller samlingsfakturor till samma mottagare behöver de uppgifter som är gemensamma för samtliga fakturor endast anges en gång.

Ifråga om vilken valuta som kan användas i en faktura har kommissionen föreslagit ett mycket flexibelt system. Alla valutor (inte bara EU-ländernas) ska kunna användas under förutsättning att den skatt som ska betalas omräknas till nationell valuta enligt artikel 11c2.

Elektronisk fakturering

Uttrycket ”elektronisk fakturering” har hittills inte existerat i sjätte direktivet. Det faktum att villkoren för elektronisk fakturering inte är harmoniserade utgör ett hinder för en utbredd användning av denna teknik, vilket kan vara fallet när ett företag vill låta en enhet av företaget (eller tredje person) sköta all fakturering för sina filialer i gemenskapens olika medlemsstater. Att hantera femton olika lagstiftningar blir därvid ett betydande hinder. Hittills har vissa företag använt EDI7 som godkänts i vissa medlemsländer, men Internet medför en mer flexibel teknik som också måste accepteras, inte minst eftersom den ger betydande kostnadsfördelar till mindre företag.

Fakturor som utställs enligt ovan angivna regler kan överföras i pappersform eller elektroniskt. Förutsättningen för att få utnyttja elektronisk överföring8 är att kunden underrättas om transaktionen i förväg. Vidare krävs att äktheten skall säkerställas och därvid knyter kommissionen kravet till sådan avancerad signatur som anges i artikel 2.2 i direktiv 1993/93/EG9. Utöver dessa regler kan medlemsstaterna inte föreskriva några ytterligare krav eller förfaranden rörande användningen av elektronisk fakturering på deras territorium. Övergångsvis får dock medlemsstaterna till 31 december 2005 föreskriva att förhandsanmälan skall göras för det fall elektronisk fakturering avses användas. Medlemsstaterna kan således inte föreskriva att viss teknisk utrustning skall användas, viss mjukvara, att auktorisering från myndigheterna är ett krav osv. Att använda elektronisk fakturering blir en rättighet lika naturlig som pappersfakturor hittills varit. Enbart för det fall att en skattskyldig i ett medlemsland utställer fakturor i ett tredje land med vilket det inte finns någon överenskommelse om ömsesidigt bistånd kan ytterligare krav fastställas, men kommissionen måste i så fall meddelas i förväg.

Lagring

Den nya teknologin medför också att reglerna om lagring av fakturor måste reformeras. Huvudprincipen blir att en skattskyldig person blir skyldig att tillse att de fakturor som har utställts av honom själv eller av en tredje person, i hans namn och för hans räkning, och alla fakturor som han mottagit lagras.

När det gäller lagringsperioden så varierar denna idag stort mellan medlemsländerna bl.a. på grund av olika krav i nationell lagstiftning. Kommissionen anser inte att denna fråga behöver regleras på gemenskapsnivå utan varje medlemsstat får fastställa lagringsperiodens längd.

Även reglerna om lagring måste vara neutrala i förhållande till ny teknologi. Därför föreslås att lagringen kan ske var som helst och i vilken form som helst, dock under förutsättning att den skattskyldige ständigt har omedelbar tillgång till alla uppgifter och att uppgifternas orubblighet och läsbarhet är garanterad under hela lagringsperioden. Praktiskt innebär detta att pappersfakturor knappast kan lagras på någon annan plats än hos den skattskyldige själv, medan elektroniska fakturor torde kunna lagras var som helst om nämnda villkor uppfylls. När det gäller lagringen av elektroniska fakturor (se även fotnot 8) krävs också att den avancerade elektroniska signaturen lagras tillsammans med fakturan. För lagring av elektroniska fakturor i tredje land med vilket ett medlemsland inte har avtal om administrativt samarbete och ömsesidigt bistånd kan varje medlemsstat införa ytterligare krav, men kommissionen måste underrättas om dessa.

Skattekontrollen

Ofta möts man av uppfattningen inom skatteadministrationen att införandet av elektroniska fakturor med helt elektronisk bokföring skulle försvåra skattekontrollen, dels för att fakturorna s.a.s. inte är ”materiella” och därvid lika synliga som pappersfakturor, och dels för att det finns risk för manipulationer i de elektroniska systemen. Kommissionen har givetvis varit fullt medveten om dessa synpunkter och av den anledningen har vissa säkerhetskrav införts, vilka överensstämmer med vad som redan accepterats på gemenskapsnivå. Det är dock helt klart att skattekontrollen i sig påverkas positivt, eftersom myndigheterna kan utnyttja helt nya verktyg i sitt kontrollarbete. Detta medför att skattekontrollen i framtiden kan genomföras betydligt snabbare och därmed mera effektivt och att kostnaderna för varje kontroll dramatiskt minskar ju tidigare man ställer om till ny teknik. Reformen har därför en stark ”upside” även för skatteadministrationerna.

Ikraftträdande

Avsikten är att de nya reglerna skall införas i nationell lagstiftning så att de kan tillämpas från och med 1 juli 2001. Detta kräver dock att direktivet kan färdigförhandlas i Ministerrådet under det svenska ordförandeskapet första halvåret 2001.

Sammanfattning

Det är helt klart att reglerna om fakturering måste reformeras och därvid ta i beaktande den nya teknologi som medför elektronisk överföring och lagring av fakturor.

Utvecklingen av Internet kommer att medföra att elektronisk fakturering, både inom ett land och mellan länder, blir huvudförfarande för fakturering inom en nära framtid. Detta medför stora administrativa kostnadsbesparingar för företagen och direktiven skall därför ses som en åtgärd att på gemenskapsnivå stärka de europeiska företagens konkurrenskraft. Dessutom kommer den ökade internethandeln att också kräva elektroniska faktureringslösningar och lagstiftaren måste därför erbjuda en sådan möjlighet.

Direktivet utgör därför en avgörande pusselbit för att möjliggöra elektronisk handel i stor skala och att ge europeiska företag samma konkurrensmöjligheter som utländska företag redan har. För skatteadministrationen kommer införandet av elektronisk fakturering att medföra en effektivitetshöjning och stora kostnadsbesparingar när det gäller skattekontrollen.

Civ.ek. Bo Forvass är principal administrator vid EU-kommissionens skattedirektorat i Bryssel, där han huvudsakligen arbetar med momsfrågor. Han har tidigare bl.a. varit verksam vid skatteförvaltningen i Östergötland och SAS skatteavdelning.