Balans nr 5 2008

Kortare ledtider genom effektiv arbetsprocess

Både personal och kunder nöjda med resultatet

Redovisningsavdelningen på Deloittes Östersundskontor har lyckats korta ledtiderna kraftigt genom att effektivisera och strukturera om hela arbetsprocessen. Resultatet är både nöjdare kunder och nöjdare personal.

Ledtiden är den tid som löper mellan det att kunden kommer in med sitt underlag fram till att årsredovisningen och deklarationen är klar.

– Målet var en snittid på tio dagar. Vi har inte nått ända fram utan hamnade på en snittid på 16 dagar, säger Bruno Nil bert som leder projektet tillsammans med Krister Blomgren, ansvarig för området accounting.

Den tidigare uppskattade ledtiden var uppemot 70 dagar.

Definiera problemen och sätta mål

Idén till projektet föddes i samband med en utbildning i Sex Sigma-modellen under hösten 2006. Sex Sigma är en kvalitetsmetodologi som förser företag med verktyg för att förbättra kapaciteten i affärsprocessen. I korthet handlar det om att definiera problemen och sätta upp mål samt att löpande mäta resultaten. Tanken är att medarbetaren alltid ska veta hur han eller hon ligger till i förhållande till de uppsatta målen.

– Det ledde till ett helt nytt sätt att tänka. Vi insåg att om man ska göra stora förändringar så måste det ske metodiskt, säger Krister Blomgren.

Drivkraften var att förbättra situationen både för kunder och för personal.

– Säsongen innan hade varit väldigt tuff. Vi låg efter tidsmässigt och det var väldigt slitigt. Det ville vi inte vara med om igen. Vi hade också förstått att den totala tiden som vi arbetar med ett uppdrag, från bokslutet till deklarationen, är viktig för kunden, säger Bruno Nilbert.

Innan projektet startades bestämde Bruno Nilbert och Krister Blomgren att de skulle använda sig av ett nytt mättal: ledtiden.

– Ledtiden är ett bra mättal. Den kan alla påverka, säger Bruno Nilbert.

Tidigare gjordes årsbokslutet långt före deklarationen, vilket per automatik innebar långa ledtider. Nu görs deklarationen i stället direkt efter årsbokslutet.

– Bara genom att ändra på det så kortade vi ledtiden rejält, säger Krister Blom gren.

Allt material tillgängligt

Effektivisering är en viktig del av projektet. En del i detta är att se till att allt material från kunden finns tillgängligt vid en viss tidpunkt. Det gör det möjligt för redovisningskonsulterna att göra bokslutet på en gång i stället för att ta fram samma pärm fem gånger för att arbeta med det. Det kan spara mycket tid, enligt Bruno Nilbert och Krister Blomgren.

– Många ”omstarter” tar tid eftersom man måste sätta sig in i materialet på nytt varje gång, säger Krister Blomgren.

Alla kunder får ett brev där det framgår när allt material ska vara inlämnat och vad det är för underlag som redovisningskonsulten vill ha.

– Vi har sett en markant förbättring. De flesta kunderna har kommit in med sitt material snabbare, säger Krister Blomgren.

Redovisningskonsulten ser också till att boka in alla möten tidigare än förut, oftast flera månader i förväg. Det gör det lättare både för kunden och för redovisningskonsulten att planera sitt arbete.

En viktig del av metodiken är målstyrning.

– Ett sätt är att skapa tabeller så att vi hela tiden ser hur vi ligger till. Vet jag att jag ska göra x antal bokslut denna vecka så är det också lätt att se om jag ligger i fas. Ovisshet läcker energi. Det här är ett sätt att skapa balans mellan arbete och fritid. Man ska kunna vara ledig med gott sam vete och inte gå och tänka på allt man inte har hunnit med på jobbet, säger Krister Blomgren.

PUFF-möten

För att inte tappa fart och återfalla i gamla rutiner uppmuntras medarbetarna att löpande komma med idéer till förbättringar av arbetet. Så fort någon får en idé om hur arbetet kan utvecklas så ska han eller hon skriva ner idén på en lapp och sätta upp den på en tavla. Idéerna behandlas sedan på så kallade PUFF-möten dit alla medarbetare på redovisningsavdelningen är välkomna. PUFF står för planera, utför, följ upp och förbättra.

– På PUFF-mötena går vi igenom idéerna och för de idéer som vi vill gå vidare med utses en ansvarig som arbetar vidare med dem. Det ska finnas ett flöde och allt ska följas upp, säger Bruno Nilbert.

– Så många initiativ som vi har fått sedan vi började med PUFF-mötena har vi inte sett tidigare, tillägger han.

På sikt hoppas Bruno Nilbert och Krister Blomgren att kortare ledtider ska göra företaget mer konkurrenskraftigt.

– Genom att kapa den totala tiden kan vi ta fler uppdrag på befintlig personal. Det innebär att vi kan tacka ja till fler ad hoc-tjänster som ofta ligger högre upp i värdeskalan, säger Bruno Nilbert.

Vilka svårigheter har ni stött på under tiden?

– Det fanns ett visst motstånd mot att boka in möten med kunderna i maj redan i februari. Det fanns också en skepsis mot att allt skulle mätas. Men jag tror att det blev en drivkraft för de flesta. Det finns ju en liten tävlingsmänniska i oss alla och så är det ju en bekräftelse i sig att man når de uppsatta målen, säger Krister Blomgren.

Pernilla Halling

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800 68 200
Utdelning fåmansföretag
År 2019 2020 2021
Schablonbelopp 171 875 177 100 183 700

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2019 2020 2021
Räntesats 0,51 0,50 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2019 2020 2021
Positiv 6,51 6,50 6,50
Negativ 1,51 1,50 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09 -0,10

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2019 2020 2021
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2019 2020 2021
Frukost, lunch och middag 245 245 250
Lunch eller middag 98 98 100
Frukost 49 49 50
Skattefria gåvor
År 2019 2020 2021
Julgåva 450 450 500
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 500
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2019 2020 2021
Skattesats 21,4% 21,4% 20,6%
Mervärdesskatt
År 2019 2020 2021
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...