Fakturaskanningen ska bekostas av kunden. Därför behöver byråerna bli bättre på att motivera den ökade kostnaden.
Kärnan i hela omställningen till fakturaskanning är effektivisering för både byrå och kund. Skanning sparar tid, processen blir snabbare och säkrare och kontrollen över fakturan bättre. Att kunden verkligen förstår varför denne måste stå för kostnaderna är A och O.
– Säg att du har debiterat 5.000 kr per kund varje månad. Plötsligt implementerar du en ny tjänst där du ska effektivisera flödet, då har du en kostnad för det. Vad kunderna inte alltid förstår är: varför de ska betala mer för att effektivisera, i stället för att lämna in papper som vanligt?, säger Jan Söderqvist på Visma.
Svaret är, fortsätter Jan Söderqvist, att byrån betalar sin leverantör för effektiviseringen. Det kräver en införsäljningsprocess, att byrån paketerar in detta som ett fast pris i fastprismodellen – och slutligen förändrar affärsmodellen helt.
På BDO börjar allt med leverantörerna.
– Den konkreta förändringen när man vill behandla sina leverantörsfakturor elektroniskt är att man får börja med att informera sina nuvarande leverantörer. Du kommunicerar tre adresser till leverantören; en pappersadress (för pappersfaktura), en mejladress (för pdf-faktura) och en e-fakturaadress. Det är sedan upp till leverantören att skicka det format som passar leverantören bäst. För kunden som sitter på ett system för elektronisk fakturahantering spelar det mindre roll hur leverantören distribuerar sin faktura, säger Lars Lejdborg på BDO. På EY läggs stor vikt vid att det ska bli tydligt och rätt från början och att samtliga parter är överens om arbetsfördelningen mellan kunden och redovisningskonsulten.
– Vi avsätter tid och hjälper bolaget att bli digitalt. Bland annat ställer vi om fakturaadressen så att det går till en inskanningscentral. Vilka delar gör kunden och vad gör vi? Det handlar om att hitta rutiner för hur vi ska jobba tillsammans, säger Anne-Louise Hallin.
Jan Söderqvist manar byråerna att ta ett helhetsgrepp kring fakturaskanningen.
– Många byråer har ett skanningsystem som bara används för de största kunderna. Naturligtvis är detta inte ett problem just nu. Men det blir ett problem, eftersom det lär komma andra redovisningsbyråer som är moderna, som säljer in paketerade tjänster och lockar över kunderna.
Sofia Hadjipetri Glantz och Charlotta Marténg