Bolagsverket: Är en förbättring på gång hos aktiebolagen?
Årsredovisning och revisionsberättelse (räkenskapshandlingar) för aktiebolag ska vara inlämnad till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets utgång. Aktiebolag påförs förseningsavgift om årsredovisning och revisionsberättelse (och i förekommande fall koncernredovisning och revisionsberättelse) inte har kommit in till Bolagsverket inom sju månader från räkenskapsårets utgång.
Även bolag i likvidation ska varje år komma in med räkenskapshandlingar till Bolagsverket och kan också påföras förseningsavgift för sent inkomna räkenskapshandlingar. Den här artikeln ska ge en bild av utvecklingen de senaste åren av offentliggörandet av årsredovisning för aktiebolag.
Bolagsverket har under senare år noterat en minskning av antalet aktiebolag som påförs förseningsavgift. Mellan åren 1999 och 2001 ökade antalet påförda förseningsavgifter med 23 %, men mellan åren 2001 och 2003 minskade antalet avgifter med cirka 4,3 %. Under dessa två perioder ökade aktiebolagsbeståndet med ca 3 % respektive ca 3,4 %. Totalt rör det sig ca 285 000 aktiebolag som under år 2004 skulle ha lämnat in årsredovisningen till Bolagsverket. För år 2004 beslutade Bolagsverket om förseningsavgifter i ca 19 800 fall och det innebär att ca 11 000 aktiebolag (varav 868 bolag i likvidation) har påförts minst en förseningsavgift.
Bolagsverket har fått fler och fler frågor när det gäller för sent upprättande och för sent offentliggjorda räkenskapshandlingar med anledning av Högsta domstolens dom om bokföringsbrott avseende för sent upprättand årsredovisning. Domen och den diskussion som varit runt fallet kan vara en anledning till att antalet frågor ökat och att förseningsavgifter minskat. Fler och fler aktiebolag verkar i vart fall komma in med räkenskapshandlingarna i rätt tid, vilket uppskattas av Bolagsverket.
En annan anledning till att korrekta räkenskapshandlingar kommer in i tid kan vara att Bolagsverket har infört hårdare tag mot ofullständiga räkenskapshandlingar; se senare i artikeln.
Bolagsverkets granskningsroll
Enligt förarbetena till bokföringslagen ska Bolagsverkets (tidigare PRV) formella granskning av räkenskapshandlingar utgöra ett komplement till den revision som bolagets revisor utför. Granskningen är mycket översiktlig och av mer formell karaktär.
När en räkenskapshandling kommer in till Bolagsverket diarieförs den samma dag som den kommer in. Därefter granskas handlingen. Bolagsverket kontrollerar bl.a. att:
– årsredovisningen är försedd med organisationsnummer och företagsnamn
årsredovisningen omfattar rätt räkenskapsperiod
kopiorna är bestyrkta eller vidimerade
årsredovisningen innehåller förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och tilläggsupplysningar
det finns förslag till resultatdisposition i förvaltningsberättelsen
årsredovisningen är underskriven av samtliga styrelseledamöter
fastställelseintyg är underskrivet av en styrelseledamot eller verkställande direktör med originalunderskrift
fastställelseintyget innehåller datum för den bolagsstämma som fastställer resultat- och balansräkning
revisionsberättelse finns och är undertecknad
koncernredovisning upprättas i de fall det behövs
Om handläggaren vid sin granskning av räkenskapshandlingen upptäcker fel eller brister i handlingarna skickas föreläggande till bolaget att komma in med kompletta handlingar. När handlingen är formellt komplett utifrån Bolagsverkets utgångspunkt, godkänns den och finns efter några dagar tillgänglig för allmänheten. Under år 2004 skickade Bolagsverket ut föreläggande om brister till 8–9 % av aktiebolagen som hade skickat in handlingarna till verket. För två år sen uppgick den siffran till 11,5 %. Det innebär en klar förbättring.
Kompletta handlingar i tid – då undgår man förseningsavgift
Bolagen kan enbart undgå förseningsavgift genom att skicka in kompletta räkenskapshandlingar i tid.
Anstånd beviljas inte!
Ett aktiebolag som i slutet av sjumånadersfristen ger in räkenskapshandlingar som inte ens uppfyller de grundläggande kraven på en årsredovisning eller revisionsberättelse riskerar att en förseningsavgift påförs utan att bolaget dessförinnan fått meddelande om bristerna.
Tyvärr kan Bolagsverket konstatera att fler och fler aktiebolag, oftast strax innan sjumånadersfristens utgång, skickat in mycket ofullständiga räkenskapshandlingar. Det rör sig om fall där bolagen hoppas på ett föreläggande med fjorton dagars ytterligare svarsfrist att ge in handlingar för att undgå förseningsavgift. I dessa ”missbruksfall” påför Bolagsverket förseningsavgift direkt utan att först meddela bolagen om bristerna. Det rör sig om ca 100–200 bolag per räkenskapsperiod.
Tips och råd
Du kan läsa mera i följande informationsblad: Årsredovisningar och revisionsberättelser för aktiebolag ur Bolagsverkets perspektiv (829t). I informationsbladet finns tips och råd innan bolagen ska skicka in handlingarna till Bolagsverket. Vidare framgår också vilka de vanligaste bristerna är. Det finns också ett informationsblad om årsredovisningar för övriga företagsformer (829V).
Slutligen, en liten påminnelse, från den 1 juli 2004 är Bolagsverket en egen myndighet och därför kan inte ärenden (ex. årsredovisningar och revisionsberättelser) lämnas in till Patent- och registreringsverket i Stockholm eller Söderhamn.
Handlingar som inkommer till Stockholm eller Söderhamn efter detta datum anses ha inkommit till fel myndighet. Handlingar anses inkomna till Bolagsverket när handlingarna når Bolagsverket i Sundsvall.
Anders Persson är ekonom på Bolagsverket
Fotnot
Bolagsverkets hemsida: <www.bolagsverket.se>