Viktigt med riskhantering i forskarvärlden

Ansökan till finansiär inklusive förkalkyl och budget

Att planera ett externfinansierat forskningsprojekt inbegriper bland annat att upprätta en förkalkyl som innefattar de kostnader och intäkter som projektet kommer att ge upphov till. Samtliga utgifter, direkta och indirekta, måste täckas av erhållna inkomster (dvs. förutsättningarna för att uppnå full kostnadstäckning ska vara uppfyllda). Kraven på full kostnadstäckning framgår av avgiftsförordningen (1992:191). Ett aktuellt problem är emellertid att flera betydande forskningsfinansiärer, bland andra EU, inte är beredda att ersätta högskolor och universitet för de verkliga indirekta kostnader som ett projekt ger upphov till, i synnerhet om dessa fördelas till projektet via schabloniserade påslag.

Om en ansökan beviljas omvandlas förkalkylen till en projektbudget med hänsyn tagen till storleken av de medel som de facto har beviljats. Den finansiella risken i projektverksamhet kan i detta sammanhang uppstå då mindre medel erhålls än vad som framgick av ansökan, medan projektets omfattning inte påverkas i samma grad. De eventuellt ändrade ekonomiska förutsättningarna måste få genomslag vid budgetens upprättande om det ska vara möjligt att genomföra projektet med full kostnadstäckning. Det är dock i flera fall svårt att återskapa en koppling mellan den prestation som ska utföras och de medel som ansöks. Komplexiteten i ansökningsprocessen utgör en utmaning när det handlar om att förstärka den interna kontrollen.

Ett grundläggande problem när det gäller att hantera externa forskningsmedel är att det inte är självklart hur kostnaden för förbrukning av de gemensamma resurserna (indirekta kostnader) ska fördelas i verksamheten, det vill säga såväl mellan löpande verksamhet och forskningsprojekt som mellan enskilda forskningsprojekt, oavsett hur de finansieras. Det vanliga är att gemensamma kostnader fördelas med hjälp av fördelningsnycklar av olika slag.

Vid användning av alla typer av nycklar och schabloner är det väsentligt att fördelningen av verkliga indirekta kostnader följs upp för att säkerställa schablonernas relevans. Dels bör en jämförelse ske mellan summan av fördelade kostnader och det totala utfallet, dels bör analyser utföras regelbundet för att kontrollera att fördelningen mellan enskilda projekt ger en rättvisande bild av de enskilda projektens resursförbrukning. Sådana analyser skapar transparens i verksamheten genom att finansieringen i det enskilda projektet täcker kostnaderna för de resurser projektet förbrukat. Problemet, som har nämnts tidigare, handlar emellertid om de svårigheter som föreligger med att skapa kopplingar mellan enskilda projekt och den förbrukning av fasta resurser som verksamheten ger upphov till. För att det ska vara möjligt att hantera komplexiteten måste förutsättningar först och främst skapas för att upprätta en rättvisande projektbudget.

Beroende på att projektverksamhet finansierad med externa medel skiljer sig åt från fall till fall är det möjligt att argumentera för att viss verksamhet inte ger upphov till ytterligare kostnader på ”marginalen”. Om så var fallet skulle det i det enskilda fallet inte vara nödvändigt att påföra ett projekt gemensamma kostnader. Det normala är att en så kallad marginalkostnadsprissättning inte är tillåten. För att marginalkostnadsprissättning ska kunna användas på ett fullgott sätt är det nödvändigt att kostnadsstrukturen är transparent och att det på tydliga grunder framgår vilken verksamhet som driver vilka kostnader.

Projektkalkylen och godkännandet av denna måste vidare sättas in i ett större sammanhang. Summan av samtliga projekt och löpande verksamheter vid exempelvis en institution utgör för institutionen ett samlat åtagande. Detta samlade åtagande, och motsvarande finansiering, måste betraktas över en längre tid, med tanke på att exempelvis forskningsprojekt oftast löper över flera år. Konsekvensen av denna situation är att den samlade bilden av vilka åtaganden institutionen tar på sig och vilken finansiering som föreligger (eller krävs) påverkas av varje enskilt projekt. Således kan inte den enskilda projektansökan betraktas isolerat, utan måste ur riskperspektiv hanteras utifrån institutionens, fakultetens och egentligen även universitetets/högskolans samlade ekonomiska situation.

Löpande redovisning och uppföljning

Redovisningens användare ställer olika krav på upprättad information, krav som måste kunna hanteras. Tre olika kravställare kan identifieras:

• Externredovisningens krav – är oftast ganska tydligt specificerade i lagar, förordningar och rekommendationer.

• Internredovisningens krav – är inte reglerade. Internredovisningen utgör beslutsunderlag för att kunna förändra och utveckla verksamheter eller prioritera mellan dem. Den primära mottagaren av denna information utgörs av verksamhetens egna beslutsfattare.

• Bidragsgivares krav – ofta beskrivs i kontrakt/avtal detaljerat vilka typer av kostnader som tillåts belasta ett projekt.

Ovanstående krav går inte alltid att kombinera på grund av att syftet med olika redovisningsformer i grunden är olika. Trots detta finns det en nära koppling mellan intern- och externredovisning. I flera fall ligger projektredovisningen till grund för innehållet i externredovisning och ibland ställer externredovisningen direkta krav på hur den interna redovisningen ska upprättas. Så även om syftet med redovisningarna är olika finns det ett direkt beroende mellan dem, ett beroende som måste kunna hanteras och kombineras. Om projektredovisningen inte kan betraktas som rättvisande föreligger en direkt risk att externredovisningen i form av resultat- och balansräkningar blir missvisande.

På motsvarande sätt kan externredovisningens krav på exempelvis kostnadsfördelning i projekt ge upphov till att en internredovisning, som helt och hållet anpassats till externredovisningens normer, inte genererar de mest relevanta underlagen för beslut. Forskningsfinansiärers krav på hur kostnadsredovisning ska ske i det enskilda projektet kan stå i direkt konflikt med såväl externredovisningens normer som den av universitetet eller högskolan Önskvärda utformningen av internredovisningen.

Rättvisande projektredovisning

Grundläggande för projekthantering och projektredovisning är att det är möjligt att definiera vad som utgör ett projekt. Ett projekt definieras i enlighet med RRV (1997:20) ”Projekt i staten”, som en samling aktiviteter för vilka det behövs en sammanhållen redovisning. För detta krävs att:

• projektet har en bestämd arbetsuppgift med ett väl preciserat mål,

• uppgiften är tidsbegränsad och upphör därefter,

• projektet tilldelas en i förväg bestämd resursram,

• uppgiften ska utföras av en särskilt utsedd huvudansvarig person.

En rättvisande projektredovisning är vidare beroende av att det är möjligt att skilja forskningsprojekt från löpande verksamhet eftersom forskningsprojekten inte förväntas fortgå över tiden. Att särskilja dessa verksamhetstyper från varandra kan emellertid vara svårt. Forskningsverksamhet kan, som tidigare nämnts, tendera att likna löpande verksamhet, genom att forskningsverksamheten förväntas fortgå så länge som det kan genereras förnyad eller kompletterande finansiering.

Allokering av kostnader och intäkter

Ett primärt syfte med projektredovisning (ur internredovisnings-perspektivet) är att möjliggöra för projektledaren att ha kontroll över sitt projekt. Från internkontrollsynvinkel är projektledarens kontroll av väsentlig betydelse för att uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. För att projektledaren ska erhålla ett relevant beslutsunderlag krävs att projektet belastas med rätt intäkter och kostnader. Dessa utgörs av verkliga intäkter och kostnader. Det handlar för det första om att allokera kostnader till rätt projekt och för det andra att vara rätt i tiden, det vill säga periodisera utgifterna. Den för forskningsprojekt ofta dominerande kostnadsposten är personalkostnader. System och rutiner för allokering av tid till rätt projekt eller verksamhet är av central betydelse för tillförlitligheten i projektredovisningen. Projekten måste dessutom belastas med relevanta indirekta kostnader, en process vars svårigheter berörts i tidigare avsnitt.

Om utgifter redovisas på fel projekt kommer redovisningen för enskilda projekt att bli missvisande. Det föreligger en direkt risk att eventuella överskott på projekt används genom att täcka kostnader i projekt som genererar underskott. För att projektredovisningen ska vara användbar är det betydelsefullt att samtliga projekt hanteras brutto eftersom nettoredovisning förhindrar transparens.

Förlustriskbedömning

För att på ett tidigt stadium upptäcka ekonomiska svårigheter bör bedömningar om huruvida det är troligt att projektets kostnader kommer att överstiga dess intäkter löpande att genomföras. När det är sannolikt att nedlagda och förväntade kostnader överstiger projektets totala förväntade intäkter föreligger en förlustrisk. Då en sådan förlustrisk konstateras, ska den totala förväntade förlusten omedelbart redovisas i form av en avsättning i balansräkningen och en kostnad i resultaträkningen. Respektive projekt ska bedömas utifrån huruvida dess färdigställande motsvaras av de resurser som avräknats. Antag till exempel att hälften av de erhållna forskningsmedlen har avräknats och intäktsförts medan den verkliga färdigställandegraden endast uppgår till 25 %. I ett sådant fall föreligger en finansiell risk i det enskilda projektet.

Ur internkontrollperspektiv är förlustriskbedömningen och hanteringen av den uppkomna situationen av mycket stor betydelse. I det ögonblick en förlustrisk noteras måste åtgärder vidtas för att förändra och anpassa den kommande verksamheten för att begränsa den ekonomiska skada som kan uppkomma. I allmänhet har forskningsfinansiären en, mer eller mindre formaliserad, förväntan på vilka resultat som ska uppnås. Ett viktigt beslut i samband med förlustriskbedömningen är således huruvida åtagandet ändå kan uppfyllas med en minskad framtida insats, eller om kompletterande finansiering måste skjutas till. Sådan kompletterande, ej i ursprungsläget budgeterad, finansiering löper en stor risk att undergräva finansieringen av annan planerad projekt- eller löpande verksamhet.

Projektavslut

Det är väsentligt att det finns tydliga regler för när projekt ska avslutas och resultat avräknas. Om så inte är fallet kan ett överskott i ett projekt bli ”liggande” under en period tills det finns en möjlighet att använda det, exempelvis i syfte att täcka underskott i annat projekt. Det kan inte betraktas som god redovisningssed att skapa en buffert inom ramen för projektredovisningen. Eventuella överskott ska inte heller användas för att resultatutjämna mellan projekt eftersom det skapar en missvisande projektredovisning och en risk för att externredovisningen blir missvisande. Ett sätt kan därför vara att ansvarig görs medveten när aktiviteten inom ett projekt under en period har varit bristande och därför per automatik kommer att avräknas. Om internredovisningen ger upphov till en felaktig/missvisande externredovisning är det likväl troligt att informationen ur ett ledningsperspektiv inte utgör ett fullgott underlag för beslutsfattande.