Finforum 2005: Tips för bättre redovisningar – Skriv texterna inom företaget

– De flesta företagen gör bara precis vad de måste, förklarade Nils Liliedahl från Stockholmsbörsen, då han inledde ett seminarium med titeln ”Hur utformar man en bra redovisning?” Efter att ha läst alla årsredovisningar för företag på Stockholmsbörsen och betygsatt dessa på en skala 1–5, så kunde han konstatera att 120 av de 140 företagen ”bara fick 2 i betyg”.

– De bästa redovisningarna kommer ofta från samma företag – år efter år, menade han.

Förra årets vinnare av priset för bästa årsredovisning i klasserna små respektive stora företag, var inbjudna till Finforum att presentera sina framgångsrecept. Fredrik Dahlborg från Gambro förklarade att det är viktigt för innehållet att definiera årsredovisningens roll.

– Den ger finansiell information men presenterar också företaget – inte minst förde anställda. Den används också som uppslagsverk och för referenser samt ska ses som varumärkesbärare.

Gambro lyssnar till målgrupperna. Man frågar om vad som fattas och vad som kan göras bättre.

Här skrivs nästan alla texter till årsredovisningen internt. För projekt- och produktionsledning gäller i stort sett samma sak. Det är bara ett antal intervjuer med chefer för de olika ansvarsområdena som görs av professionella journalister.

– Det går fortare så, förklarade Fredrik Dahlborg och berättar att korrigeringar lägger medarbetarna själva in i layoutprogrammet InDesign.

Viktigt är att man i årsredovisningen får en snabb överblick [över företaget], sa Fredrik Dahlborg och lämnade sedan över till sin kollega Tomas Arvidsson hos Profilgruppen. Även han framhöll vikten av att se årsredovisningen som ”en del av kommunikationsplattformen”.

– Det är viktigt att medarbetare finnsmed på bilder i redovisningen, menar han och förklarar vidare att han som projektledare har ”stenhårt fokus på planering och disposition”.

Profilgruppen liksom Gambro skriver den mesta texten internt. ”Vi känner ju företaget”, kommenterar Tomas Arvidsson som avslutade sitt anförande med att berätta om en blunder i en årsredovisning som vändes till något positivt:

– Vi upptäckte att det stod fel år vid VD:s signatur och fick stoppa pressarna. Vi tryckte nytt, sände ut den nya till aktieägarna samt ett personligt brev. På så sättskapade vi direkt kommunikation med de 2 500 aktieägarna!