Fördjupning: Senareläggning inte synonymt med eliminering av den löpande bokföringen

Bokföringslagen har ändrats så att det ska bli tillåtet att senarelägga den löpande bokföringen ytterligare. I denna artikel ger Sigurd Elofsson och Eva Törning sin syn på vilken bokföringstidpunkt som bör iakttas i väntan på ett nytt allmänt råd från Bokföringsnämnden (BFN).

Att det nu ska bli tillåtet att ytterligare senarelägga den löpande bokföringen är en följd av de lagändringar i bokföringslagen (BFL) som följt av förslaget från Utredningen för enklare redovisning. Lagtexten har ändrats från att det krävs särskilda skäl till enbart skäl för att bokföra senare än enligt BFL:s huvudregel (vilket är ”så snart det kan ske”). Senareläggningen, som är en undantagsregel, avser andra transaktioner än kontanta transaktioner (eftersom dessa alltid ska grundbokföras senast påföljande arbetsdag). Enligt nuvarande norm, BFNAR 2001:2 Löpande bokföring, får bokföringen senareläggas, men inte längre än till utgången av månaden efter den månad som ska bokföras.

Syftet med denna artikel är att ge vår syn på vilken bokföringstidpunkt som bör iakttas i avvaktan på att BFN:s projekt om löpande bokföring resulterar i ett nytt allmänt råd (utkast förväntas under 2012) och då särskilt med beaktande av SRF:s uppfattning som återfinns i det brev till BFN som refereras nedan.

SRF:s brev till BFN

SRF har i ett öppet brev till BFN, daterat 29 mars i år, lyft de problem som uppkom i och med att BFN:s normgivning inte fanns på plats när de nya reglerna i BFL trädde i kraft. I brevet diskuteras särskilt frågan om senareläggning av tidpunkten för löpande bokföring.

Enligt SRF:s uppfattning är det i enlighet med god redovisningssed att sedan 1 januari 2011 senarelägga den löpande bokföringen till och med det datum då företag med månadsredovisning för moms ska deklarera denna moms, det vill säga exempelvis till 12 mars för moms avseende januari. Den löpande bokföringen skulle därmed enligt SRF kunna senareläggas ytterligare tolv dagar.

Detta torde inte vara särskilt kontroversiellt även om det inte ryms inom BFN:s skrivning i det allmänna rådet om löpande bokföring, se nedan. Mer kontroversiellt är det dock när SRF tolkar den nya lagstiftningen som att ”företag med begränsad verksamhet och så lite -räkenskapsinformation att det är möjligt att bevara informationen i ordnat skick och trots utebliven bokföring på ett snabbt sätt få en överblick över företagets ställning och resultat” endast behöver bokföra en gång per år, det vill säga i samband med att momsen redovisas i inkomstskattedeklarationen. Vi återkommer till detta i vår rekommendation nedan.

Författningskommentarer till ändrad bestämmelse

I författningskommentaren till 5 kap. 2§ andra stycket BFL i prop. 2009/10:235 Enklare Redovisning skriver lagstiftaren följande:

”I andra stycket har kravet på särskilda skäl för att en senareläggning av den löpande bokföringen ska få ske tagits bort. En senareläggning får nu ske om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.

Den utökade möjligheten till senareläggning kan bland annat utnyttjas i syfte att möjliggöra en samordning med redovisningen av mervärdesskatt. Den får främst betydelse för företag vars verksamhet inte är alltför komplicerad, exempelvis företag där det inte förekommer någon omfattande varuförädling eller där det endast förekommer ett mindre antal affärshändelser (se även prop. 1998/99:130 s. 393). Det bör dock påpekas att det föreligger en skyldighet att bevara räkenskapsinformation i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt, även om affärshändelsen ännu inte har bokförts (7 kap. 2§ [BFL, förf. anm.]).

Det har överlämnats till praxis och normgivande organ att närmare utveckla i vilka situationer en senareläggning av bokföringen kan accepteras.”

Lagstiftaren överlämnar därmed frågan till praxis och normgivande organ, det vill säga BFN (se 8 kap. 1§ BFL).

Vad är praxis?

BFN:s utgångspunkt i BFNAR 2001:2 är att alla företag som har förutsättningar att bokföra löpande enligt huvudregeln, det vill säga så snart det kan ske, också gör det. I företag med omfattande verksamhet och ett stort antal verifikationer kan det faktum att bokföring görs omgående vara en förutsättning för att verksamhetens förlopp ska kunna överblickas. I detta allmänna råd finns dock en undantagsregel som möjliggör att senarelägga bokföringstidpunkten enligt följande:

”22. Punkten 21 innebär att bokföring under vissa förhållanden kan senareläggas trots att alla förutsättningar för att kunna bokföra affärshändelserna finns. Affärshändelser som inträffat under en kalendermånad ska emellertid vara bokförda senast vid utgången av påföljande månad (BFNAR 2001:2 punkten 9).”

BFN har tyvärr inte definierat vilka företag som får senarelägga bokföringen. I stället har denna senareläggning av bokföringen utvecklats till att bli mer eller mindre praxis hos de flesta mindre företag eftersom dessa i stor utsträckning anlitar externa redovisningskonsulter. Redan i förarbetena till BFL anges nämligen att en orsak till att bokföringsskyldigheten inte behöver fullgöras samma månad är att många företag anlitar redovisningsbyråer och lagstiftaren vill möjliggöra ett rationellt utnyttjande av byråernas tjänster. Undantaget är dock allmänt och gäller därför även för företag som sköter sin egen bokföring utan att anlita en extern redovisningskonsult.

Det innebär att det finns en ”slottid” på maximalt två månader för att fullgöra sin bokföringsplikt, det vill säga den månaden som ska bokföras och den påföljande månaden. Men denna tidsfaktor gäller således inte alla företag utan BFN förefaller ha siktat in sig på lite mindre verksamheter.

I praxis har, som vi nämner ovan, den här fristemånaden utvecklats till att mer eller mindre bli en huvudregel trots att BFN anger att en sådan fördröjning måste vara motiverad av omständigheterna. Att bokföra senare än denna fristemånad kan därför inte, tvärtemot vad SRF hävdar, vara någon utbredd praxis eftersom det inte varit förenligt med god redovisningssed.

Rekommendation

BFN:s nuvarande normgivning baseras på den lagtext som gällde fram till utgången av 2010 och sätter en tidsgräns på en månad efter utgången av den månad som ska bokföras. Vi anser att BFN är otydlig angående vilka företag som faktiskt kan använda detta undantag och denna extra månad har, kanske just därför, mer eller mindre blivit en huvudregel för i alla fall företag som anlitar en extern redovisningskonsult.

Vilka företag som ska få senarelägga sin löpande bokföring mer än en månad efter den aktuella månaden och, i så fall, hur lång tid som gäller måste preciseras av BFN eftersom det är BFN som utvecklar god redovisningssed i Sverige.

Att helt eliminera den löpande bokföringen, som SRF argumenterar för i sitt öppna brev till BFN, är inte synonymt med den senareläggning av den löpande bokföring som lagstiftaren beslutat om. Effekten av att endast bokföra en gång per år i samband med inkomstdeklaration blir att ingen löpande bokföring kommer att upprättas under löpande räkenskapsår. Kan man då ha uppfyllt BFL:s krav på att bokföra löpande? Vi tycker inte det.

Bestämmelserna om löpande bokföring tillhör BFL:s centrala bestämmelser. Genom att ha en löpande bokföring ges näringsidkaren möjlighet att under löpande år överblicka rörelsens förlopp vilket gynnar samtliga intressenter. Utan någon löpande bokföring saknas det informations- och beslutsunderlag under räkenskapsåret som bestämmelserna om löpande bokföring syftar till. Dessutom får en inte oväsentlig del av bokföringens trovärdighet anses ligga i att den faktiskt upprättats under löpande år. Inte minst torde detta gälla i skattesammanhang. Att vänta med att bokföra till dess att det krävs på grund av skatteregler innebär att man anser att det är Skatteverket som är den främsta intressenten. Detta anser inte lagstiftaren.

Om BFL skulle ha undantagsregler från att löpande bokföra så skulle detta framgå tydligt av BFL och dessutom skulle sådana regler troligen ha varit omgärdade av regler för att undvika missbruk.

Vi uppmanar därför Fars medlemmar att än så länge fortsatta att verka för att bokföringen fullgörs så snart det kan ske eller, för företag som inte har så komplicerad verksamhet, inom en månad efter den månaden som ska bokföras för att följa god redovisningssed och därmed låta den löpande bokföringen bli det beslutsunderlag som det är tänkt och också undvika att utsätta klienterna och sig själva för onödiga risker.

Sigurd Elofsson är expertrevisor vid juristenheten på PwC.

Eva Törning är redovisningsspecialist på Grant Thornton.