Att implementera ett nytt ERP-system innebär ofta en förändring i styrningen av verksamheten.
– Man måste tänka långsiktigt och se helheten, annars kan det bli onödigt dyrt, säger Charlotta Nyberg, konsult på Deloitte.
När ett företag ska införa ett nytt Enterprise Resource Planning (ERP) är det lätt att bländas av ett systems funktioner. erp är ett integrerat it-system som ska ta hand om företagets informationshantering, exempelvis lön, fakturering och personaladministration.
Men Charlotta Nyberg som arbetar med frågorna på Deloitte konstaterar att det är viktigt att börja i rätt ände.
– Man måste ställa sig frågan varför vi gör det här och vad det är vårt företag behöver. Annars är risken att det blir både dyrt och fel, vilket är den sämsta tänkbara kombinationen, säger hon.
Att införa nya system är förenat med stora kostnader och kräver resurser. Därför framhåller Charlotta Nyberg att det är viktigt att titta på vad kostnaden blir för systemet på lång sikt. Inte bara vad det kostar här och nu, eller att driftsätta det, utan vad det kostar att ha systemet i tio, femton år.
– Om man inte tänker långsiktigt och ser till helheten kan man visserligen fatta korrekta beslut baserade på de uppgifter man har, men det kan ändå bli onödigt dyrt i slutändan, säger hon.
Det är också viktigt att ledningen och vd:n står bakom och är engagerade i processen att införa ett nytt system. Det räcker inte att bara it-chefen eller redovisningschefen tycker att ett nytt system är nödvändigt för verksamheten. Anledningen är att implementering av nya system kräver stora resurser, och påverkar verksamheten på många fler sätt än rent tekniskt.
– Ofta innebär det en förändring i styrningen och om inte alla förstår det kan det bli så att man får in ett system som inte efterfrågas. Det är att likna vid att köpa en dyr sportbil som tyvärr inte kan utnyttjas. Därför är det viktigt att tänka igenom styrning, organisation och arbetssätt när man bestämmer sig för vilket erp-system man ska införa, säger Charlotta Nyberg.
Vid implementeringen av ett nytt system missar många att det krävs ett omfattande och genomtänkt förändringsarbete för att det ska bli lyckat.
– Ofta tror kunder att de köper stöd i förändringsarbetet när de köper en ny it-organisation, men så är det sällan. Vi jobbar med att hjälpa köpande organisationer att förstå hur de ska ta emot de nya systemen, och att det är mycket annat arbete runt omkring än själva implementeringen, säger Charlotta Nyberg.
Som exempel nämner hon ett företag som skulle implementera ett rent it-system. Av den totala tiden man la ner på projektet ägnades 20 procent av tiden till rena it-frågor. Resten handlade om utbildning, processinformation och att säkerställa att informationen i systemen är korrekt.
Trenden på marknaden är att allt fler större bolag vill ha en gemensam ekonomilösning. Företagen har också blivit allt mer intresserade av att börja använda de data som faktiskt finns i systemen.
– Många företag har länge haft ekonomisystem, men inte riktigt vetat hur man bäst ska kunna utnyttja all data. Nu har man lärt sig att utnyttja den information som finns och översätta den till verklig operativ information, inte bara finansiell data. Redovisningsfrågor är inte längre huvudfokus, utan nu tittar företagen allt mer på helheten och mer specifikt på controllerns roll, säger Charlotta Nyberg.
Charlotta Danielsson