Innehåll

Balans nr 2 2008

FAR SRS föreningsjurist: Vem äger dokumentationen?

Enligt revisorslagen (2001:883) och Revisorsnämndens (RN) föreskrifter om villkor för revisorers och registrerade revisionsbolags verksamhet (RNFS 2001:2) ska revisorer dokumentera sina uppdrag i revisionsverksamheten. Dokumentationen ska bevaras i minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades. Den ska förvaras i ordnat skick, på ett betryggande sätt och får inte vara tillgänglig för obehöriga. Dokumentationen ska vidare på begäran av RN utan dröjsmål inges till nämnden.

När en revisor lämnar sin anställning vid ett revisionsföretag för att bedriva egen verksamhet eller gå över till ett annat revisionsföretag, uppkommer ofta frågan vem som har äganderätten/förfoganderätten till den dokumentation som revisorn upprättat vid utförandet av sina revisionsuppdrag inom ramen för anställningen. Såväl den personligt valde/huvudansvarige revisorn som revisionsföretaget har ett berättigat intresse av att ha tillgång till dokumentationen för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag och god sed och för att kunna tillvarata sina intressen i samband med t.ex. skadefall. Avgörande för hur frågan ska lösas blir därför vem som kan anses ha det starkaste intresset av dokumentationen. Något tydligt svar på frågan står inte att finna i vare sig lagstiftningen, uttalanden av RN eller FAR SRS yrkesetiska regler. Under åren har det emellertid utbildats en praxis som kan sammanfattas på följande sätt.

Om den valde revisorn är en fysisk person har denne rätt att förfoga över originaldokumentationen samtidigt som revisionsföretaget har rätt att kopiera materialet eller, om så inte sker, att senare få tillgång till det om så skulle behövas.

Om den valde revisorn är ett registrerat revisionsbolag har bolaget rätt att förfoga över originaldokumentationen samtidigt som den huvudansvarige revisorn har rätt att ta kopior av materialet eller, om så inte sker, att senare få tillgång till det om så skulle behövas.

Denna ordning är praktisk och förefaller dessutom mest förenlig med syftet med bestämmelserna i revisorslagen och revisorsföreskrifterna. Till stöd för denna ordning kan vidare åberopas uttalanden från den tidigare tillsynsmyndigheten Kommerskollegium. Enligt kollegiets föreskrifter låg ansvaret för att dokumentationen förvarades på den valde revisorn. För att kunna ta detta ansvar måste revisorn således enligt kollegiet få ta med sig sin dokumentation då han eller hon bytte arbetsgivare. Kollegiet uttalade vidare att dokumentationen var den valde revisorns personliga egendom som han eller hon var skyldig att förvara på ett ordnat och betryggande sätt. Detta kunde enligt kollegiet inte heller avtalas bort i anställnings- eller delägaravtal.

Den uppfattning som kollegiet gav uttryck för är enligt min mening lika giltig idag som när den uttalades för snart tjugo år sedan.

Urban Engerstedt