Hur ska de nya reglerna behandlas skattemässigt och i redovisningen?
Från och med i år ska förmånen av en lånedator, när en anställd hyr en dator av sin arbetsgivare, ske enligt huvudregeln för värdering av förmåner i allmänhet, det vill säga till marknadsvärdet. Med marknadsvärde avses det pris som man skulle betala om man köpt motsvarande dator privat. Ändringen innebär också att det i fortsättningen inte ställs några särskilda krav vad gäller formerna för erbjudandet att låna dator av arbetsgivaren. Mellan åren 1998 och 2006 var förmånen helt skattefri och under 2007-2008 har den anställde beskattats för ett schablonmässigt värde.
Regler om skattefrihet för förmån av lånedator infördes 1998. Reglerna innebar att en skattskyldig som för privat bruk använde en dator som tillhandahållits av arbetsgivaren inte blev beskattad för denna förmån. För skattefrihet ställdes dock vissa krav, exempelvis att förmånen väsentligen riktade sig till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen. Syftet med införandet av skattefriheten var bland annat att stärka den allmänna datakompetensen.
Skattefriheten är sedan 1 januari 2007 slopad. Som skäl för slopandet angavs bland annat att systemet som initialt bidrog till en snabbare spridning av datorer hos fast anställda och en tidigareläggning av datorinköp, allt mer fått karaktär av en allmän personalförmån. Svårigheter att avgränsa regelns tillämpningsområde utgjorde ytterligare ett skäl för att skattefriheten för lånedatorer borde kunna tas bort.
I syfte att underlätta förmånsvärderingen vid en återgång till beskattning av förmån av lånedator infördes först ett schablonmässigt förmånsvärde om 2 400 kronor per år. Från år 2008 höjdes schablonen till 4 800 kronor.
Vad gäller i dag?
Den i skattelag särskilda värderingen av förmån av lånedator har nu helt slopats och innebär, att från år 2009 gäller i stället att värdering av förmånen ska ske enligt huvudregeln för värdering av förmåner i allmänhet, det vill säga till marknadsvärdet.
Lagstiftaren motiverar slopandet av schablonen med att inkomstbeskattningen av löner, förmåner och andra ersättningar bör vara likformig och neutral. Skattesystemet bör således inte missgynna kontant lön jämfört med exempelvis förmåner eller andra ersättningsformer.
Huvudregeln vid inkomstbeskattningen är därför att förmåner som arbetsgivaren tillhandahåller anställda ska tas upp till beskattning med ett belopp som motsvarar marknadsvärdet. Med marknadsvärde avses i skattesammanhang som nämnts det pris som den skattskyldige skulle ha fått betala om han eller hon själv skaffat sig motsvarande varor, tjänster eller förmåner mot kontant betalning.
I fortsättningen ställs då inte heller några särskilda krav på arbetsgivaren då det gäller formerna för erbjudandet av att låna dator av eller via arbetsgivaren. De nya reglerna om värdering av förmånen gäller även om bruttolöneavdrag avtalats mellan arbetsgivare och anställd. Förmånen utgör även underlag för sociala avgifter.
När det gäller lånedatorer så finns emellertid inte en etablerad hyresmarknad med möjlighet att utan vidare jämföra hyrespriser. Marknadsvärdet och därmed förmånsvärdet för den anställde får därför sökas på annat sätt.
Att fastställa marknadsvärdet och därmed förmånens storlek
Utgångspunkten för värdering av förmånen är enligt Skatteverkets skrivelse 2008-02-29, att vid värderingen använda det pris, inklusive mervärdesskatt, som arbetsgivaren betalat datorleverantören för utrustning och övriga tjänster. Vad arbetsgivaren redovisningsmässigt eller skattemässigt kan ha som kostnad är inte avgörande i sig för fastställandet av själva förmånsvärdet för den anställde. Justering av förmånsvärdet nedåt kan ske om det i arbetsgivarens betalning ingår kostnader som är specifika för arbetsgivaren och som inte är till nytta för den anställde. Eftersom det endast är hyresvärdet för själva datorpaketet som sådant som således ska förmånsbeskattas hos den anställde ska övriga tjänster som arbetsgivaren betalar för inte ingå i förmånsvärdet.
Att dela upp arbetsgivarens betalning i hyra för datorpaketen inklusive kringutrustning respektive övriga kostnader är därför en förutsättning för att kunna fastställa rätt förmånsvärde för den anställde.
Om låneavtalet mellan datorleverantören och arbetsgivaren omfattar en hyresbetalning som är konstant under lånetiden kan vi utgå från att förmånsbeskattningen följer detta låneavtal. Detta gäller oavsett om låneobjektets reella marknadsvärde sjunker under perioden.
Redovisning hos arbetsgivaren
Det är vår uppfattning att arbetsgivaren i redovisningen ska fördela sin hyreskostnad linjärt över hela hyresperioden. Arbetsgivarens kostnad redovisningsmässigt är således lika under de år hyresförhållandet pågår oavsett storleken på erlagda hyresbetalningarna för respektive år.
Patric Forsell är skattekonsult och Patrik Fjärstedt är godkänd revisor. Författarna är verksamma vid Öhrlings Pricewaterhousecoopers kontor i Jönköping respektive Norrköping.