Fram till 1 juli 2006 var företag tvungna att trycka sina årsredovisningar på papper och sända dessa till Bolagsverket. Där skannades dokumenten och lades in i verkets datasystem.
Med XBRL – en global standard för finansiell information – kan dokument sändas direkt till Bolagsverket på elektronisk väg. Det blir billigare och säkrare information eftersom datan aldrig behöver omarbetas – med risk för att felaktigheter smyger sig in. För detta krävs dock att XBRL-formatet är inbyggt i exempelvis företagets bokslutsprogram.
Företagaren och övriga som ska skriva på årsredovisningen behöver dessutom skaffa sig så kallad e-legitimation för att kunna utnyttja Bolagsverkets e-tjänst.
Steg l
Skaffa programvara med XBRL-format inbyggt (se spalt på sidan 22). Skapa årsredovisning i detta program.
Steg 2
Om du inte redan har så skaffa e-legitimation på Nordea, SEB, hos Telia, Posten eller så kallat Bank-id hos exempelvis Swedbank och Handelsbanken (se <www.e-legitimation.se>). E-legitimation är som körkort eller annan id-handlingsom du använder för att identifiera dig – bland annat när du skriver på handlingar. Alla måste ha sin egen e-legitimation, men flera e-legitimationer kan sparas i samma dator.
Steg 3
Logga in på Bolagsverkets e-tjänst ”e-räkenskap” (<www.bolagsverket. se>) med din e-legitimation. På så sätt startar ärendet. Du anger organisationsnummer och laddar upp årsredovisningen från din hemdator. Du får en lista över vad Bolagsverket har i sina register om ditt företags styrelseledamöter och revisorer. Du kan ändra och lägga till uppgifter och behöver skriva in e-post-adresser till samtliga påskrivande.
Steg 4
Bolagsverkets e-tjänst gör en automatisk kontroll att företagets XBRL-fil uppfyller de krav som ställs enligt XBRL-taxonomin. Sedan sänds e-post till alla påskrivande om att de ska granska och skriva under på elektronisk väg. För detta krävs e-legitimation av alla berörda parter.
Steg 5
När alla skrivit på sänds information till revisorn om att det är dags för revisorn att säkerställa årsredovisningen och slutföra revisionen.
Steg 6
Nu laddar revisorn upp sin revisionsberättelse i XBRL-formattill Bolagsverkets e-tjänst från den egna datorn. Han eller hon skriver under revisionsberättelsen och gör sin påteckning på årsredovisningen. Revisorns jobb är därmed avslutat.
Steg 7
Företaget håller bolagsstämma.
Steg 8
En styrelseledamot går in på e-tjänsten och det aktuella företaget för att skapa ett fastställelseintyg. Han eller hon fyller bland annat i datum för bolagsstämma och signerar sedan med sin e-legitimation.
Steg 9
Nu är årsredovisningen färdig och först i detta skick skapas en originalhandling som lämnas in till Bolagsverket. Handlingen kan laddas ner som PDF (där datum för inlämning finns med). Detta är dock inte ett original. Originalet är i XML-format som företaget måste ladda ner och arkivera.
Den som vill se hur det går till på Bolagsverkets e-tjänst kan göra det via en demo av tjänsten e-räkenskap på <www.bolagsverket.se/arsredovisningar/e-rakenskap>.
Så arbetar programvaruleverantörerna med XBRL
Balans har frågat programvaruleverantörer om de arbetar med XBRL och i så fall, när en programvara beräknas vara färdig?
Hans Gälldin, Kapell/ÖPwC:
– Vi jobbar med programmet XBRL för bokslut och årsredovisningar. Den första upplagan kom i juli förra året. Sedan en tid har vi kunnat erbjuda våra kunder att använda XBRL för sina årsredovisningar. Nu kommer en ny version till sommaren. Någon gång i juni är programvaran tillgänglig för Bolagsverket och inte minst alla som ska upprätta årsredovisningarna.
Annika Stridsberg, Visma Spcs:
– Ja, vi arbetar med XBRL. Taxonomin har utvecklats så att den är så bra den kan bli och nu återstår bara att utreda hur den påverkar programmet, och vilka utvecklingskostnader det kan tänkas bli framöver.
– Vi är försiktiga med att säga med vilken version vi kommer att ge ut programvaran. Den kommer, men vi kan inte säga när. Vi har också en kommersiell utgångspunkt, och är lyhörda för när marknaden efterfrågar produkten. Och så länge inte efterfrågan finns är vi försiktiga.
Thomas Jacobsson, Hogia:
– Vi jobbar just nu med att utveckla programmet och är med i det projekt som Bolagsverket driver. Framför allt handlar det om att utveckla och anpassa taxonomin, och där har vi en bit kvar.
– Vi vet inte riktigt när programvaran är klar. Vi planerar att ta med den i versionen som kommer januari 2008, men vi vet inte säkert än.
Gunnar Johansson, Nordstedts Juridik:
– Ja, vi jobbar med XBRL och har redan en programvara färdig för bokslut och årsredovisningar. Vi vet däremot inte när vi kommer att släppa den. Det beror lite på när de kommersiella förutsättningarna finns. Vi är väldigt positiva till programmet, men man måste också vara realistisk. Och som det är nu driver Bolagsverket på, men ger inte de potentiella användarna några morötter. Vi kommer att utvärdera läget i samband med att K2 släpps och om det blir en förenkling av upprättandet av årsredovisningar.
Mariana Ehrenkrona